Implementação do software CMMS em seis etapas simples

Sua empresa adquiriu ou assinou um CMMS, passou pelo processo de implantação e recebeu algum treinamento. São meses depois, e você está descobrindo que o software de gerenciamento de manutenção não está entregando os resultados esperados. Você fez sua devida diligência avaliando um punhado ou mais de fornecedores, fez as perguntas certas, selecionou seus fornecedores, assistiu a uma rodada final de demonstrações, negociou o preço e assinou.



Agora você está pagando por um software de gerenciamento de manutenção que não está funcionando conforme o esperado, está sendo resistido por sua equipe de manutenção ou, em alguns casos, ninguém o está usando. Nesse caso, você pode estar se perguntando:o que deu errado?

A realidade é que o plano de implementação de software CMMS tem baixas taxas de sucesso. As taxas de falha de relatórios de fontes do setor podem variar de 40% a 80%*. Algumas fontes sugerem taxas de falha ainda mais altas. De acordo com a confiabilidadeweb.com, as taxas de falha de implementação podem chegar a 90%. As razões para o fracasso muitas vezes podem ser:

• Subestimar o esforço necessário
• Falta de suporte do seu fornecedor
• Fluxos de trabalho definidos incorretamente
• Falta de treinamento sobre os principais recursos

Há uma série de razões para a desconexão, e a maioria delas envolve um plano de implementação ruim. Este artigo se concentra em como mudar as coisas, evitando falhas e tornando seu CMMS um sucesso.

---

ETAPA 1:avalie o que está faltando

O primeiro passo é identificar e fazer uma lista dos problemas que você está tendo com o software de manutenção. Perguntas que você deve fazer;

• Você e os usuários esperados conseguem acessar o sistema de seus computadores e outros dispositivos?
• Você tem todos os equipamentos e ativos carregados?
• Se você mudou de um CMMS anterior, o histórico foi migrado?
• Todos os usuários foram carregados e receberam as permissões e o acesso corretos?
• Suas ordens de serviço de manutenção preventiva e programada são carregadas e programadas?
• Todos os recursos necessários do CMMS estão ativados de acordo com seu contrato?
• Você e sua equipe de manutenção receberam treinamento?
• É necessário mais treinamento?

O objetivo deste exercício é fazer uma avaliação completa de quais problemas você está enfrentando com seu software CMMS.

ETAPA 2:revise o contrato com seu fornecedor de CMMS

Antes de prosseguir com um plano de jogo e atribuir tarefas à sua equipe interna, consulte seu contrato com seu fornecedor e veja se há discrepâncias com o que foi entregue.

O processo de implementação geralmente envolve muitas pessoas, e as responsabilidades são passadas para pessoas que não estiveram envolvidas nas negociações e no processo de compra com o fornecedor. Você pode descobrir que seu software foi totalmente configurado com todos os dados integrados, mas os usuários do software não receberam o treinamento completo conforme acordado no contrato.

Talvez apenas um usuário tenha sido treinado por uma hora e depois tenha ficado ocupado e tenha esquecido de entrar em contato com o fornecedor para agendar uma sessão de acompanhamento. Mesmo que o fornecedor de CMMS deva ser proativo no acompanhamento de seus clientes e garantir que eles recebam o treinamento que foi adquirido, é melhor ficar por dentro do treinamento e não deixá-lo nas mãos do fornecedor.

Se você achar que o fornecedor não entregou os serviços conforme acordado no contrato, você deve marcar uma reunião com seu representante de conta para esclarecer as coisas e garantir que está recebendo o que pagou. Se eles forem obrigados a importar dados, configurar usuários, fornecer treinamento e isso não tiver sido entregue, peça ao fornecedor que estabeleça um cronograma para fazer isso.

ETAPA 3:crie um plano de jogo

Agora que você tem sua lista de problemas de plano de implementação de software CMMS, é hora de apresentar um plano de jogo claro e vê-lo até o fim. Em sua avaliação do problema, você pode ter identificado as seguintes falhas;

• Os usuários não foram configurados corretamente com as permissões corretas
• Nem todos os equipamentos foram adicionados
• As ordens de serviço de manutenção preventiva não foram programadas
• Os usuários não estão familiarizados com as ferramentas de relatórios, como definir métricas e gerar relatórios
• Treinamento insuficiente

Depois de ter sua lista, é hora de delegar quem será responsável por resolver os problemas e um prazo aceitável para a conclusão. Este é o estágio para acabar com quaisquer incertezas sobre o que é necessário.

