Determinando os benefícios do CMMS com análise simples de custo-benefício

Um retorno positivo sobre o investimento (ou ROI) é uma métrica importante a ser comprovada antes de tomar uma decisão de investimento empresarial. Na maioria das situações, o ROI é calculado no contexto de investimentos em marketing e vendas para expandir a conscientização ou a base de clientes de uma organização. Além de ser uma das métricas mais importantes para basear as decisões, também pode ser uma das métricas mais difíceis de calcular, especialmente quando se trata de sistemas CMMS.

Vejamos a fórmula do ROI:CMMS ROI =(Valor – Custo) / Custo

Parece simples né? Adivinhe de novo. Determinar a variável de “valor” de um CMMS é uma tarefa complexa e se torna cada vez mais difícil quanto maiores forem suas operações. Como o valor é encontrado nas áreas de economia de custos, os gerentes de instalações procuram dados de manutenção, como:

• Vida útil de ativos e equipamentos,
• Tempo de inatividade reduzido,
• Peças e Inventário,
• Aumento da produtividade e

A ironia aqui é que as métricas de valor necessárias para avançar com as decisões de compra do CMMS são as mesmas métricas geradas por um sistema de software dessa natureza. À medida que os gerentes de instalações se encontram em um cenário de galinha versus ovo, os projetos são interrompidos antes mesmo de começar.

Então, como defendemos o investimento em software quando não conseguimos encontrar seu ROI? A resposta está no cálculo de outra métrica de negócios - análise de custo-benefício.



Uma análise de custo-benefício avalia o trade-off entre os benefícios propostos de um projeto e seus custos. Se os benefícios parecem superar os custos, então uma empresa pode razoavelmente avançar com tal projeto. Se a organização achar que isso teria um impacto negativo no departamento, ela pode querer reavaliar as razões pelas quais eles buscaram a implementação do CMMS em primeiro lugar. De qualquer forma, determinar os benefícios do CMMS é muito mais fácil do que quantificar um valor em dólar por seu valor, como faria ao calcular o ROI.

Como o nome sugere, uma análise de custo-benefício do CMMS é composta por duas variáveis, custo e benefício. Ambas as variáveis, no entanto, são determinadas por vários fatores, cada um dos quais examinaremos mais detalhadamente.

Benefícios

Sugerimos fazer uma lista de todos os benefícios do CMMS para sua organização, tanto tangíveis - você pode aplicar um valor monetário a ele quanto intangíveis - benefícios intrínsecos que podem ser mais difíceis de quantificar.

Benefícios tangíveis do CMMS

• Prolongar a vida útil dos ativos e equipamentos

Muitas pesquisas sugerem que a implementação de um software formal de manutenção preventiva prolonga a vida útil dos ativos. Um relatório confirma que, sem um programa de PM, a vida útil esperada (EUL) dos ativos de um fabricante diminuiria de 10 a 90%, dependendo do ativo específico.

Uma estatística comum usada pela pesquisa do setor de CMMS afirma que o aumento médio na expectativa de vida de um ativo é de 20% quando a manutenção preventiva é aplicada regularmente. Uma abordagem semelhante para quantificar a implementação de PM de sua organização pode ser feita rastreando uma pequena amostra de equipamentos/ativos críticos e medindo seu período de interrupção estimado com e sem PM em vigor.

Você também pode falar com o fabricante do ativo para entender melhor seu EUL e como a manutenção preventiva pode ajudar.

• Tempo de inatividade reduzido

É fácil defender a manutenção preventiva observando o efeito que ela tem na redução do tempo de inatividade do equipamento. Essa é uma métrica importante e quantificável, pois agendar procedimentos de manutenção em vez de esperar que os ativos se desmoronem sem aviso aumenta significativamente o tempo de atividade do ativo. Se o seu equipamento de repente precisar de reparos não programados, a produtividade geral da sua organização diminui, o que tem enormes implicações em seus resultados.

