10 maneiras pelas quais o CMMS é melhor que as planilhas

As planilhas são comumente usadas por gerentes de instalações e manutenção para rastrear os ativos e operações que supervisionam. Na superfície, as planilhas parecem uma solução razoável.

• A maioria das empresas está equipada com aplicativos de planilha baseados em computador.
• Elas são uma despesa esperada e não precisam ser orçadas.
• A maioria dos funcionários está acostumada a usá-los, então eles são uma solução fácil de usar que requer pouco ou nenhum treinamento.
• As planilhas têm alguns recursos de geração de relatórios bastante avançados e podem criar gráficos que impressionam a alta administração.
• Os gerentes de instalações e manutenção podem compilar planilhas de dados de ativos e equipamentos principais, estoque, serviços públicos, locais, fornecedores, vendedores, funcionários, inquilinos e clientes.

Com todos esses benefícios, por que os gerentes examinariam sistemas como o sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS), sistemas de gerenciamento de instalações auxiliados por computador (CAFM) ou software de gerenciamento de instalações (FMS)? Afinal, esses sistemas de software são muito mais caros (comparados ao MS Excel), menos familiares e exigem muito tempo e esforço para implementar e treinar a equipe.

Sim, parece que os benefícios das planilhas são vastos, mas não devemos desconsiderar os benefícios do CMMS tão rapidamente e, de fato, devemos considerar adotá-los como parte de nossas operações. A seguir estão 10 razões pelas quais os gerentes devem usar o software CMMS em vez de planilhas:

1. Melhor atendimento ao cliente para lojistas e clientes

As empresas que prestam serviços a inquilinos e outros clientes podem melhorar o serviço que prestam com software de gestão de instalações e sistema de gestão de manutenção informatizado (CMMS). Esses sistemas permitem que lojistas, funcionários e outros clientes enviem solicitações de serviço em tempo real e tenham as solicitações roteadas automaticamente para o provedor de serviços. Os clientes podem receber atualizações de status por e-mail e verificar facilmente o progresso. As planilhas não podem fornecer isso e, se os gerentes quiserem manter os clientes informados sobre o status de suas solicitações, eles devem fazer isso manualmente. A atualização manual dos solicitantes requer muito tempo, não é confiável e está sujeita a erros. Em última análise, clientes e lojistas ficarão mais satisfeitos com uma empresa que usa um sistema de manutenção ou gerenciamento de instalações que os mantém atualizados sobre suas solicitações de serviço.

2. Fácil acesso a documentos críticos

O gerenciamento de instalações atua como um hub centralizado para documentos importantes. As pessoas que trabalham em instalações e departamentos de manutenção geralmente precisam acessar documentos críticos, como plantas baixas, manuais de operações, garantias, imagens, contratos de fornecedores e fornecedores, contratos de locação, faturas, pedidos de compra e muito mais. Todos esses documentos são facilmente armazenados e acessados ​​dentro do banco de dados. Na ausência de software, você pode passar horas ou até dias procurando um manual de operações ou um desenho mecânico. As planilhas falham em comparação com o gerenciamento de instalações e o software CMMS quando se trata de gerenciar e acessar documentos importantes.

3. Alertas e lembretes automatizados por e-mail

Uma das maiores vantagens do CMMS e do FMS em relação às planilhas é a capacidade de enviar notificações e alertas automatizados para diferentes partes. O software pode ser configurado para enviar e-mails e mensagens de texto quando eventos importantes são devidos. As notificações são enviadas quando as solicitações de serviço são feitas, os itens de estoque atingiram um limite crítico, a manutenção preventiva precisa ser realizada, as inspeções estão vencidas, as garantias estão se aproximando do vencimento ou ocorreu uma avaria.

Além disso, os alertas são enviados automaticamente quando o trabalho não é respondido dentro de um período de tempo específico. Por exemplo, se um técnico foi notificado de que um elevador está fora de serviço, mas não respondeu à notificação em uma hora, o gerente da instalação será notificado, permitindo que ele aja rapidamente. O uso de planilhas resulta em gerentes reativos e muitas vezes agindo quando é tarde demais. Por outro lado, o software de manutenção permite que gerentes e técnicos sejam proativos, evitem falhas e respondam mais rapidamente.

4. Manutenção preventiva aprimorada

O software de manutenção predial possui recursos de manutenção preventiva e programada que acionam automaticamente as ordens de serviço de acordo com um cronograma definido. Alguns sistemas até acionam tarefas quando as leituras atingem um limite crítico (PMs baseados em medidor). As notificações podem ser enviadas antes do evento agendado, bem como quando a manutenção é devida. Caso o trabalho não tenha sido concluído, alertas são enviados aos supervisores. Sem software, manutenção preventiva podem facilmente passar despercebidas, resultando em tempos de inatividade mais frequentes e custos de reparo mais altos. As planilhas chegam a documentar quando as manutenções preventivas e as inspeções estão programadas, mas não vão muito além. Se a manutenção preventiva for uma prioridade em sua organização, provavelmente é melhor não confiar em planilhas.

5. Recursos aprimorados de relatórios

Todos nós sabemos que, se você for competente no uso de planilhas, poderá criar relatórios incríveis. A alta administração fica impressionada quando são apresentados a gráficos de pizza, gráficos de barras e diagramas de dispersão. Isso demonstra que você conhece suas coisas e se esforça na apresentação.

