Reduza os custos de manutenção de 5 maneiras

Atenção! Sua instalação tem um vazamento grave que deve ser reparado imediatamente.

Ok, talvez não seja um vazamento de um cano ou produtos químicos, mas é provável que seu departamento de manutenção tenha experimentado esse vazamento antes. O vazamento sério que queremos dizer é aquele em seu orçamento de manutenção. Muitas vezes, aparece como um reparo reativo, uma peça sobressalente perdida ou o tempo que você gastou para criar esse relatório de manutenção.

Práticas ineficientes como essas vazam recursos valiosos do seu departamento de manutenção; custando mais dinheiro e usando menos tempo de forma eficiente. Se você ainda usa planilhas, sua empresa pode estar perdendo dinheiro sem que você saiba e, portanto, usar o software CMMS em vez de planilhas pode ajudar a otimizar seus negócios.



Avarias e reparos são obrigados a ocorrer de tempos em tempos. No entanto, altos níveis de manutenção reativa podem ser um sinal de que sua equipe está trabalhando duro para recuperar o atraso em vez de planejar adequadamente com antecedência. Isso geralmente desperdiça tempo de várias maneiras que nem sempre são óbvias.

Mas, em vez de se concentrar apenas no problema, é importante apresentar algumas soluções. Aqui estão cinco maneiras pelas quais seu departamento de manutenção está perdendo dinheiro e como resolvê-lo.

1. Melhor eficiência energética nas instalações

O edifício de escritórios médio gasta cerca de 19% a mais do que o necessário em eletricidade e gás. É fácil pensar em certos custos como inevitáveis, mas, na realidade, técnicas simples de manutenção podem fazer grandes diferenças no consumo de energia – e no custo.

Um estudo do Pacific Northwest National Laboratory descobriu que edifícios comerciais podem reduzir seus custos de aquecimento e resfriamento em 38%, por meio de modificações simples em seus sistemas de climatização nos telhados.

Outros fatores como má manutenção ou uso de equipamentos desatualizados podem aumentar ainda mais o custo de manutenção de HVAC e aquecimento de água. Outros fatores que podem prejudicar a eficiência energética incluem isolamento inadequado, vedação inadequada e aparelhos antigos ou com manutenção inadequada.

Originalmente, algumas empresas tentariam resolver isso reduzindo as horas de trabalho, em vez de usar o tempo alocado para melhorar a eficiência do trabalho.

Com o software CMMS, defina cronogramas de tarefas de manutenção preventiva e de rotina, como manutenção de aquecedores e vedação de janelas. Desta forma, as instalações recebem automaticamente ordens de serviço e lembretes. Isso pode ajudar a fazer escolhas mais estratégicas. Você poderá organizar seus projetos de economia de energia ao longo do tempo, enquanto controla os gastos com M&R.

Outro uso no software de gerenciamento de manutenção é definir suas tarefas sazonais, incluindo instalações em aquecedores de água ou troca de filtros de ar.

2. Processos padronizados de gerenciamento de ordens de serviço

Uma organização depende fortemente de seu pessoal e ter procedimentos claros ajuda a equipe a concluir o trabalho com sucesso. Mas, à medida que sua empresa cresce, você ou seu gerente nem sempre sabem o que todos devem fazer todos os dias.

Sem um procedimento de manutenção padronizado, alguns funcionários podem usar métodos ineficientes que desperdiçam tempo e recursos em ordens de serviço.

Mais importante ainda, a falta de padronização pode introduzir lacunas de trabalho, riscos de trabalho e irregularidades em seus procedimentos de manutenção. Isso pode levar a qualidade inconsistente do trabalho, diminuição da vida útil dos ativos ou introduzir lesões relacionadas ao trabalho.

O que acontece se alguns de seus departamentos de manutenção pularem uma etapa ao concluir uma inspeção ou reparar uma máquina? E se eles juntarem as coisas incorretamente ou deixarem de verificar um medidor regularmente?

O software de gerenciamento de manutenção permite distribuir as ferramentas para práticas recomendadas de manutenção em toda a organização. Você pode padronizar modelos de trabalho para manutenção preventiva e procedimentos de reparo usando ordens de serviço detalhadas.

O Hippo CMMS enviará ordens de serviço automatizadas para cada equipe de manutenção com base na data ou frequência.

Acompanhe e verifique se todos concluíram suas tarefas atribuídas sem passar por vários arquivos e planilhas.

Com o software de gerenciamento de ordens de serviço sob demanda, você pode classificar as ordens de serviço e ver quais foram concluídas.

Os relatórios de manutenção definidos reúnem todas as informações, usando gráficos fáceis de usar que medem produtividade, custos, horas extras, data de conclusão e outras métricas importantes para fornecer uma visão mais profunda do histórico de manutenção e detectar áreas problemáticas que precisam de atenção.

3. Gerenciamento de tempo

O Inspectioneering Journal publicou um estudo de 2015 que revelou que as organizações que não agendam ou planejam adequadamente a manutenção tiveram apenas 35% de seu tempo gasto em trabalho de manutenção - são 2 horas e 48 minutos em um turno de 8 horas! O resto do tempo é usado (e às vezes desperdiçado) em outro lugar — 33% é gasto em atrasos no trabalho, tempo de viagem e horas ajustadas, 17% encontrar recursos adequados (ferramentas, manuais etc.) e 15% em pausas de funcionários autorizados e tempo pessoal. Quando os cronogramas de trabalho de manutenção são menos estruturados, a manutenção reativa ocupa um tempo surpreendente.



