Maximize o ROI do CMMS: Guia Simples de Análise Custo-Benefício

Um Retorno sobre Investimento (ROI) positivo é uma métrica importante para provar antes de tomar uma decisão de investimento empresarial. Na maioria das situações, o ROI é calculado no contexto de investimentos em marketing e vendas para expandir a conscientização ou base de clientes de uma organização. Além de ser uma das métricas mais importantes para basear decisões, também pode ser uma das mais difíceis de calcular, especialmente quando se trata de sistemas CMMS.

Vamos ver a fórmula do ROI: ROI do CMMS = (Valor – Custo) / Custo

Parece simples, certo? Adivinhe de novo. Determinar a variável "valor" de um CMMS é uma tarefa complexa e torna-se cada vez mais difícil quanto maiores são suas operações. Como o valor está nas áreas de economia de custos, gestores de instalações olham para dados de manutenção, como:

• Vida Útil de Ativos e Equipamentos
• Tempo de Inatividade Reduzido
• Peças e Estoque
• Aumento da Produtividade

A ironia aqui é que as métricas de valor necessárias para avançar com decisões de compra de CMMS são as mesmas métricas geradas por um sistema de software dessa natureza. Gestores de instalações se veem em um cenário de "ovo ou galinha", e projetos são interrompidos antes mesmo de começar.

Então, como fazer o caso para investir em software quando não conseguimos encontrar seu ROI? A resposta está no cálculo de outra métrica empresarial — a análise custo-benefício.

Uma análise custo-benefício avalia a troca entre os benefícios propostos de um projeto e seus custos. Se os benefícios parecerem superar os custos, uma empresa pode razoavelmente prosseguir com tal projeto. Se a organização descobrir que teria impacto negativo no departamento, pode querer reavaliar os motivos pelos quais buscou a implementação do CMMS em primeiro lugar. De qualquer forma, determinar os benefícios do CMMS é muito mais fácil do que quantificar um valor em dólares para seu valor como faria ao calcular o ROI.

Como o nome sugere, uma análise custo-benefício de CMMS compreende duas variáveis: custo e benefício. Ambas as variáveis, no entanto, são determinadas por vários fatores, cada um dos quais examinaremos em detalhes.

Benefícios

Sugerimos fazer uma lista de todos os benefícios do CMMS para sua organização, tanto tangíveis — aos quais você pode aplicar um valor monetário — quanto intangíveis — benefícios intrínsecos que podem ser mais difíceis de quantificar.

Benefícios Tangíveis do CMMS

• Prolongar a vida útil de ativos e equipamentos

Uma vasta pesquisa sugere que a implementação de um software formal de manutenção preventiva prolonga a vida útil dos ativos. Um relatório confirma que, sem um programa de MP, a vida útil esperada (EUL) dos ativos de um fabricante diminuiria em 10-90%, dependendo do ativo específico.

Uma estatística comum usada pela pesquisa da indústria de CMMS afirma que o aumento médio na expectativa de vida de um ativo é de 20% quando a manutenção preventiva é aplicada regularmente. Uma abordagem semelhante para quantificar a implementação de MP da sua organização pode ser adotada rastreando uma pequena amostra de equipamentos/ativos críticos e medindo seu período estimado de quebra com e sem MP em vigor.

Você também pode conversar com o fabricante do ativo para entender melhor sua EUL e como a manutenção preventiva pode ajudar.

• Tempo de inatividade reduzido

É fácil defender a manutenção preventiva observando seu efeito na redução do tempo de inatividade dos equipamentos. Esta é uma métrica importante e quantificável, pois agendar procedimentos de manutenção em vez de esperar que os ativos quebrem sem aviso aumenta significativamente o tempo de atividade do ativo. Se seu equipamento repentinamente requer reparo não programado, a produtividade geral da sua organização diminui, o que tem grandes implicações no seu resultado final.

• Eliminar processos manuais

Um dos maiores benefícios que um software CMMS oferece aos usuários é a automação extensiva, e o módulo de manutenção preventiva de um CMMS não é exceção. Ordens de serviço são geradas automaticamente em uma frequência determinada e pré-atribuídas a um técnico específico para conclusão.

Além disso, notificações por e-mail são enviadas antecipadamente, tanto quando o trabalho está vencido quanto para comunicar projetos atrasados. Para gestores, relatórios são enviados automaticamente por e-mail em uma frequência determinada, eliminando a necessidade de coletar dados manualmente e criar relatórios semanais, mensais ou trimestrais.

Sistemas de software de manutenção também incluem modelos de ordem de serviço para modelos de equipamentos. Isso permite que usuários criem facilmente novos MPs para unidades com tipos de modelo existentes, economizando tempo do usuário e garantindo que todos os MPs sejam padronizados. Alguns sistemas também podem ser configurados para pedir peças quando limites mínimos de quantidade forem atingidos.

Ter esse nível de automação libera o tempo dos trabalhadores de manutenção para focar na manutenção de instalações e equipamentos.

• Reduzir custos de manutenção

Se você não tem um sistema formal de manutenção preventiva, seus técnicos estão esperando o equipamento quebrar e depois reagindo. Isso é muito caro de várias maneiras. Primeiro, a manutenção corretiva é mais cara do que a manutenção preventiva planejada.

