Software de rastreamento de equipamentos:otimize seu gerenciamento de manutenção

Os sistemas de software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) revolucionaram as operações diárias de empresas que abrangem uma ampla gama de setores da indústria, incluindo manufatura, assistência médica, hotelaria, varejo, etc. pedidos, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais ativos de uma empresa exigem software de manutenção preventiva. A crescente mudança para esses sistemas se baseia em sua capacidade de automatizar as operações de negócios, reduzir o tempo de inatividade da produção e aumentar a longevidade dos equipamentos. Com sistemas de gestão totalmente funcionais, as empresas podem obter um aumento no retorno sobre o investimento (ROI).



Um dos aspectos mais críticos da implementação bem-sucedida do CMMS é garantir que todos os dados inseridos sejam completos e precisos. Uma vez que os programas de computador são incapazes de discriminar entre dados bons e ruins (ou identificar as fontes de dados ausentes), os indivíduos encarregados de configurar o sistema de gestão de sua empresa são responsáveis ​​por garantir que o sistema faça o que foi projetado para fazer. A seguir estão cinco maneiras simples de garantir que todos os equipamentos e ativos da empresa cheguem ao programa de software de gerenciamento.

1. Determine quais ativos e equipamentos devem ser incluídos no inventário do CMMS

Cada empresa é única e seus equipamentos e ativos também. Ao decidir quais itens estocar, é importante considerar as necessidades e prioridades de uma empresa. Por exemplo, máquinas e peças de produção são essenciais para operações de fabricação, e equipamentos mecânicos, elétricos e hidráulicos são essenciais para edifícios de escritórios e grandes instalações. Secretárias, mesas, computadores e equipamentos AV são essenciais para escolas e universidades. Além de determinar os equipamentos essenciais para o inventário, as decisões sobre os ativos secundários também precisam ser consideradas. Estes podem incluir veículos, bem como bens de estoque, como material de escritório, material de limpeza, ferramentas, etc.

2. Determine quais detalhes de ativos você deseja coletar para seu CMMS

Idealmente, é melhor inserir o máximo de informações possível no sistema sobre os equipamentos e ativos de uma empresa. No entanto, como isso leva tempo e esforço, é necessário tomar decisões sobre o quão abrangente deve ser uma lista de equipamentos e ativos. Também é importante considerar que quanto maior a operação, mais dados haverá. Para a maioria das empresas, grandes participações operacionais e mecânicas são as mais importantes e, portanto, devem receber mais atenção aos detalhes. As informações relevantes a serem adicionadas incluem:

• Números de série
• Locais
• Códigos de barras
• Imagens
• Manuais e documentos
• Detalhes do fabricante
• Datas (instalação, expiração da garantia, inspeção)
• Fornecedores associados
• Peças de reposição e fornecedores associados

Ao coletar dados de equipamentos e ativos para seu software CMMS, pode ser útil criar uma planilha formatada que possa ser distribuída e atualizada pelos chefes de departamento. Ao fazer isso, membros de diferentes departamentos que têm acesso a detalhes de equipamentos específicos podem colaborar na criação de uma lista mestre de ativos. O uso de um programa baseado em nuvem permitirá que os membros da equipe atualizem documentos em tempo real.

3. Atribua pessoas responsáveis ​​pela coleta de dados do CMMS com cronogramas

Não há dúvida de que configurar um sistema de software de manutenção de equipamentos leva tempo e energia. Por essas razões, faz sentido desenvolver uma estratégia que guie o processo. Se uma equipe é responsável por criar uma lista de equipamentos, é importante que cada membro da equipe esteja bem informado sobre a tarefa geral e sobre o que é responsável. A definição de cronogramas realistas para a criação de uma lista de inventário fornece uma estrutura para a conclusão da tarefa. O seguinte oferece uma ideia de como devem ser os cronogramas realistas:

• Empresas com 0 a 100 recursos:30 dias
• Empresas com 200 recursos:45 dias
• Empresas com 201 a 500 ativos:60 dias
• Empresas com recursos de 501 a 1.000:90 a 120 dias

Além disso, verificações regulares de progresso realizadas semanalmente ou quinzenalmente devem ser realizadas para garantir que a tarefa permaneça dentro do cronograma.

Grandes empresas ou com muitos ativos podem optar por terceirizar a tarefa de auditoria de equipamentos. Ao determinar essa questão, as empresas precisam pesar o custo de contratar um fornecedor externo para fazer essa tarefa de maneira adequada e eficiente em relação aos custos de oportunidade associados ao tempo que os funcionários são afastados de suas funções regulares.

4. Consulte o fornecedor do CMMS para obter orientação

Para empresas que já possuem uma lista de inventário de equipamentos online e desejam migrar para um CMMS, os fornecedores em potencial podem ajudar a entender o que precisa ser feito. Os clientes podem optar por migrar os dados por conta própria ou fazer com que o fornecedor faça isso por eles. Aqueles que têm tempo e estão confiantes em lidar com os aspectos técnicos da implementação do CMMS podem achar preferível a migração de seus dados. Se você está ansioso para começar, não quer problemas e quer que o trabalho seja feito desde o início, os fornecedores de CMMS oferecem opções de configuração prontas para uso.

5. Revise e limpe a lista de dados do equipamento CMMS

A etapa final na criação de uma lista de equipamentos e inventário envolve a verificação de erros e a garantia de que todas as informações relevantes foram coletadas. A etapa final envolve o seguinte:

• Verifique se a lista de inventário está completa (recomenda-se obter um segundo olhar)
• Verifique se a ortografia está correta (erros de ortografia sinalizam falta de credibilidade)
• As imagens são claras e formatadas adequadamente para serem visualizadas em diferentes dispositivos
• Todos os manuais e documentos são referenciados
• As localizações de equipamentos e ativos estão corretas

Adicionar um software de rastreamento de equipamentos a uma operação envolve muito mais do que um investimento financeiro. Requer comprometimento com o tempo e a energia necessários para garantir que o sistema esteja fazendo o que foi projetado para fazer. Criar um inventário abrangente de equipamentos e ativos que seja inserido corretamente no sistema é essencial para um resultado bem-sucedido. Para esse fim, os fornecedores têm o prazer de oferecer aos clientes conselhos sobre as opções de implementação de software de gerenciamento de manutenção. Independentemente da opção escolhida, uma vez concluída a configuração do sistema, os CMMSs oferecem às empresas uma maneira totalmente automatizada de garantir que as operações funcionem da melhor maneira possível, economizando tempo, energia e dinheiro.

No Hippo CMMS, sabemos que os primeiros 6 meses de implementação são os mais críticos para o sucesso do cliente. Se você não tiver a adesão de todos os usuários e a adoção for baixa, a chance de a implementação do CMMS ser um sucesso não é promissora. É por isso que investimos fortemente em nosso processo de integração de clientes. Se você gostaria de experimentar nosso serviço ao cliente imbatível e software fácil de usar, você pode experimentá-lo gratuitamente por 30 dias!