Por Matt Midas em GenesisSolutions. Este artigo foi publicado na edição de março/abril de 2015 do Inspectioneering Journal

Um bom planejamento e programação podem aumentar a produtividade em 65%, o que significa que seus funcionários gastarão 5 horas e 12 minutos por turno no trabalho de manutenção. Isso não apenas ajuda a reduzir os custos de mão de obra, mas com um bom planejamento, sua organização pode:

• Reduzir atrasos de manutenção
• Antecipe e evite futuras falhas de equipamentos
• Aumente o tempo de atividade do recurso
• Melhore o gerenciamento de ativos e peças sobressalentes
• Tome decisões de compra e reparo de ativos mais inteligentes

O sistema de manutenção de ativos e equipamentos salva registros do histórico de reparos de todos os equipamentos junto com as leituras dos medidores e melhora o gerenciamento de peças sobressalentes ao vincular as peças associadas aos ativos.

Isso não apenas torna os reparos mais rápidos e eficientes, mas também permite que você aprenda com as falhas do equipamento. Se uma peça quebrar, você poderá observar os sinais de alerta e agendar a manutenção preventiva em outras máquinas.

Procure reunir peças e informações. O gerenciamento de peças de reposição e o gerenciamento de ordens de serviço da Hippo garantem que os trabalhadores tenham todas as ferramentas e informações para reduzir o tempo gasto em reparos. Você também poderá agendar trabalhos em uma ordem mais lógica. Ordens de serviço que envolvem as mesmas ferramentas, serviços ou o mesmo tipo de equipamento podem ser organizadas por local ou categoria de trabalho para reduzir o tempo que os trabalhadores passam andando de um lado para o outro em suas instalações.

4. Seleção aprimorada de fornecedores e contratados para manutenção de instalações

Você pode ter um sistema atual para selecionar o fornecedor mais econômico. Mas às vezes, o processo pode realmente ser bastante difícil. A seleção do fornecedor certo geralmente envolve a ponderação de vários fatores, incluindo confiabilidade, tempo de entrega, descontos em grandes quantidades e qualidade das peças. No caso de empreiteiros, também existem estruturas de preços, garantias e históricos a serem considerados – para um ativo de missão crítica, pode valer a pena contratar alguém em quem você confia, mesmo que seja em uma taxa mais alta.

E se você é um departamento de manutenção reativo, a falta de previsão pode aumentar ainda mais os gastos com fornecedores e contratados. Se você ficar sem uma peça essencial ou sofrer uma falha crítica de ativo, poderá ficar preso a qualquer fornecedor disponível em curto prazo, mesmo que eles forneçam um serviço de qualidade inferior.

Usando relatórios de manutenção, você pode revisar e comparar fornecedores diretamente. Com cada fornecedor, examine o histórico detalhado de peças, entregas e preços para ver quem oferece o melhor negócio em geral. Com todas as suas informações dispostas com tabelas e gráficos, você reduzirá seu tempo arquivando páginas de dados para tomar a decisão mais econômica. A funcionalidade de relatórios de inventário predefinidos o alertará quando as peças estiverem acabando, para que você sempre possa solicitar substituições com tempo de sobra.

Os relatórios do CMMS também permitem comparar contratados e trabalhadores. Você pode ver as horas registradas, o tempo gasto para concluir as ordens de serviço, as taxas de conclusão e outros dados essenciais. Isso simplifica a escolha do empreiteiro mais econômico, designa a melhor equipe para tarefas de manutenção específicas ou até mesmo decide quais trabalhos fazem sentido terceirizar.
Os sistemas de gerenciamento de recursos e fornecedores simplificam ainda mais o trabalho com fornecedores, permitindo que você envie ordens de serviço diretamente, usando o mesmo sistema que você usa para funcionários internos. Você pode selecioná-los por categoria de ordem de serviço, atribuir ordens de serviço detalhadas e encaminhá-los um e-mail com detalhes listando o que eles precisam para fazer seu trabalho. Custos, tempo de resposta e outras métricas podem ser registrados após a conclusão da ordem de serviço. Você pode então revisar o desempenho do fornecedor e atribuir contratos futuros com base no desempenho sem manter registros demorados.

5. Gerenciamento de estoque desorganizado

Suas instalações geralmente exigem muito espaço para armazenamento de estoque, peças sobressalentes e equipamentos usados ​​nas principais operações de negócios. O gerenciamento de estoque envolve o rastreamento de níveis precisos de itens de estoque ou peças de reposição para reparos.

Se as informações não forem precisas, você poderá se deparar com excesso de níveis de estoque, oportunidades perdidas de economizar em novos pedidos de estoque ou falta de peças sobressalentes para reparos de equipamentos.

Ter um software intuitivo de gerenciamento de estoque torna o gerenciamento de peças de reposição mais inteligente. Rastreie peças a partir da localização da instalação, modelo do equipamento, número do inventário, categoria de trabalho ou por fornecedor. Isso significa que você poderá entender rapidamente o inventário em toda a sua organização e eliminar peças e equipamentos redundantes.

Um sistema de gerenciamento de estoque auxilia nas transferências de peças entre as instalações; defina limites mínimo e máximo para evitar excesso ou falta de estoque.

---

Economize dinheiro trabalhando de forma mais inteligente, não mais difícil

As organizações não podem mais pensar em seu departamento de manutenção como uma equipe reativa para consertar as coisas com os custos do software CMMS mostrando o ROI necessário.

As empresas agora projetaram programas de manutenção em mente que tornam a operação de manutenção mais eficiente e confiável.

Ao aprender a organizar efetivamente seus esforços, gerenciar ativos, equipamentos e peças e priorizar o trabalho, você gastará menos tempo fazendo reparos de emergência e mais tempo construindo um software de gerenciamento de instalações.

O software CMMS reduz os custos de manutenção e se tornou o elemento mais comum no sucesso da manutenção de instalações.