Recupere Caixa Oculto: Como Auditorias Direcionadas de Contas a Pagar Restauram Fundos

Empresas estão constantemente em busca de maneiras de aumentar o fluxo de caixa e reduzir risco. Um método frequentemente negligenciado para reduzir vazamento de lucro e aumentar receita é através do uso de auditorias de recuperação de contas a pagar (AP) atuais ou de longa data.

Dentro do processo de AP, erros frequentemente ocorrem no curso normal dos negócios, mesmo em ambientes altamente automatizados. Discrepâncias de pagamento e pagamentos duplicados são dois problemas comuns que permitem que dinheiro escape pelas frestas, criando vazamento de lucro indesejado.

Uma auditoria de recuperação de AP permite que empresas recuperem fundos pagos erroneamente e identifiquem riscos para ajudar a prevenir vazamentos recorrentes, melhorando assim sua posição financeira de longo prazo. Um parceiro de auditoria terceirizado experiente utiliza tecnologia avançada de análise de dados e capacidade de alcance de extratos para identificar erros potenciais em transações de AP.

Esses parceiros de auditoria são bem versados em lançar uma rede ampla para maximizar descobertas de reivindicações potenciais. Isso inclui conduzir investigação cuidadosa e pesquisar todas as reivindicações potenciais para validade. Quando as reivindicações são consideradas válidas, o parceiro de auditoria ajuda a recuperar fundos que de outra forma teriam sido perdidos, bem como prevenir que erros semelhantes se repitam.

Maximizando o Valor da Auditoria

Se uma auditoria de recuperação de AP já está em andamento, as empresas devem considerar sua pegada de auditoria e cronograma do ciclo de auditoria para maximizar o valor. Considerações para escopo podem incluir determinar alcance geográfico, número de regiões ou divisões da empresa, e o período de auditoria.

Idealmente, os dados a serem revisados devem ser o mais completos possível. Se a auditoria for global, considere incluir todas as regiões e instalações dentro da geografia selecionada. Isso maximiza a oportunidade de identificar pagamentos excessivos e recuperar lucro perdido.

Se a auditoria ocorrer um ano ou mais após as datas das transações, há risco de que créditos de fornecedores desapareçam, sejam alocados em outro lugar ou sejam acidentalmente baixados. Ao adiantar o calendário de auditoria, as empresas têm chance muito melhor de recuperação financeira. Recomenda-se que a auditoria seja conduzida no máximo 90 dias após a data da transação. Fazer isso também fecha o ciclo de feedback; quanto mais tempo você permanece inconsciente de uma lacuna de processo, maior o potencial de hemorragia financeira.

Expandindo o Escopo Além de Pagamentos

Outra maneira de as empresas obterem mais de uma auditoria é ampliando o escopo de revisão além de pagamentos. Áreas para expansão incluem:

• Aplicativos de pagamento de terceiros. Entender se pagamentos feitos através de aplicativos de terceiros, como compras com P-card e ferramentas de mão de obra temporária, são revisados para identificar se fornecedores foram pagos de duas fontes de pagamento diferentes.
• Rebates. Saber como rebates são rastreados, gerenciados e conciliados. Frequentemente, cálculos baseados em dados que não estão prontamente disponíveis fazem empresas perderem descontos.
• Preços. Comparar informações de mudança de preço contra faturas para garantir que são precisas. Isso é mais útil com cenários de mudança frequente de preço.
• Devoluções. Revisar o processo e transações regularmente para destacar potencial de recuperações.

Auditorias de Conformidade Contratual e Análises Avançadas

Auditorias de recuperação de AP adicionam valor significativo ao bem-estar financeiro de uma empresa. No entanto, complementá-las com auditorias de conformidade contratual e análises avançadas é a melhor maneira de reduzir risco e otimizar valor de negócio em todo o processo source-to-pay (S2P). Embora cada uma possa ser implementada sozinha, combinadas maximizam o retorno sobre investimento usando dados e lições aprendidas de cada solução.

Auditorias de Conformidade Contratual

Uma auditoria de conformidade de contrato de preço investiga se as empresas foram cobradas com o preço correto ou receberam os rebates corretos conforme contratos de fornecedores. Este tipo de auditoria pode recalcular cobranças usando dados da empresa para garantir precisão.

Uma auditoria de conformidade de contrato comercial revisa contratos de fornecedores para ajudar a garantir que benefícios negociados pela equipe de compras foram recebidos. Onde uma auditoria de recuperação de AP procura erros no processo de pagamento, uma auditoria de conformidade comercial emprega dados da empresa e do fornecedor em sua revisão. Tipos de dados incluem taxas de mão de obra ou custo mais, multiplicadores de markup, pass-throughs e encargos indiretos.

Análises Avançadas

Análises avançadas combinam consultoria líder do setor com tecnologia proprietária segura para ajudar empresas a descobrir insights rapidamente, agir sobre descobertas e alcançar resultados de bottom-line. Camadas de inteligência artificial, machine learning e ciência de dados, análises avançadas podem fornecer insights além do que pode ser encontrado em auditorias S2P tradicionais. Isso por sua vez pode identificar ganhos financeiros ocultos profundamente dentro de seus dados.

Embora muitas empresas tenham processos de revisão, elas frequentemente subutilizam os dados disponíveis. Embora seja uma ótima ferramenta para ter em sua caixa de ferramentas financeira, revisões internas sozinhas não descobrirão tudo. Se você tem dúvidas sobre se está extraindo o benefício máximo de seu ciclo de cadeia de suprimentos, considere expandir seu trabalho de auditoria. Um parceiro experiente de auditoria S2P terceirizado pode fornecer valor e insight adicionais implementando uma auditoria de recuperação, revisão de conformidade contratual ou solução de análises.

Angie Holsen é vice-presidente regional de conformidade comercial na PRGX.