Perguntas a serem feitas antes de comprar um software CMMS

O mundo do gerenciamento de manutenção evoluiu à medida que as demandas do mercado, os desafios econômicos e os avanços tecnológicos desafiam as empresas em uma ampla gama de setores da indústria. Em resposta a essas condições, o Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) tornou-se rapidamente uma indústria em crescimento que oferece soluções de gerenciamento de manutenção para empresas, grandes e pequenas. No entanto, dado o número e a diversidade de sistemas de gerenciamento de manutenção no mercado, encontrar uma solução CMMS que seja adequada para o seu negócio também pode ser um desafio adicional, pois as empresas variam em suas necessidades e estrutura exclusivas.

Embora o software CMMS prometa muito, colher os benefícios potenciais depende em grande parte do equilíbrio das necessidades da empresa, dos recursos do software e de outros fatores específicos do setor. Ao encontrar a combinação certa, é possível transformar não apenas o seu departamento de manutenção, mas também todo o seu negócio. Uma pesquisa com 558 empresas que usam software CMMS relatou um aumento médio de 28% na produtividade após a implementação de seu novo software. Em geral, a melhor maneira de encontrar a solução de gerenciamento de manutenção certa para sua organização é saber as perguntas certas a serem feitas aos fornecedores de CMMS.

2 coisas que você precisa fazer antes de começar a comprar um CMMS:

1. Monte uma equipe de seleção do CMMS

Antes de iniciar a busca por uma solução CMMS que funcione para você, você deve consultar várias partes interessadas nas operações de sua empresa. Olhe para aqueles que trabalham em seu departamento de manutenção ou outros que trabalham com seus empreiteiros e fornecedores externos. Seus insights e feedback são importantes, pois eles saberão o que é necessário para melhorar as operações, bem como como lidar com as consequências da falha do equipamento.

2. Defina seus requisitos

Determine os recursos necessários para transferir com sucesso 100% de suas operações de gerenciamento de manutenção para um sistema de software. Se você deseja substituir seu CMMS atual, considere as tarefas que faltam no seu sistema atual enquanto anota todos os recursos que você considera redundantes.

Crie uma lista de recursos essenciais, bem como uma lista secundária de atributos que você acharia úteis, mas não necessários. Consulte sua equipe de seleção do CMMS para obter informações. Se você não sabe por onde começar, aqui estão alguns recursos solicitados com frequência:

• Acompanhamento dos custos de reparo de manutenção mensais ou trimestrais
• Reduzindo o tempo de inatividade do equipamento com ferramentas de manutenção preventiva
• Eliminando a necessidade de papel
• Gerenciamento de ordens de serviço simples e formulários de solicitação de ordem de serviço
• Capacidade de processar ordens de serviço usando dispositivos móveis (da mesma forma, eles têm um aplicativo iOS e Android?)
• Método para rastrear a localização de equipamentos e peças
• Sistema de calendário para planejar atividades de manutenção
• Melhorar a comunicação entre os membros da equipe e a alta administração, se necessário

4 perguntas preliminares a serem feitas a todos os fornecedores de CMMS

Depois de ter uma ideia geral do conjunto de recursos que sua empresa exige, você precisa identificar soluções que possam ser uma correspondência em potencial para sua organização (sugerimos escolher 3 ou 4 fornecedores diferentes para fazer comparações). Ao falar com fornecedores, tenha em mente o seguinte:

Eles fornecerão uma demonstração?

Nunca entre em um sistema, não importa o preço, sem testá-lo primeiro. Se o fornecedor for capaz de coordenar uma demonstração que já esteja sintonizada com as necessidades da sua empresa, este é um passo na direção certa. Durante a demonstração do software cmms, consulte sua lista de recursos necessários para ter certeza de que o CMMS atende às suas necessidades. Desconfie de funcionalidades excessivas que você não precisa, pois provavelmente pagará por elas, mesmo que nunca as use.

Para qual setor o software se destina?

Algumas soluções CMMS são projetadas para um tipo específico de empresa ou organização. Por exemplo, organizações sem fins lucrativos e pequenas empresas não precisarão das mesmas ferramentas que empresas e hospitais.