O software de gerenciamento de instalações e manutenção oferece recursos de relatórios comparáveis ​​e muito mais. Além das poderosas ferramentas de redação de relatórios, os pacotes de software vêm com relatórios predefinidos integrados. Esses são relatórios exigidos pelos gerentes, incluindo; ordens de serviço atrasadas, manutenção preventiva e inspeções futuras, custos de manutenção mensal, custos de mão de obra e utilização, análise do ciclo de vida do equipamento e níveis de estoque, para citar alguns. Imagine o tempo que alguém levaria para construir corretamente esses relatórios em uma planilha.

Os relatórios também podem ser agendados e enviados automaticamente por e-mail quando necessário. Para os gerentes que amam suas planilhas, os relatórios do CMMS podem ser extraídos e modificados usando funções de planilha. Muitos sistemas de manutenção também possuem painéis personalizáveis, permitindo que os usuários visualizem dados em tempo real sobre os principais indicadores de desempenho (KPIs).

6. Acessibilidade

Nos últimos dez anos, vimos uma mudança para software baseado na web, permitindo acesso através de um navegador. Isso basicamente dá aos usuários acesso em qualquer lugar, a qualquer hora, desde que haja uma conexão com a Internet. Mais recentemente, com a proliferação da internet sem fio, os usuários de software podem acessar seu banco de dados a partir de smartphones ou tablets. As mesmas notificações e alertas por e-mail agora podem ser recebidos remotamente, não restringindo os usuários a computadores desktop. Isso resulta em tempo de resposta mais rápido, menos papel e melhor comunicação. Quando se trata de software CMMS versus planilhas, esse nível de acessibilidade não é alcançável com planilhas.

7. Credenciamento LEED

A implementação de software de gerenciamento de instalações e sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) são reconhecidos como formas eficazes de reduzir o consumo de energia do edifício. O CAFM permite que os gerentes relatem facilmente os sistemas com desempenho insatisfatório e tomem decisões oportunas sobre quando o equipamento deve ser atualizado ou a manutenção é necessária. O software de manutenção vem equipado com ferramentas de relatórios que identificam equipamentos com falhas e permitem que os gerentes vejam tendências. O valor que o software agrega aos programas de manutenção preventiva é visto como um passo para operações de construção mais ecológicas. É por isso que ter um sistema de software de manutenção implementado dá à instalação um ponto para a credenciamento LEED .

8. Adicionando novos registros

O software de gerenciamento de instalações e manutenção faz um trabalho melhor no registro de eventos em comparação com planilhas. Quando uma solicitação de serviço é enviada, o software automaticamente faz um registro do nome do solicitante, informações de contato, hora e data da solicitação. O software também registra quem respondeu e quando respondeu. Na verdade, o software registra automaticamente todas as transações. Imagine fazer isso com uma planilha envolvendo várias pessoas adicionando registros. Seria quase impossível.

9. Gerenciamento de ordens de serviço

O CMMS e o FMS têm a capacidade de agilizar todo o processo de ordem de serviço usando um software de ordem de serviço, algo que não é possível com planilhas. Com o software de manutenção instalado, a equipe e os clientes podem enviar solicitações, que podem ser aprovadas (ou rejeitadas) e enviadas para a equipe de manutenção e fornecedores externos. O software registra automaticamente o tempo de solicitação, quando foi recebido e todas as transações ao longo do processo da ordem de serviço. Fotos, faturas e outros documentos importantes podem ser adicionados às ordens de serviço para referência. Os gerentes de manutenção podem facilmente obter dados sobre o tempo de resposta, tempo de conclusão e custos envolvidos. Conforme observado, notificações e alertas por e-mail são gerados mantendo todas as partes atualizadas sobre o status da ordem de serviço. Melhores processos de gerenciamento de ordens de serviço também resultam em tempo de resposta mais rápido e reduzem o tempo de inatividade do equipamento.

10. Custos reduzidos

Se você estiver usando planilhas no momento, é provável que as coisas estejam dando errado. A manutenção preventiva não está sendo executada conforme o planejado. Existe uma relação inversa com a manutenção preventiva e a manutenção não planejada. O tempo de inatividade do equipamento e os custos de reparo diminuem à medida que as manutenções preventivas e planejadas aumentam. Há economias de custo com melhor documentação e relatórios sobre o desempenho de fornecedores e técnicos, utilização de mão de obra e desempenho de equipamentos. O CMMS e o FMS também possuem ferramentas de gerenciamento de estoque que permitem às empresas otimizar os níveis de estoque, mantendo o estoque baixo, mas tendo suprimentos disponíveis quando necessário – outra economia de custos. Fornecer aos gerentes ferramentas poderosas de relatórios de software de manutenção permite que eles tomem melhores decisões que economizam o dinheiro da empresa.

Normalmente, os sistemas de software de manutenção apresentam um ROI em menos de um ano e pode-se esperar uma redução de 5 a 15% nos custos de manutenção. A redução de custos é ainda maior se não houver um sistema de manutenção preventiva ou planejada e a manutenção for reativa. Muitas variáveis ​​estão envolvidas nos cálculos de ROI, mas devido aos benefícios do CMMS descritos neste artigo, um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) adequado ou implementação de software de gerenciamento de instalações pode ser uma grande economia de custos.

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NOTA DOS ESCRITORES:Podemos entender seu ceticismo; uma empresa de CMMS dizendo por que o software de manutenção é ótimo pode ser um pouco desanimador. No entanto, mantemos não apenas nosso próprio sistema CMMS, mas também soluções de software de manutenção em geral. E você não precisa acreditar em nossa palavra, clique aqui para ler uma das muitas histórias de sucesso de clientes .