Revise as tarefas com os responsáveis ​​por observá-las e certifique-se de que eles entendam como concluir suas tarefas e tenham os recursos disponíveis para realizá-las.

Por exemplo, se os agendamentos de manutenção preventiva precisarem ser carregados, certifique-se de que a pessoa responsável saiba onde encontrar os detalhes do agendamento de MP e como compilar as informações de forma que possam ser migradas para o software CMMS.

Algumas das tarefas podem exigir o fornecedor do software. Por exemplo, seu fornecedor de software pode ajudá-lo com a importação e reconfiguração de dados e treinamento. Certifique-se de entrar em contato com o representante da sua conta e incluí-lo no processo. Não se surpreenda se houver algumas taxas extras aqui. Se o seu fornecedor for entregue conforme acordado no contrato e houver trabalho extra envolvido, algumas taxas de serviços podem ser aplicadas.

ETAPA 4:acompanhe o progresso e veja-o até o fim

Agora que as tarefas foram delegadas e os responsáveis ​​têm clareza sobre o que precisa ser feito, não deixe de acompanhar o andamento. É importante comunicar que o plano de implementação do software CMMS é uma prioridade e responsabilizar as pessoas por executá-lo. Como os cronogramas foram definidos, é importante fazer check-in e obter relatórios de progresso.

Se você deseja que sua solução CMMS seja bem-sucedida, precisa tratá-la como outros projetos de alta prioridade, para que as pessoas sigam a linha e a levem a sério. Espero que, durante suas reuniões, o trabalho esteja indo conforme o planejado. Se não, descubra o porquê, ajuste, reatribua e faça o que for preciso para fazer o trabalho.

ETAPA 5:Avaliação final

Antes de dizer que tudo está feito, reveja sua lista de problemas e certifique-se de que todos estejam satisfeitos de que todos os problemas foram resolvidos. Cada item deve ser analisado de perto, considerando onde você estava quando iniciou esse processo e onde está agora.

Pergunte a si mesmo (e a outros usuários):Você está satisfeito com o estado atual? Este é o momento de identificar se algo está faltando e não está à altura. Pode ser que sua equipe não tenha conseguido resolver o problema e você precise de alguma ajuda do seu fornecedor. Certifique-se de envolvê-los e pedir ajuda.

ETAPA 6:treinamento contínuo

Não podemos enfatizar o suficiente a importância do treinamento . O treinamento deve ser um processo contínuo e não um negócio único. Há tanta coisa que você pode absorver de uma só vez.

À medida que você se sentir mais confortável e com seu software de manutenção, estará em melhor posição para obter mais recursos e funções.

Seu software de manutenção provavelmente será atualizado de tempos em tempos e é importante que seus usuários conheçam esses novos recursos e possam usá-los.

Certifique-se de perguntar ao seu fornecedor de software sobre treinamento contínuo, webinars de treinamento gratuito e suporte. Mantenha a linha de comunicação aberta com seu fornecedor. Vai compensar.

O software de gerenciamento de manutenção é uma ferramenta para auxiliar os gerentes no rastreamento de vários aspectos de suas operações de manutenção, desde mão de obra até níveis de estoque, tempo de inatividade de equipamentos até manutenção preventiva e muito mais. Ele por si só não é uma solução para corrigir todos os seus problemas de manutenção.

Com muita frequência, a gerência vê a necessidade de software, avalia várias opções e, em seguida, decide sobre um pacote CMMS. O que está faltando é uma estratégia de implementação bem planejada que seja comunicada a todos os usuários de software de manutenção. A empresa deve ter a adesão de toda a sua equipe e os usuários devem ser totalmente treinados para que a implementação seja um sucesso.

Para obter mais informações sobre uma estratégia de implementação bem-sucedida para CMMS, leia nossa postagem útil sobre armadilhas comuns de software de manutenção aqui ou contato um especialista em software Hippo para saber mais sobre nossos serviços de suporte.

Fontes:

*info.marshalinstitute.com

*www.cmmscity.com

* confiabilidadeweb.com