Em um ambiente médico, por exemplo, os trabalhadores de manutenção podem estar rastreando milhões de dólares em equipamentos que estão constantemente sendo movidos entre os andares de um hospital. Essas peças de equipamento não podem falhar, pois vidas dependem delas. Nesse caso, as tarefas de manutenção devem ser cronometradas em intervalos específicos ou vinculadas a eventos acionados que podem ocorrer a qualquer momento.

Outras empresas podem exigir uma solução que monitore não apenas as necessidades de manutenção de seus equipamentos e prédios, mas também os requisitos de serviço de sua frota automotiva. Embora alguns conjuntos de CMMS tenham recursos de gerenciamento de frota, nem todo CMMS possui esse recurso. Alternativamente, as necessidades de um escritório menor podem ser limitadas a garantir que as máquinas essenciais aos negócios sejam mantidas em funcionamento e as lâmpadas e os filtros de vácuo sejam trocados dentro do cronograma.

O CMMS é fácil de usar?

A usabilidade é fundamental. Você não verá um retorno do investimento se estiver desperdiçando tempo, recursos e dinheiro lutando para entender seu novo CMMS. Um CMMS não é apenas para os membros experientes em tecnologia da sua organização – ele foi projetado para todos. Isso significa que todos os funcionários, desde os técnicos de manutenção do térreo até os gerentes de nível C, precisam usar seu CMMS com eficiência diariamente.



Com o CMMS, quanto mais dados e esforço você inserir, melhor será o retorno do sistema. Se você estiver escolhendo um sistema de software que exija habilidades em tecnologia, será difícil perceber o potencial do sistema. Se um funcionário se esforça para aprender o sistema – ou pior, se recusa a aprendê-lo porque é muito frustrante – erros podem ocorrer; uma unidade HVAC pode falhar durante um dia quente em julho ou um equipamento que salva vidas em um hospital pode não funcionar conforme necessário. Um CMMS deve ser considerado um assistente do departamento de manutenção; um pedaço de software que é usado em todas as etapas de um processo de manutenção. Não importa quão sofisticado seja um CMMS, ele só terá valor se os funcionários estiverem dispostos e aptos a usá-lo. A aceitação do sistema por todos os usuários aumentará drasticamente ao escolher um software CMMS de fácil utilização (geralmente conhecido como software de gerenciamento de instalações).

Ao falar com os fornecedores de CMMS, pergunte quanto tempo a implementação do sistema geralmente leva e também quantas chamadas de suporte são normalmente antecipadas de um novo cliente nos primeiros meses. Essas perguntas lhe darão uma boa ideia de quão amigável o software deles realmente é.

O software é baseado na Web ou está instalado?

Uma solução CMMS baseada na Web (também conhecida como Software como Serviço (SaaS) ou computação em nuvem) é normalmente hospedada pelo seu provedor em seu hardware e gerenciada em seu próprio datacenter. Os usuários o acessam pela Internet, seja por meio de um site ou de um aplicativo específico ou solução de software. Por outro lado, um CMMS instalado é totalmente hospedado no local, o que significa que todo o hardware deve ser instalado, gerenciado e controlado pela empresa usando o CMMS.

Geralmente, as soluções CMMS baseadas na Web são muito mais baratas e oferecem aos usuários um nível muito mais alto de suporte com recursos de suporte simplificados no produto. No entanto, como não estão hospedados no local, os usuários às vezes sentem que têm menos controle sobre seu CMMS, pois não têm controle sobre o hardware em que sua instalação está hospedada. Alguns usuários acham que seus dados não são tão seguros em plataformas baseadas na web em comparação com tê-los hospedados no site. A questão da segurança dos dados é uma prioridade para os sofisticados modelos SaaS de hoje. Para obter uma explicação detalhada da segurança do CMMS baseada na Web, leia nosso artigo aqui. Como muitos provedores de CMMS baseados na web, o Hippo emprega criptografia de 256 bits para proteger os dados de seus clientes. Além disso, realiza testes de segurança anuais de rotina em seu hardware, garantindo que quaisquer possíveis falhas sejam corrigidas imediatamente. Considerando o custo dos serviços de segurança gerenciados, é improvável que um CMMS instalado seja mais seguro do que uma solução baseada na web, na prática.

5 perguntas a serem feitas sobre seus preços de CMMS

Encontrar o CMMS certo para o seu negócio é apenas parte da equação. A outra parte é o custo do software CMMS. O custo real do uso do software CMMS varia de fornecedor para fornecedor, dependendo das funcionalidades desejadas, número de usuários e quantidade de dados sendo gerenciados. As licenças de usuário único custam tão baixo quanto $ 25 por mês, com taxas que aumentam para $ 200 por mês, sem incluir outras assinaturas anuais ou taxas de serviço. Para receber informações confiáveis ​​e precisas sobre custos, é melhor olhar além das informações fornecidas nos sites dos fornecedores de CMMS. Aproveite o tempo para se comunicar diretamente com o fornecedor sobre o produto e os custos antes de comprar um software CMMS, fazendo as seguintes perguntas:

O fornecedor cobrará de você por cada usuário adicional?

Enquanto algumas soluções CMMS são construídas em torno de uma taxa de licença fixa, outras cobram uma quantia crescente dependendo do número de usuários que acessam o sistema. Esse problema precisa ser resolvido para determinar se um sistema caberá no seu orçamento. Sistemas que cobram por usuários adicionais podem ser proibitivos para empresas em rápida expansão. Uma alternativa melhor pode ser pacotes que permitem um número ilimitado de usuários, eliminando assim as preocupações com custos crescentes.

Também é importante perguntar aos fornecedores como eles definem um usuário. Um usuário é alguém que apenas acessa o sistema ou é um usuário que pode fazer solicitações de ordens de serviço? Certifique-se de estar na mesma página que seu fornecedor para poder estimar com precisão a cotação que receberá.

A estrutura de preços está clara?

Identifique quaisquer taxas ocultas conversando com os fornecedores de CMMS em detalhes sobre sua estrutura de taxas. Explique as necessidades da sua empresa e pergunte diretamente que tipos de taxas você pode esperar daqui para frente. Conforme observado, nem todos os sistemas CMMS vinculam seu custo ao número de usuários que acessam o sistema. Alguns cobram pela quantidade de ordens de serviço enviadas mensalmente, enquanto outros têm taxas que mudam dependendo de quantos locais, prédios ou departamentos sua empresa possui ou adquire.

Se o software baseado na web for uma opção, leve isso em consideração. O preço de software baseado na web é normalmente mais flexível e gerenciável e está disponível em pagamentos incrementais (anuais ou mensais). Alternativamente, o software baseado em site que deve ser instalado em servidores dedicados da empresa normalmente tem um custo inicial mais alto; e, apesar desse custo, uma empresa ainda pode ser obrigada a pagar mensalmente ou anualmente as taxas de licenciamento e uma assinatura de suporte.

Existem descontos disponíveis?

Muitas empresas de CMMS oferecem descontos para clientes sem fins lucrativos, compromissos de longo prazo e outros tipos de clientes. Durante sua pesquisa, pergunte a cada fornecedor quais tipos de descontos eles oferecem. Os valores de desconto podem variar de fornecedor para fornecedor; considerar quaisquer descontos aplicáveis ​​em suas considerações e tomada de decisão final.

Qual ​​é a política de reembolso?

Encontrar o CMMS certo é um trabalho árduo e, se você estiver insatisfeito, recorrer é importante. Pergunte se o fornecedor oferece algum tipo de garantia de satisfação. Saiba quanto tempo dura a garantia e quais são os termos. Como a instalação e implementação do software CMMS pode ser um processo demorado de várias semanas ou meses, é razoável ter um período de reembolso estendido.

Qual ​​é o custo de configuração?

O custo de implementação de software pode ser caro e um fator decisivo. Certifique-se de perguntar sobre o custo típico de configuração e perguntar quanto seus clientes normalmente pagam durante o primeiro ano como cliente. Como cada empresa tem diferentes obstáculos de implementação, construa uma almofada na estimativa.

A configuração do sistema geralmente ocorre de duas maneiras:o cliente configura tudo ou paga à empresa de software CMMS para auxiliar no processo. A decisão sobre a auto-instalação não deve ser guiada apenas pelo custo, mas também pelas habilidades técnicas disponíveis necessárias para realizar o processo. Para algumas empresas, o tempo, os recursos e a frustração envolvidos em um processo de autoconfiguração podem fazer com que a decisão de contratar a assistência do fornecedor seja preferível. Nesse caso, os fornecedores podem estar mais dispostos a ajudar a preencher seu banco de dados e a treinar sua equipe. Se você deseja economizar dinheiro configurando seu novo software CMMS por conta própria, mas o sistema é tão complicado que você precisa da ajuda do fornecedor, pode não ser o software certo para você. Geralmente, os sistemas baseados na web são mais fáceis de implementar quando comparados aos sistemas no local que exigem hardware dedicado. É importante avaliar as diferenças de custo com antecedência, caso você considere ter o fornecedor para ajudá-lo.