• Elimine processos manuais

Um dos maiores benefícios do CMMS que um software CMMS oferece a seus usuários é a ampla automação, e um módulo de manutenção preventiva do CMMS não é exceção. As ordens de serviço são geradas automaticamente em uma determinada frequência e são pré-atribuídas a um técnico específico para conclusão.

Além disso, as notificações por e-mail são enviadas com antecedência, tanto quando o trabalho está vencido quanto para comunicar quaisquer projetos vencidos. Para os gerentes, os relatórios são enviados automaticamente por e-mail em uma determinada frequência, eliminando a necessidade de coletar dados manualmente e criar relatórios semanais, mensais ou trimestrais.

Os sistemas de software de manutenção também incluem modelos de ordens de serviço para modelos de equipamentos. Isso permite que os usuários criem facilmente novos PMs para unidades com tipos de modelos existentes, economizando tempo do usuário e garantindo que todos os PMs sejam padronizados. Alguns sistemas também podem ser configurados para pedir peças quando os limites de quantidade mínima forem atendidos.

Ter esse nível de automação libera o tempo do trabalhador de manutenção para se concentrar na manutenção de instalações e equipamentos.

• Reduza os custos de manutenção

Se você não possui um sistema formal de manutenção preventiva, seus técnicos estão esperando o equipamento quebrar e reagindo. Isso é muito caro em muitos aspectos. Em primeiro lugar, a manutenção corretiva é mais cara do que a manutenção preventiva planejada.

Em um cenário os custos de reparo de um compressor de ar foram comparados com sua manutenção preventiva. Descobriu que com um programa de PM o compressor teria que ser consertado uma vez a cada 4 anos, resultando em um custo de $ 236/ano. Com a manutenção preventiva, o mesmo compressor precisaria ser consertado em três anos a um custo de US$ 315/ano.

Embora uma diferença de US$ 79 possa não parecer significativa no início, considere as implicações da manutenção de dezenas de compressores de ar, manipuladores e sistemas HVAC em várias instalações ano após ano. $ 79 rapidamente somam dezenas de milhares de dólares em reparos de manutenção em todas as suas operações.

• Aumente a produtividade do trabalhador

Além da economia de custos de reparo de manutenção, um sistema de PM tornará sua equipe de manutenção mais produtiva . Ao planejar a manutenção em um cronograma definido, sua equipe é melhor utilizada dentro de suas horas de trabalho. Os projetos não se estendem a horas extras, pois todos os trabalhos são cuidadosamente planejados e coordenados para caber dentro do prazo de um dia normal de trabalho de 8 horas. O resultado são custos trabalhistas mais baixos e um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal para os funcionários. Esses pequenos ajustes são feitos facilmente por meio de ferramentas ágeis de calendário e agendamento dentro do sistema. O software CMMS facilita o levantamento dos horários da equipe e os ajustes.

Todas as informações de produtividade são facilmente rastreadas e monitoradas por meio de um sistema CMMS. As datas de vencimento e os tempos de conclusão estimados podem ser atribuídos a ordens de serviço e relatórios são então gerados para mostrar um detalhamento de desempenho da equipe de manutenção.

• Crie um ambiente sem papel

As atividades de manutenção baseadas em papel podem satisfazer os requisitos imediatos, mas tornam a manutenção de registros um pesadelo. Com o software CMMS, o departamento de manutenção afasta-se das ordens de serviço e listas de tarefas em papel e adota processos automatizados.

Manter os dados em um local centralizado permite que eles sejam rastreados e medidos continuamente, enquanto os métodos manuais não permitem uma coleta eficiente de dados e muito menos uma análise aprofundada para geração de relatórios. Os gerentes então passam horas preciosas de trabalho vasculhando o papel para encontrar dados de relatórios ou ordens de serviço escritas à mão para visualizar o histórico de manutenção de um ativo.

