Essas auditorias podem ajudá-lo a recuperar dinheiro perdido

As empresas estão constantemente em busca de maneiras de aumentar o fluxo de caixa e reduzir o risco. Um método frequentemente esquecido para reduzir a perda de lucros e aumentar a receita é por meio do uso de auditorias de recuperação de contas a pagar (AP) atuais ou de longa data.

No processo de AP, os erros geralmente ocorrem durante o curso normal dos negócios, mesmo em ambientes altamente automatizados. Discrepâncias de pagamento e pagamentos duplicados são dois problemas comuns que permitem que o dinheiro escape pelas rachaduras, criando perda de lucro indesejada.

Uma auditoria de recuperação de AP permite que as empresas recuperem fundos pagos erroneamente e identifiquem riscos para ajudar a prevenir a recorrência de vazamentos, melhorando assim sua posição financeira de longo prazo. Um experiente parceiro de auditoria terceirizado utiliza tecnologia avançada de análise de dados e capacidade de divulgação de declarações para identificar erros em potencial nas transações de AP.

Esses parceiros de auditoria são bem versados ​​em lançar uma ampla rede para maximizar as descobertas de sinistros em potencial. Isso inclui conduzir uma investigação cuidadosa e pesquisar todas as reivindicações potenciais de validade. Quando as reivindicações são consideradas válidas, o parceiro de auditoria ajuda a recuperar fundos que de outra forma teriam sido perdidos, bem como a evitar que erros semelhantes se repitam.

Se uma auditoria de recuperação de AP já estiver em andamento, as empresas devem considerar sua pegada de auditoria e o tempo do ciclo de auditoria para maximizar o valor da auditoria. As considerações sobre o escopo podem incluir a determinação do alcance geográfico, o número de regiões ou divisões da empresa e o período de auditoria.

Idealmente, os dados a serem analisados ​​devem ser tão completos quanto possível. Se a auditoria for de natureza global, considere incluir todas as regiões e instalações dentro da geografia selecionada. Isso maximiza a oportunidade de identificar pagamentos indevidos e recuperar o lucro perdido.

Se a auditoria ocorrer um ano ou mais após as datas da transação, existe o risco de que os créditos do fornecedor possam desaparecer, ser alocados em outro lugar ou acidentalmente cancelados. Ao mover o calendário de auditoria para cima, as empresas têm uma chance muito maior de recuperação financeira. Recomenda-se que a auditoria seja realizada no máximo 90 dias após a data da transação. Isso também fecha o ciclo de feedback; quanto mais tempo você permanecer inconsciente de uma lacuna no processo, maior será o potencial de hemorragia financeira.

Outra maneira de as empresas obterem mais de uma auditoria é ampliando o escopo da revisão para além dos pagamentos. As áreas de expansão incluem:

• Aplicativos de pagamento de terceiros. Entenda se os pagamentos feitos por meio de aplicativos de terceiros, como compras com cartão P e ferramentas de trabalho temporário, são revisados ​​para identificar se os fornecedores foram pagos de duas fontes de pagamento diferentes.
• Descontos. Saiba como os descontos são rastreados, gerenciados e reconciliados. Freqüentemente, cálculos baseados em dados que não estão prontamente disponíveis fazem com que as empresas percam descontos.
• Preços. Compare as informações de alteração de preço com as faturas para garantir que sejam precisas. Isso é mais útil em cenários de mudanças de preços frequentes.
• Retorna. Revise o processo e as transações regularmente para destacar o potencial de recuperação.

As auditorias de recuperação de AP agregam valor significativo ao bem-estar financeiro de uma empresa. No entanto, complementá-los com auditorias de conformidade de contrato e análises avançadas é a melhor maneira de reduzir o risco e otimizar o valor do negócio em todo o processo de fonte de pagamento (S2P). Embora cada um possa ser implementado sozinho, combinados maximizam o retorno do investimento usando dados e lições aprendidas com cada solução.

Auditorias de conformidade de contrato

Uma auditoria de conformidade de contrato de preços investiga se as empresas receberam o preço correto ou se receberam os descontos corretos de acordo com os contratos do fornecedor. Este tipo de auditoria pode recalcular cobranças usando dados da empresa para garantir que sejam precisos.

Uma auditoria de conformidade de contrato comercial analisa os contratos do fornecedor para ajudar a garantir que os benefícios negociados pela equipe de compras foram recebidos. Quando uma auditoria de recuperação de AP procura erros no processo de pagamento, uma auditoria de conformidade comercial emprega dados da empresa e do fornecedor em sua revisão. Os tipos de dados incluem taxas de mão de obra ou acréscimo de custo, multiplicadores de marcação, repasses e despesas gerais.

Análise Avançada

A análise avançada combina consultoria líder do setor com tecnologia segura proprietária para ajudar as empresas a descobrir rapidamente as percepções, agir de acordo com as descobertas e obter resultados financeiros. Com camadas em inteligência artificial, aprendizado de máquina e ciência de dados, a análise avançada pode fornecer uma visão acima e além do que pode ser encontrado em auditorias S2P tradicionais. Isso, por sua vez, pode identificar ganhos financeiros inesperados ocultos nas profundezas de seus dados.

Embora muitas empresas tenham processos de revisão, muitas vezes subutilizam os dados disponíveis. Embora seja uma ótima ferramenta para ter em sua caixa de ferramentas financeiras, as análises internas sozinhas não vão descobrir tudo. Se você tiver dúvidas sobre se está extraindo o máximo benefício de seu ciclo de cadeia de suprimentos, considere expandir seu trabalho de auditoria. Um parceiro de auditoria S2P terceirizado experiente pode fornecer valor agregado e visão implementando uma auditoria de recuperação, revisão de conformidade de contrato ou solução analítica.

Angie Holsen é vice-presidente regional de conformidade comercial da PRGX.