O software CMMS é adequado para o tamanho do seu negócio?

Durante as últimas duas décadas, empresas de todos os tamanhos sentiram os efeitos de mercados altamente competitivos, mudanças tecnológicas e desafios econômicos. Por essas razões, os empresários estão buscando maneiras de operar de forma mais inteligente, rápida e enxuta; principalmente na área de manutenção de operações. Os sistemas de Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) foram desenvolvidos com esses objetivos em mente e, por causa disso, eles agora são a solução de gerenciamento de manutenção preferida para um número crescente de clientes em um amplo espectro de setores da indústria, corporativos e de serviços.

O CMMS for Businesses oferece às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva ou reparos. Este último recurso, a manutenção preventiva (PM), representa a espinha dorsal do software de gerenciamento de manutenção. A capacidade de agendar ordens de serviço PM usando configurações variáveis ​​e personalizáveis, enviar remotamente notificações sobre ordens de serviço pendentes, em andamento ou atrasadas e gerar instantaneamente relatórios PM é o cartão de visita para a maioria das empresas que desejam não apenas melhorar a eficiência e reduzir custos, mas também tomam decisões sobre suas operações à medida que avançam. A introdução da manutenção preventiva no software de gerenciamento de manutenção tem sido responsável por maior vida útil do equipamento, organização aprimorada, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução de custos operacionais e aumento dos lucros da empresa.

Dado seu histórico comprovado, não há dúvida de que os CMMSs são excelentes produtos de gerenciamento de manutenção. No entanto, a pergunta que permanece:“O software CMMS é adequado para o tamanho da minha empresa?” Aqui, tentarei dar uma resposta.

Cerca de 50 anos atrás, quando o software de gerenciamento de manutenção automatizado apareceu pela primeira vez, o acesso sem fio e celular era inexistente. Naquela época, os CMMSs eram restritos a grandes computadores de cartões perfurados. Principalmente por causa do custo do equipamento, bem como da experiência necessária para executá-los, esses primeiros sistemas eram atraentes apenas para empresas de manufatura muito grandes. Desde aquela época, os CMMSs evoluíram e hoje eles têm os recursos e os preços que são capazes de atender às necessidades exclusivas das empresas, grandes e pequenas. Isso se deve em grande parte à sua versatilidade, personalização e acessibilidade.

Versatilidade

Os CMMSs atuais possuem uma ampla gama de recursos que os tornam fáceis de usar, portáteis e muito eficientes. Com habilidades técnicas mínimas além de um clique de mouse ou um toque em um tablet, a equipe de manutenção pode fazer pedidos de trabalho ou estoque, acompanhar o progresso do trabalho, transmitir relatórios e muito mais. Todos os procedimentos de gerenciamento de manutenção podem ser feitos a partir do painel do software. Isso significa que não há mais a necessidade de trabalhos de cópia impressa ou pedidos de estoque que geralmente resultam em atrasos e acúmulo de papel desnecessário. Como a maioria dos CMMSs opera com acesso WIFI ou celular, a equipe de manutenção pode realizar seu trabalho de onde quer que esteja. Não há necessidade de retornar a uma estação de computador para acessar um CMMS. Além disso, a câmera do sistema e os recursos de digitalização integrados possibilitam a captura e transmissão de fotos ou códigos de barras, aprimorando as operações de manutenção, reduzindo erros, utilização de pessoal e tempo.

Personalização

Um dos maiores benefícios dos CMMSs de hoje está em sua capacidade de se adaptar a uma organização, em vez de uma organização ter que se adaptar a ela. Ser personalizável significa que os CMMSs são capazes de atender às necessidades individuais de empresas grandes e pequenas, e com diferentes números de ativos, usuários, locais e requisitos de manutenção preventiva. Mais importante ainda, eles também têm a capacidade de se ajustar às necessidades em constante mudança das organizações à medida que crescem e se reformulam.

Conforme observado, os programas de manutenção preventiva (PMs) representam o aspecto mais valioso dos CMMSs porque são amplamente responsáveis ​​pela vida útil estendida dos equipamentos, organização aprimorada, melhor gerenciamento do tempo e utilização da mão de obra e, finalmente, custos operacionais reduzidos e aumento dos lucros da empresa. Os PMs também podem ser adaptados às necessidades individuais de qualquer empresa. Por exemplo, programas de PM personalizados podem se concentrar em tempos de inatividade ideais de operações ou guiados pelo fabricante do equipamento e/ou diretrizes do setor ou ser definidos para uma combinação de ambas as estratégias. Além desses parâmetros, os programas de manutenção podem acionar PMs usando uma programação de calendário predeterminada (ou seja, diariamente, semanalmente, mensalmente, sazonalmente, anualmente) ou por leituras de medidores especificadas (ou seja, horas de funcionamento, libras por polegada quadrada, quilometragem, etc.).

Outro recurso útil do CMMS é a capacidade de alocar o acesso do usuário com base nas necessidades dos proprietários da empresa. Com esse recurso, o acesso do usuário pode permanecer aberto a todos os funcionários ou, alternativamente, restrito em vários graus com base na função, responsabilidade ou até mesmo na localização de um usuário dentro de uma instalação.

Finalmente, o software de manutenção automatizada está disponível em dois formatos; sistemas autônomos baseados em nuvem e no local. Cada um oferece seu próprio conjunto de recursos, incluindo recursos de manutenção preventiva, mas diferem em termos de custo e requisitos de recursos. Os CMMSs no local costumam ser atraentes para proprietários de empresas que preferem ter mais controle da segurança e manutenção dos dados da empresa, enquanto os sistemas baseados em nuvem são populares devido à facilidade de uso e à ausência de requisitos de manutenção.

Acessibilidade

O mercado de CMMS cresceu muito nos últimos anos em resposta à demanda por formas mais eficientes de gerenciar as operações de manutenção. Reconhecendo a diversidade das empresas em termos de tamanho, forma e função, os fornecedores de CMMS responderam na mesma moeda, oferecendo uma variedade de produtos para atender às necessidades e orçamentos da empresa. Os sistemas CMMS são normalmente agrupados em uma variedade de preços e os clientes podem escolher entre eles enquanto se beneficiam de vários recursos adicionais, como usuários ilimitados ou diferentes níveis de suporte técnico contínuo, para citar alguns. Alternativamente, os clientes também podem selecionar pacotes mais básicos, mas ainda têm a opção de adicionar serviços com base em suas necessidades e orçamento específicos. Usando essas abordagens, as pequenas empresas podem ter certeza de não “comprar em excesso”, mas ainda se beneficiar de um poderoso sistema de software CMMS que será adequado para o tamanho de seu negócio. Por outro lado, empresas de grande porte com vários locais podem se beneficiar mais dos pacotes CMMS que oferecem auditorias de ativos e inventários fornecidos pelo fornecedor e integração interna.

Os CMMSs oferecem às empresas de todos os tamanhos e de todos os setores da indústria a oportunidade de executar suas operações com a máxima eficiência e economia de custos. Grande ou pequeno, o software CMMS é capaz de atender às necessidades e orçamentos de todos os tamanhos de negócios. O desafio é pesquisar cuidadosamente os produtos disponíveis e tomar decisões com base nas necessidades, objetivos e orçamento da empresa.