À medida que os sistemas CMMS se tornam mais fáceis de usar e barreiras iniciais acessíveis para muitas organizações no passado - as empresas estão cada vez mais dispostas a se afastar dos sistemas arcaicos baseados em papel.

• Tome decisões baseadas em dados

O software CMMS permite que gerentes e supervisores de manutenção acessem dados rapidamente e tomem decisões informadas com base em relatórios detalhados. Se você tiver centenas de ordens de serviço e compras sendo processadas mensalmente, os gerentes precisam entender os registros de equipamentos para medir seu desempenho.

Os sistemas de gerenciamento de manutenção são equipados com métricas e KPIs que os gerentes usam para monitorar seus departamentos e tomar decisões informadas para melhorar os processos. Sem métricas, os gerentes estão trabalhando com a intuição e seu pressentimento... o que, digamos, pode ser menos do que preciso.

Benefícios intangíveis do CMMS

• Aumento da visibilidade e transparência

Muitas vezes esquecido como um benefício do CMMS é a transparência que ele traz para os departamentos. Não há nada pior do que um supervisor interrogando a equipe sobre como o desempenho precisa ser melhorado sem dados para apoiá-lo.

Os sistemas de gerenciamento de manutenção permitem que gerentes e funcionários concordem com as expectativas e monitorem o desempenho para ajustar seus métodos. A medição e o rastreamento de dados são padrão em toda a operação de manutenção para criar um ambiente de justiça e fornecer ao gerente dados sólidos para respaldar suas avaliações.

• Melhor satisfação do cliente

Embora possa ser difícil calcular até que ponto o software CMMS afeta a satisfação do cliente, pode-se verificar que o CMMS desempenha seu papel. Uma dessas indicações é mostrada através do programa PM de um sistema.

Conforme indicado acima, a manutenção preventiva ajuda a diminuir o tempo de inatividade dos ativos para aumentar a produtividade geral. Os clientes ficam satisfeitos quando seus pedidos são enviados no prazo e corretamente, aspectos que nem sempre seriam possíveis sem a ajuda de processos automatizados.

• Melhor moral dos funcionários

Simplificando, um funcionário capacitado é mais feliz e mais produtivo. Os sistemas CMMS fornecem ferramentas simples para que a equipe de manutenção faça seu trabalho melhor e mais rápido. Quando a administração compra sistemas com sua equipe em mente, isso envia uma grande mensagem de que eles são valorizados e têm propriedade sobre suas próprias tarefas.

À medida que a propriedade e a autonomia aumentam, os funcionários tornam-se mais motivados e executam com mais eficiência, o que, por sua vez, traz benefícios significativos de produtividade e aumenta os resultados. Leia mais sobre como a motivação dos funcionários afeta a produtividade aqui.

Além disso, investir em um CMMS sinaliza aos funcionários que a administração está tomando medidas para otimizar processos que podem estar desatualizados ou pouco intuitivos. Os gerentes que buscam fomentar uma cultura de melhoria contínua são vistos como líderes positivos e modelos para seus funcionários.

Custos

Agora que temos uma lista de benefícios do CMMS, precisamos analisar os custos do CMMS. Quando se trata de custos associados ao CMMS, você precisa considerar os custos diretos e indiretos. Para os fins desta análise, consideraremos apenas o software CMMS baseado na web.

Custos Diretos

• Taxas de licença de software

As taxas de licença de software são pagas anualmente com um pequeno desconto ou mensalmente para mitigar o risco percebido pelo comprador. Apesar do período de pagamento, essas taxas são contínuas e permitem que o comprador atue como um locador de software.

As taxas de licença de software variam de fornecedor para fornecedor, dependendo de seus recursos e estrutura de preços. Embora os fornecedores geralmente cobrem uma taxa de licença por usuário, outros oferecem uma estrutura de preços mais criativa como cobrança por instalação ou edifício.

