Sua empresa está pronta para um alerta de conformidade da cadeia de suprimentos?

Todo mundo tem um plano até levar um soco na boca. É uma pepita de sabedoria (cortesia do grande boxeador peso-pesado Mike Tyson) que as empresas fariam bem em dar atenção quando se trata de riscos de conformidade internacional.

Enquanto muitas empresas maiores têm bons planos em vigor, as de médio porte tendem a tratar os riscos de conformidade como exercícios de check-the-box. Talvez eles pensem que estão cobertos porque monitoram de perto um banco de dados que analisa os anúncios de sanções recebidos do Escritório de Controle de Ativos Estrangeiros dos EUA ou de outros órgãos. Isso funciona até que surja um alerta sobre novas sanções do OFAC a um dos fornecedores terceirizados da empresa. Nesse ponto, a empresa precisará de muito mais do que um banco de dados para evitar uma situação que pode rapidamente se tornar cara e perturbadora.

A chance de sua empresa enfrentar um alerta de conformidade aumenta à medida que o quadro geopolítico se torna mais complexo. O governo Biden já assumiu uma postura mais dura em relação a muitos atores estrangeiros do que seu antecessor, anunciando novas sanções contra a China e a Rússia. Até o momento, neste ano, o OFAC impôs cerca de US $ 14 milhões em penalidades civis. A gigante alemã de software SAP foi atingida em mais de $ 8 milhões em penalidades americanas combinadas em abril por vender produtos ao Irã em violação das sanções americanas.

Qualquer empresa que receber uma ligação de um regulador - ou um ping de seu software de conformidade - terá problemas se ainda não tiver procedimentos sólidos em vigor. Imagine as repercussões se, por exemplo, sua empresa usasse um agente na Arábia Saudita que foi considerado ligado a trazer produtos para o Irã ou de alguma forma ligado ao financiamento do terrorismo. As penalidades podem variar de milhões de dólares em multas a acusações criminais.

Os segredos para atender a um alerta de frente, mesmo que seja um alarme falso, são documentação, pesquisa, ação e remediação.

Documento, Documento, Documento

Quando as agências de fiscalização ficarem sabendo de um possível lapso de conformidade, eles vão querer saber não apenas “O que deu errado?” mas também "O que você fez para evitar isso?"

Vale a pena ter uma resposta a essa segunda pergunta agora, antes de um alerta de conformidade. A documentação é sua amiga. Os reguladores estarão mais dispostos a mostrar clemência e trabalhar construtivamente com empresas que possuem ampla documentação de suas comunicações e processos em entidades terceirizadas, independentemente de os relacionamentos serem considerados arriscados ou não. Suponha que você está exposto a parceiros sancionados e aja de acordo.

Uma boa pesquisa sobre os terceiros da sua empresa é fundamental. Cada banco de dados tem suas limitações, até mesmo a lista "abrangente" de programas de sanções do OFAC. É vital ter acesso a diretórios ou informações complementares, junto com processos para analisar os dados. Depois que um fornecedor é sinalizado, as empresas devem ser capazes de mobilizar rapidamente recursos internos e externos para determinar inicialmente se as informações estão corretas.

Às vezes, a pesquisa descobrirá que não há motivo para preocupação - talvez o alerta tenha acontecido porque um parceiro não relacionado em Taiwan tem um nome comercial semelhante a um no continente chinês que foi reservado para sanções. Nesse caso, você economizou dinheiro e evitou estresse excessivo. As informações estavam disponíveis e sua equipe não precisou contratar um advogado externo.

Tenha um plano de ação

Se, por outro lado, a pesquisa mostrar que o parceiro é de fato a entidade sinalizada e sancionada, sua equipe está armada para agir. Com as informações em mãos, sua equipe de compliance já conhece a profundidade do relacionamento e a exposição potencial da empresa. As próximas etapas podem ser contratar um advogado ou outros consultores externos.

A etapa final de um bom plano de alerta de conformidade é a correção. Isso pode significar trabalhar com um escritório de advocacia experiente ou até mesmo encontrar especialistas que falem o idioma local e possam aconselhar sua empresa sobre a exposição e alternativas.

Às vezes, a solução é tão simples quanto cortar todos os laços com o parceiro. Se o relacionamento for crucial ou inevitável, pode não ser tão fácil. No setor de aviação, por exemplo, pode ser virtualmente impossível evitar trabalhar com empresas de serviços aeroportuários que podem ter ligações corruptas com governos. É aqui que pode valer a pena procurar trabalhar com os reguladores para explicar a situação e tentar encontrar uma solução de compromisso. Mas, novamente, isso alcançará resultados muito melhores quando uma empresa puder mostrar que seguiu os processos corretos e tem uma trilha de auditoria que os documenta.

Um erro comum a ser evitado é abordar a própria entidade sancionada para fazer perguntas. A lista OFAC contém alguns dos atores mais desagradáveis ​​do mundo, tornando improvável que eles façam um relato honesto.

Ter sistemas em vigor, em oposição a reações ad-hoc, torna o negócio à prova de balas para que não dependa da conformidade em qualquer ponto de falha, como um advogado geral que decide um dia sair. Com documentação, pesquisa, ação pré-planejada e remediação, sua empresa terá a melhor defesa para aquele momento de soco na boca.

Allan Matheson é CEO da Guarda-chuva Azul , uma empresa de tecnologia de conformidade com sede em Vancouver.