Garanta que sua Empresa Está Preparada para Alertas de Conformidade na Cadeia de Suprimentos

Todo mundo tem um plano até levar um soco na boca. É um conselho sábio (cortesia do grande peso-pesado Mike Tyson) que as empresas fariam bem em ouvir quando se trata de riscos de conformidade internacional.

Embora muitas grandes empresas tenham bons planos em vigor, as de médio porte tendem a tratar riscos de conformidade como exercícios de marcar caixas. Talvez pensem que estão cobertas porque monitoram de perto um banco de dados que rastreia anúncios de sanções recebidos do Escritório de Controle de Ativos Estrangeiros dos EUA (OFAC) ou outros órgãos. Isso funciona até que um alerta pisque sobre novas sanções do OFAC a um dos fornecedores terceirizados da empresa. Nesse ponto, a empresa precisará de muito mais do que um banco de dados para evitar uma situação que pode rapidamente se tornar cara e disruptiva.

A chance de sua empresa enfrentar um alerta de conformidade está aumentando à medida que o cenário geopolítico se torna mais complexo. O governo Biden já adotou uma postura mais dura em relação a muitos atores estrangeiros do que seu predecessor, anunciando novas sanções à China e Rússia. Só este ano, o OFAC já impôs cerca de US$ 14 milhões em penalidades civis. A gigante alemã de software SAP foi atingida com mais de US$ 8 milhões em penalidades combinadas dos EUA em abril por vender produtos ao Irã em violação às sanções dos EUA.

Qualquer empresa que receba uma ligação de um regulador — ou um ping de seu software de conformidade — estará em apuros se não tiver já procedimentos sólidos em vigor. Imagine as repercussões se, por exemplo, sua empresa usasse um agente na Arábia Saudita que fosse descoberto com ligações à entrada de produtos no Irã ou de alguma forma ligado a financiamento de terrorismo. Penalidades podem variar de milhões de dólares em multas a acusações criminais.

As chaves para enfrentar um alerta de frente, mesmo que seja um falso alarme, são documentação, pesquisa, ação e remediação.

Documente, Documente, Documente

Quando agências de fiscalização tomam conhecimento de uma possível falha de conformidade, elas vão querer saber não apenas "O que deu errado?" mas também "O que você fez para prevenir?".

Vale a pena ter uma resposta para essa segunda pergunta agora, antes de um alerta de conformidade. Documentação é sua amiga. Reguladores estarão mais dispostos a mostrar clemência e trabalhar construtivamente com empresas que têm documentação extensiva de suas comunicações e processos em torno de entidades terceirizadas, independentemente de os relacionamentos serem considerados arriscados. Assuma que você está exposto a parceiros sancionados e aja de acordo.

Boa pesquisa sobre os terceiros da sua empresa é fundamental. Todo banco de dados tem suas limitações, até mesmo a lista "abrangente" de programas de sanções do OFAC. É vital ter acesso a diretórios ou informações suplementares, junto com processos para analisar os dados. Uma vez que um fornecedor foi sinalizado, as empresas devem ser capazes de mobilizar rapidamente recursos internos e externos para determinar inicialmente se a informação está correta.

Às vezes a pesquisa descobrirá que não há causa para preocupação — talvez o alerta tenha ocorrido porque um parceiro não relacionado em Taiwan tem nome comercial semelhante a um na China continental que foi marcado para sanções. Nesse caso, você economizou dinheiro e evitou estresse indevido. A informação estava à mão, e sua equipe não precisou contratar advogados externos.

Tenha um Plano de Ação

Se, por outro lado, a pesquisa mostrar que o parceiro é de fato a entidade sinalizada e sancionada, sua equipe está armada para agir. Com a informação em mãos, sua equipe de conformidade já conhece a profundidade do relacionamento e a exposição potencial da empresa. Os próximos passos podem ser contratar assessoria jurídica ou outros consultores externos.

A etapa final de um bom plano de alerta de conformidade é remediação. Isso pode significar trabalhar com um escritório de advocacia experiente ou até encontrar especialistas que falem o idioma local e possam aconselhar sua empresa sobre a exposição e alternativas.

Às vezes a solução é tão simples quanto cortar todos os laços com o parceiro. Se o relacionamento for crucial ou inevitável, pode não ser tão fácil. No negócio aéreo, por exemplo, pode ser virtualmente impossível evitar trabalhar com empresas de serviços aeroportuários que poderiam ter ligações corruptas com governos. É aqui que pode valer a pena buscar trabalhar com reguladores para explicar a situação e tentar encontrar uma solução de compromisso. Mas, novamente, isso alcançará resultados muito melhores quando a empresa puder mostrar que seguiu os processos corretos e tem uma trilha de auditoria que os documenta.

Um erro comum a evitar é abordar a própria entidade sancionada para fazer perguntas. A lista do OFAC contém alguns dos atores mais nefastos do mundo, tornando improvável que eles darão um relato honesto.

Ter sistemas em vigor, em oposição a reações ad-hoc, blindará o negócio para que não dependa de conformidade em nenhum ponto único de falha, como um conselheiro geral que decide um dia sair. Com documentação, pesquisa, ação pré-planejada e remediação, sua empresa terá sua melhor defesa para aquele momento de soco na boca.

Allan Matheson é CEO da Blue Umbrella, uma empresa de tecnologia de conformidade baseada em Vancouver.