Para obter mais informações sobre como pesquisar o melhor CMMS para sua empresa, leia nossa postagem aqui . Depois de ter alguns fornecedores em mente, conecte a taxa de licença aplicável à sua análise de custo/benefício.

• Configurar taxas

Normalmente, mas nem sempre, existem alguns custos de configuração associados à implementação de um sistema CMMS. Esses custos variam dependendo do fornecedor e do nível de serviços necessários.

No Hippo CMMS, 10% dos nossos clientes têm nossos engenheiros no local, auditam todos os equipamentos e lidam com a integração de dados do início ao fim; 75% entregam fichas de dados para especialistas em integração do Hippo para validação e importação; e 15% adotam a abordagem DIY.

As auditorias do local obviamente envolvem custos de configuração mais altos do que fornecer folhas de dados a serem importadas. Para obter mais informações sobre como escolher o tipo de configuração certo para sua organização, leia nossa postagem aqui e aqui .

• Taxas de treinamento e suporte técnico

É uma boa ideia preencher seu orçamento de CMMS com espaço suficiente para acomodar possíveis taxas de treinamento e suporte técnico. Um dos motivos mais citados para falhas na implementação do CMMS é a falta de treinamento e suporte do fornecedor.

Sessões de treinamento personalizadas são a melhor maneira de entender adequadamente vários recursos que um CMMS tem a oferecer e podem ser fornecidos a cada um de seus usuários para relevância. A boa notícia é que muitos fornecedores agora oferecem treinamento e suporte técnico gratuitos por um período ou agrupam esses serviços na taxa de licença.

Cada vez mais fornecedores estão começando a entender a importância de oferecer esse serviço vital, portanto, certifique-se de procurá-lo durante sua fase de pesquisa.

No Hippo CMMS, oferecemos treinamento inicial e suporte técnico contínuo sem nenhum custo.

Custos indiretos

Os custos associados à mudança de processos e equipe de integração ao implementar o software CMMS geralmente são negligenciados e difíceis de estimar. Não há uma maneira real de quantificar com precisão esse número, mas é importante que você dedique tempo a esse processo.

A integração envolverá várias rodadas de sessões de treinamento com todos os usuários ao longo de alguns meses a um ano, dependendo do tamanho de sua equipe de manutenção, da extensão dos recursos avançados que você deseja usar e do quão drástica será a mudança de um CMMS automatizado ser de suas operações atuais.

Se você tem uma equipe de 40 funcionários de manutenção que nunca usou um sistema CMMS, pode encontrar mais resistência e uma curva de aprendizado mais acentuada. Reserve um tempo adequado para integrar um CMMS em suas operações e certifique-se de obter feedback de sua equipe a cada passo do caminho.

Para obter mais dicas para otimizar suas sessões de treinamento e garantir a implementação adequada do CMMS, leia nossa postagem aqui.

Não há dúvida de que o software CMMS agrega valor a seus usuários. Afinal, por que mais e mais empresas embarcariam e pagariam por um novo processo automatizado? A chave é garantir que um CMMS forneça à sua organização benefícios suficientes para superar seus custos gerais de tempo e dinheiro.

Em termos de identificação dos custos, concentre-se no valor em dólares das taxas de licença, custos de instalação e horas-homem administrativas que serão usadas para ajudar a implementar o sistema. Para obter benefícios, determine o custo do tempo de inatividade da máquina e a importância de aumentar a longevidade de seus ativos.

Um sistema sólido também ajuda a economizar tempo e dinheiro das organizações, simplificando os processos e reduzindo a necessidade de classificar ordens de serviço em papel ou coletar dados. Depois de determinar o custo e o benefício de um CMMS, certifique-se de obter um resultado positivo.

Embora esse método possa não ser tão preciso quanto um ROI, certamente fornecerá aos tomadores de decisão as informações necessárias para fazer uma escolha mais informada.

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