Em um cenário, os custos de reparo de um compressor de ar foram comparados à sua manutenção preventiva. Descobriu-se que com um programa de MP o compressor precisaria ser consertado uma vez a cada 4 anos, traduzindo-se em um custo de $236/ano. Com manutenção preventiva, o mesmo compressor precisaria ser consertado em três anos a um custo de $315/ano.

Embora uma diferença de $79 possa não parecer significativa à primeira vista, considere as implicações de dar manutenção a dezenas de compressores de ar, manipuladores e sistemas HVAC em múltiplas instalações ano após ano. $79 rapidamente soma dezenas de milhares de dólares em reparos de manutenção em todas as suas operações.

• Aumentar a produtividade dos trabalhadores

Além da economia nos custos de reparo de manutenção, um sistema de MP tornará sua equipe de manutenção mais produtiva. Ao planejar a manutenção em um cronograma definido, sua equipe é melhor utilizada dentro de suas horas de trabalho. Projetos não transbordam para horas extras, pois todos os trabalhos são cuidadosamente planejados e coordenados para caber no período de um dia de trabalho normal de 8 horas. O resultado é custos de mão de obra menores e melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para a equipe. Esses pequenos ajustes são facilmente feitos através de ferramentas ágeis de calendário e agendamento dentro do sistema. O software CMMS facilita puxar cronogramas da equipe e fazer ajustes.

Todas as informações de produtividade são facilmente rastreadas e monitoradas através de um sistema CMMS. Datas de vencimento e tempos estimados de conclusão podem ser atribuídos a ordens de serviço e relatórios são gerados para mostrar um detalhamento de desempenho da equipe de manutenção.

• Criar um ambiente sem papel

Atividades de manutenção baseadas em papel podem satisfazer requisitos imediatos, mas tornam a manutenção de registros um pesadelo. Com software CMMS, o departamento de manutenção sai de ordens de serviço e listas de tarefas em papel para processos automatizados.

Manter dados em um local centralizado permite que eles sejam continuamente rastreados e medidos, enquanto métodos manuais não permitem coleta eficiente de dados, muito menos análise aprofundada para relatórios. Gestores então se veem gastando horas preciosas de trabalho vasculhando papéis para encontrar dados de relatórios ou ordens de serviço manuscritas para ver o histórico de manutenção de um ativo.

À medida que os sistemas CMMS se tornam mais fáceis de usar e acessíveis — barreiras iniciais para muitas organizações no passado — empresas estão cada vez mais dispostas a se afastar de sistemas arcaicos baseados em papel.

• Tomar decisões baseadas em dados

O software CMMS permite que gestores e supervisores de manutenção acessem dados rapidamente e tomem decisões informadas baseadas em relatórios aprofundados. Se você tem centenas de ordens de serviço e compras sendo processadas mensalmente, gestores precisam dar sentido aos registros de equipamentos para avaliar seu desempenho.

Sistemas de gestão de manutenção vêm equipados com métricas e KPIs que gestores usam para monitorar seus departamentos e tomar decisões informadas para melhorar processos. Sem métricas, gestores estão trabalhando com intuição e feeling... o que, digamos, pode ser menos que preciso.

Benefícios Intangíveis do CMMS

• Visibilidade e transparência aumentadas

Muitas vezes ignorado como benefício do CMMS é a transparência que ele traz aos departamentos. Nada pior do que um supervisor pressionando a equipe sobre como o desempenho precisa melhorar sem dados para apoiar.

Sistemas de gestão de manutenção permitem que gestores e equipe concordem com expectativas e monitorem o desempenho para ajustar seus métodos. Medição e rastreamento de dados são padronizados em toda a operação de manutenção para instilar um ambiente de justiça e fornecer ao gestor dados sólidos para respaldar suas avaliações.

• Satisfação do cliente melhorada

Embora possa ser difícil calcular até que ponto o software CMMS afeta a satisfação do cliente, pode-se constatar que o CMMS desempenha seu papel. Uma dessas indicações é mostrada através do programa de MP de um sistema.

Como indicado acima, a manutenção preventiva ajuda a diminuir o tempo de inatividade de ativos para aumentar a produtividade geral. Clientes ficam satisfeitos quando seus pedidos são enviados no prazo e corretamente, aspectos que nem sempre seriam possíveis sem a ajuda de processos automatizados.

• Moral dos funcionários melhorada

Simplificando, um funcionário empoderado é mais feliz e produtivo. Sistemas CMMS fornecem ferramentas simples para a equipe de manutenção fazer seu trabalho melhor e mais rápido. Quando a gestão compra sistemas pensando em sua equipe, envia uma mensagem enorme de que eles são valorizados e têm propriedade sobre suas próprias tarefas.

À medida que a propriedade e autonomia aumentam, os funcionários se tornam mais motivados e performam mais eficientemente, o que por sua vez tem benefícios significativos de produtividade e aumenta o resultado final. Leia mais sobre como a motivação dos funcionários afeta a produtividade aqui.

