5 mitos amplamente difundidos sobre as desvantagens do software CMMS

O que é o software CMMS? Os sistemas informatizados de gestão da manutenção (CMMS) têm sido utilizados pelas organizações desde os anos 70. Inicialmente, eles eram usados ​​pelos fabricantes para monitorar equipamentos, mão de obra e estoque, garantindo que a produção fosse otimizada e o tempo de inatividade do equipamento reduzido. Desde a sua introdução, vimos mais indústrias adotarem software de gerenciamento de manutenção. O software tornou-se mais fácil de usar, versátil e escalável nas últimas décadas, tornando-o aplicável a hospitais, faculdades, prédios de escritórios, varejistas, instituições religiosas e muito mais. Ainda assim, muitos gerentes de manutenção e instalações têm fortes reservas sobre a implementação de um CMMS em sua empresa devido às impressões negativas que têm. Este artigo esclarece as coisas ao fornecer suporte que contesta mitos e equívocos comuns sobre as desvantagens do software CMMS.



Mito nº 1:o CMMS tem uma alta taxa de falhas

Os números sobre as taxas de sucesso do CMMS não são promissores. A pesquisa sobre a implementação do CMMS varia, com alguns estudos relatando taxas de falha começando em 40% e outros chegando a 80%! Com estatísticas como esta, justifica-se ter reservas quanto à implementação de software de gestão de manutenção. A verdade é que não há muita pesquisa sobre sistemas CMMS para continuar e o que está disponível geralmente está desatualizado. Infelizmente, essas informações curtas e menos atuais moldam nossa compreensão geral do sucesso do CMMS.

Na realidade, os sistemas de software de manutenção estão melhorando continuamente e mais empresas de diferentes setores estão procurando software CMMS. Com inovação técnica e crescimento significativo, uma taxa de falha de 80% parece improvável no mercado atual. No passado, as instalações do CMMS envolviam treinamento significativo, manutenção e sistemas complicados que não eram fáceis de aprender.

À medida que a indústria evoluiu, aprendemos algumas lições ao longo do caminho. Há muitos fatores que são necessários para que a implementação seja bem-sucedida;

• Compreendendo o escopo do projeto
• Compreensão das expectativas do CMMS
• Compromisso da administração
• Preparar a equipe para a mudança
• Boa coleta de dados e entrada de dados
• Treinamento e suporte a fornecedores

Hoje, vemos fornecedores de CMMS oferecendo aos compradores muitas maneiras de se familiarizar com o novo software antes de comprar, incluindo avaliações gratuitas e demonstrações ao vivo. Esses programas permitem que os compradores testem o software sem se comprometer e permitem que os usuários comparem diferentes sistemas de software entre si.

Sabemos mais sobre CMMS do que há 20 anos. É importante realizar uma pesquisa completa antes de adquirir um CMMS e certifique-se de dedicar tempo para planejar e implementar seu sistema desde o início. Isso inclui obter a adesão de sua equipe de manutenção e receber treinamento adequado para otimizar os recursos do seu sistema. Para obter mais informações sobre a implementação adequada do software CMMS, leia nossa postagem aqui.

Mito nº 2:CMMS é muito caro para nossa organização

No passado, o software de manutenção era muito caro para implementar. No início, o CMMS foi implantado no local e envolveu muita personalização, configuração, treinamento e suporte. Tal como acontece com a maioria das tecnologias, os custos diminuem ao longo do tempo. Os fornecedores de CMMS tornaram-se mais eficientes com desenvolvimento e implantação, e o aumento da concorrência reduziu significativamente os preços.

Há 25 anos, as empresas podiam facilmente pagar US$ 50.000 para implementar um software de gerenciamento de instalações em suas instalações. Havia taxas para instalação no local, personalização e configuração, consultoria, treinamento e licenças de usuário individual. Além disso, as empresas esperavam pagar taxas adicionais contínuas por atualizações de software e suporte técnico. O mercado de CMMS passou por algumas mudanças significativas que resultaram na redução dos custos.

• Atualmente, existem mais de 200 softwares CMMS diferentes opções disponíveis. O aumento da concorrência reduziu o preço.
• Os fornecedores oferecem implantação de SaaS (software como serviço) que eliminou quase completamente os altos custos iniciais. Com atualizações e manutenção do software CMMS baseado na web são agrupados. Suporte técnico contínuo também está incluído.
• Assinaturas ilimitadas de usuários estão disponíveis em alguns fornecedores, permitindo às empresas mais flexibilidade e evitando o pagamento de altas taxas para vários usuários.
• Com a tecnologia móvel e baseada na Web, há menos dependência de hardware e mais de software.

Acredite ou não, se você fizer sua pesquisa, poderá encontrar soluções CMMS (com usuários ilimitados) por US$ 1.200/ano com pouca ou nenhuma configuração e custos de treinamento. Não era assim há 25 anos.