2 perguntas de suporte técnico para fazer a todos os fornecedores de CMMS

Mesmo o software mais amigável pode ser acompanhado por dores de crescimento; o fator importante é garantir que o treinamento adequado e uma equipe de suporte robusta sejam capazes de garantir que as dificuldades sejam minimizadas. Se você planeja implementar com sucesso um CMMS, precisa garantir que seu fornecedor tenha uma equipe pronta para fazer backup de sua empresa. Aqui estão duas perguntas para o seu fornecedor durante sua consulta inicial:

Eles oferecem treinamento?

Descubra se o fornecedor do CMMS irá treiná-lo para configurar bancos de dados, inserir dados, agendar manutenção preventiva e enfileirar ordens de serviço – assim como quaisquer outros serviços que sua equipe precise do seu CMMS. Da mesma forma, descubra se o treinamento está incluído na sua mensalidade (ou na taxa de instalação). Se não forem, quais são os custos adicionais para o treinamento?
A melhor abordagem é garantir que algumas pessoas-chave, como gerentes e outros usuários essenciais, sejam treinados no software o mais rápido possível. Esses líderes podem transmitir seus conhecimentos a outros membros da equipe de manutenção ao longo do tempo. Compartilhar informações dessa forma pode economizar dinheiro se o fornecedor de CMMS que você selecionou cobrar por treinamento e suporte.

O suporte é fácil de alcançar?

Descubra os prazos que o suporte pode ser contatado e, igualmente importante, o tempo de resposta esperado. Informe-se sobre os métodos de comunicação disponíveis para você? Dependendo das circunstâncias e da hora do dia, o e-mail pode funcionar melhor, enquanto em outros horários, a comunicação por telefone ou chat pode ser preferida.
Descubra se a equipe de suporte é qualificada? Em outras palavras, você estará ligando para um número de call center 800 onde a equipe de suporte técnico é terceirizada ou estará interagindo com técnicos capacitados para corrigir bugs e melhorar a experiência do cliente?

Para a maioria dos clientes que investem em um CMMS, ter um programa de manutenção preventiva programado é essencial para seus negócios. Se um bug do sistema interromper a funcionalidade de sua manutenção preventiva ou qualquer recurso vital, é essencial resolver o problema o mais rápido possível. Jogar a etiqueta telefônica, ficar em espera por 45 minutos ou ter um tíquete de ordem de serviço encaminhado para outra pessoa pode ser frustrante e caro. Informe-se sobre como e por quem essas questões serão tratadas. O suporte é algo que as empresas raramente pensam até que haja um problema. Informe-se sobre os serviços de suporte antes de comprar um CMMS.

3 perguntas a serem feitas sobre o sucesso do CMMS a longo prazo

Ao adquirir um software CMMS, é comum focar no presente com preocupações centradas em questões relacionadas ao custo de instalação e treinamento de funcionários em seu uso. Muitas vezes, os problemas relacionados a como o sistema afetará seus negócios no futuro à medida que ele cresce e evolui são ignorados. Certifique-se de considerar estes três fatores que podem afetar seus negócios no futuro:

Seu software CMMS pode ser dimensionado à medida que sua empresa cresce?

As empresas são dinâmicas, o que significa que mudam e evoluem ao longo do tempo. Converse com seu fornecedor de CMMS e descubra se o software pode se adaptar ao crescimento da empresa, incluindo acréscimos a um prédio, aumento de pessoal ou alteração de tarefas e deveres da equipe de manutenção. Os hospitais, por exemplo, passam por mudanças contínuas, como a introdução de novos equipamentos que exigem manutenção diária ou a adição de uma frota de ambulâncias que precisam estar na estrada 24 horas por dia, 7 dias por semana. Nesse caso, um CMMS deve ser capaz de lidar com esses desafios. Antecipe que sua empresa provavelmente evoluirá e que seu software deve evoluir com você. Certifique-se de que todos os detalhes dos recursos de expansão do software sejam definidos com antecedência.

Antecipe a possibilidade de sua empresa evoluir e de que seu software possa evoluir com você. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.