Além disso, investir em um CMMS sinaliza aos funcionários que a gestão está tomando medidas para simplificar processos que podem ter sido desatualizados ou não intuitivos. Gestores que buscam fomentar uma cultura de melhoria contínua são vistos como líderes positivos e modelos para seus funcionários.

Custos

Agora que temos uma lista de benefícios do CMMS, precisamos olhar para os custos do CMMS. Quando se trata de custos associados ao CMMS, você precisa considerar tanto custos diretos quanto indiretos. Para o propósito desta análise, consideraremos apenas software CMMS baseado na web.

Custos Diretos

• Taxas de licença de software

As taxas de licença de software são pagas anualmente com um pequeno desconto ou mês a mês para mitigar o risco percebido pelo comprador. Independentemente do período de pagamento, essas taxas são contínuas e permitem que o comprador atue como locatário do software.

As taxas de licença variam de fornecedor para fornecedor, dependendo de suas funcionalidades e estrutura de preços. Embora os fornecedores comumente cobrem uma taxa de licença por usuário, outros oferecem uma estrutura de preços mais criativa, como cobrar por instalação ou prédio.

Para mais informações sobre como pesquisar o melhor CMMS para seu negócio, leia nosso post aqui. Depois de ter alguns fornecedores em mente, insira a taxa de licença aplicável na sua análise custo-benefício.

• Taxas de configuração

Geralmente, mas nem sempre, existem alguns custos de configuração associados à implementação de um sistema CMMS. Esses custos variam dependendo do fornecedor e do nível de serviços necessários.

No Hippo CMMS, 10% dos nossos clientes têm nossos engenheiros indo no local, auditando todos os equipamentos e lidando com a integração de dados do início ao fim; 75% entregam planilhas de dados para especialistas de integração do Hippo validarem e importarem; e 15% adotam a abordagem DIY.

Auditorias no local obviamente envolvem custos de configuração mais altos do que fornecer planilhas de dados para importação. Para mais informações sobre como escolher o tipo certo de configuração para sua organização, leia nosso post aqui e aqui.

• Taxas de treinamento e suporte técnico

É uma boa ideia prever no orçamento do CMMS espaço suficiente para acomodar potenciais taxas de treinamento e suporte técnico. Uma das razões mais citadas para falhas na implementação de CMMS é a falta de treinamento e suporte do fornecedor.

Sessões de treinamento personalizadas são a melhor maneira de entender adequadamente as várias funcionalidades que um CMMS oferece e podem ser adaptadas a cada um dos seus usuários para relevância. A boa notícia é que muitos fornecedores agora oferecem treinamento e suporte técnico gratuitos por um período ou agrupam esses serviços na taxa de licença.

Cada vez mais fornecedores estão começando a entender a importância de oferecer esse serviço vital, então certifique-se de procurá-lo durante sua fase de pesquisa.

No Hippo CMMS, oferecemos treinamento inicial e suporte técnico contínuo sem custo.

Custos Indiretos

Os custos associados à mudança de processos e integração da equipe ao implementar software CMMS são frequentemente ignorados e difíceis de estimar. Não há maneira real de quantificar esse número com precisão, mas é importante dedicar tempo a esse processo.

A integração envolverá várias rodadas de sessões de treinamento com todos os usuários ao longo de alguns meses a um ano, dependendo do tamanho da sua equipe de manutenção, a extensão de funcionalidades avançadas que você deseja usar, e quão drástica será a mudança de um CMMS automatizado em relação às suas operações atuais.

Se você tem uma equipe de 40 funcionários de manutenção que nunca usaram um sistema CMMS, pode encontrar mais resistência e uma curva de aprendizado mais íngreme. Reserve tempo adequado para integrar um CMMS às suas operações e certifique-se de obter feedback da sua equipe a cada passo do caminho.

Para mais dicas para otimizar suas sessões de treinamento e garantir implementação adequada do CMMS, leia nosso post aqui.

Não há dúvida de que o software CMMS fornece valor aos seus usuários. Afinal, por que mais e mais empresas embarcariam e pagariam por um novo processo automatizado? A chave é garantir que um CMMS forneça à sua organização benefícios suficientes para superar seus custos gerais de tempo e dinheiro.

Em termos de identificação dos custos, concentre-se no valor em dólares das taxas de licença, custos de configuração e horas-homem administrativas que serão usadas para ajudar a implementar o sistema. Para benefícios, determine o custo do tempo de inatividade das máquinas e a importância de aumentar a longevidade dos seus ativos.

Um sistema sólido também ajuda a economizar tempo e dinheiro das organizações simplificando processos e reduzindo a necessidade de vasculhar ordens de serviço baseadas em papel ou coletar dados. Uma vez que você determinou o custo e benefício de um CMMS, certifique-se de obter um resultado positivo.

Embora este método possa não ser tão preciso quanto um ROI, certamente dará aos seus tomadores de decisão as informações necessárias para fazer uma escolha mais informada.

Para uma visão abrangente de pesquisa, comparação, compra e implementação de um CMMS, baixe nosso guia CMMS gratuito cheio de melhores práticas e dicas úteis.