Mito nº 3:os usuários do CMMS precisam ser conhecedores de tecnologia

Quando os sistemas CMMS entraram em cena pela primeira vez, um alto nível de conhecimento em informática era uma necessidade se você fosse usá-los. O uso de computadores, seus sistemas operacionais e gerenciamento de banco de dados exigia treinamento e conhecimento significativos. Houve muita ênfase no hardware também. O conhecimento do computador excedeu o que os funcionários de manutenção típicos (e a maioria das pessoas) estavam equipados.

Hoje vemos um CMMS completamente diferente. Os desenvolvedores de software têm acesso a ferramentas que lhes permitem projetar software para que seja fácil de aprender. Além disso, com a implantação baseada na web, os departamentos de TI não precisam manter o sistema. As atualizações são automáticas e há muitos instrumentos de treinamento e suporte disponíveis para os usuários finais. O software de manutenção de hoje está acessível em qualquer lugar onde haja uma conexão com a Internet, possui bibliotecas de vídeo de treinamento integradas, bate-papo ao vivo com suporte técnico e treinamento sob demanda por meio de tecnologia de compartilhamento de tela como o GotoMeeting.

O CMMS de hoje tem uma interface de usuário bem projetada, painéis, geradores de relatórios fáceis de usar, opções de usuário flexíveis e acesso móvel.

Mito nº 4:o CMMS não se aplica a pequenas empresas

Se você foi exposto ao software de gerenciamento de manutenção desde o início, sem dúvida pensaria que eles não são adequados para pequenas empresas (menos de 100 funcionários). Essa visão decorre do fato de que os sistemas CMMS eram caros, exigiam muito tempo e recursos para serem implementados e eram muito complexos, envolvendo funcionalidades e recursos voltados para grandes operações.

Hoje vemos muitas pequenas empresas usando o software CMMS. A única força motriz é a ineficácia de rastrear a manutenção usando papel ou planilhas. Uma vez que os gerentes sentem que superaram esses métodos, eles procuram um software de gerenciamento de manutenção. Os aplicativos de hoje são mais escaláveis ​​do que vimos há 25 anos. Os sistemas de gerenciamento de manutenção computadorizados legados tinham a abordagem de tamanho único, altos custos de inicialização e muito tempo necessário para as instalações os tornavam inacessíveis para pequenas empresas. Os compradores de hoje podem optar por não receber módulos que não precisam e aumentar quando for a hora certa. Normalmente, vemos pequenas empresas usando o CMMS apenas para manutenção preventiva, enquanto outras usam os módulos de manutenção corretiva e gerenciamento de estoque. A flexibilidade que vemos no software de hoje o tornou acessível a pequenas, médias e grandes organizações. Melhor ainda é a capacidade de um CMMS moderno de se adaptar ao tamanho da sua empresa, permitindo que seu CMMS cresça continuamente com você. Ao misturar e combinar módulos importantes do CMMS, finalmente deixamos de lado a ideia de que "o CMMS é mais do que precisamos agora".

Mito nº 5:CMMS baseado na Web apresenta altos riscos

O maior medo de usar o software CMMS baseado na web está diretamente relacionado a um de seus maiores benefícios – terceirizar a carga de TI para um provedor especializado. Isso é visto pela maioria como uma grande vantagem, mas se você estiver lidando com dados confidenciais de clientes, a segurança se torna um problema.

O risco de segurança é minimizado se você fizer a devida diligência. Os fornecedores de software CMMS que oferecem implantação de SaaS estão prontos para responder e fornecer quaisquer perguntas de segurança que você possa fazer. O fato é que os provedores de software armazenam os dados dos clientes em data centers de última geração, onde todas as precauções são tomadas para reduzir as ameaças à segurança. No final do dia, você precisa pesar os benefícios contra os custos. E os benefícios são muitos; sem custos de hardware, backup e recuperação de desastres, baixa manutenção e mobilidade.

Se sua organização mantém instalações e equipamentos militares ultrassecretos, o software de manutenção baseado na Web pode não ser uma opção, mas para outras organizações com dados menos “sensíveis”, definitivamente vale a pena considerar.

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Os sistemas de software de gerenciamento de manutenção evoluíram rapidamente nas últimas décadas. Os preços são significativamente reduzidos e os sistemas tornaram-se mais acessíveis para o usuário técnico médio. Os sistemas não estão mais limitados a grandes empresas com grandes departamentos de manutenção, mas qualquer organização pequena ou grande pode se beneficiar de um departamento de manutenção simplificado. Estamos ouvindo mais histórias de sucesso do que fracassos. E estamos vendo que a computação em nuvem é um método de entrega de software incrivelmente seguro. À medida que mais e mais empresas optam por um sistema CMMS, departamentos de manutenção de todos os tamanhos estão obtendo economias significativas de custos em reparos de manutenção, resultando em uma vantagem competitiva geral de seu CMMS. Para saber mais sobre os benefícios do software CMMS, leia nosso artigo aqui.

Se sua experiência com o software CMMS for com um aplicativo de 15 a 20 anos, é hora de ver o que há por aí. Você ficará agradavelmente surpreso e a um passo de um departamento de manutenção mais otimizado.

Fontes:

http://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys