Importância dos principais indicadores de desempenho (KPIs) do CMMS

Os KPIs (indicadores-chave de desempenho) tratam de definir metas e acompanhar o progresso. Basicamente, os principais blocos de construção do sucesso. Mas como eles funcionam e quais você deve usar?

Antes de ter um KPI, você precisa de um objetivo. Depois de ter o objetivo, você pode decidir quais KPIs usar para medir o seu desempenho. Mas tenha cuidado. Vale a pena dedicar um tempo para examinar atentamente toda a ideia de “quão bem você está indo”. Muitas vezes não é tão simples como apenas “bom” ou “ruim”.

KPIs para longe e rápido

Por exemplo, você pode estar rastreando o tempo na chave, com o objetivo de que os técnicos passem pelo menos 50% do dia fechando ativamente ordens de serviço. Olhando para os números, você vê que está atualmente em 45%; você está indo bem, certo? Você está perto do seu objetivo. Mas quanto tempo você levou para chegar lá? E se você estiver ganhando apenas uma porcentagem por ano? Você progrediu, mas levou muito tempo e, olhando para frente, você está disposto a esperar cinco anos para finalmente alcançar seu objetivo?

Ao determinar o quão bem estamos indo, um tipo de KPI geralmente não é suficiente. Neste exemplo, temos algo para nos dizer o quão perto estamos de nosso objetivo e algo mais para nos dizer com que rapidez estamos nos movendo em direção a ele. É como se você estivesse em uma viagem. Um tipo de KPI informa até onde você foi. É o seu hodômetro. Mas outro tipo de KPI informa a rapidez com que você está se movendo em direção ao seu destino. Esse é o seu velocímetro. E você precisa dos dois para realmente entender como está indo sua viagem.

KPIs que ficam para trás e lideram

Em termos gerais, existem duas categorias de indicadores de desempenho, atrasados ​​e adiantados. A primeira é do tipo que vem à mente quando você pensa em KPIs; a segunda talvez seja um pouco menos óbvia, mas igualmente importante.

Indicadores de atraso

Aqui você está usando dados históricos para ver se está se aproximando ou se afastando de uma meta. Então, se seu objetivo é perder peso ou aumentar quantas flexões você pode fazer, você vai olhar seu peso ou registros pessoais de flexões nos últimos meses, plotá-los em um gráfico e observar a linha de tendência.

As coisas estão melhorando! A linha de tendência azul clara mostra um aumento geral.

Para perder peso, você precisará de uma linha apontando para baixo, mas para aumentar o máximo de flexões, precisará de uma apontando para cima. Usando indicadores de atraso, você pode prever quando atingirá sua meta. Não será exato, mas se tudo permanecer igual, você terá uma boa ideia de como será o futuro. Lembre-se, para KPIs atrasados, você tem um por meta. Você quer perder peso, o KPI é o seu peso. Você quer fazer mais flexões, o KPI é o seu número máximo de flexões.

Indicadores principais

Aqui, você está acompanhando todas as coisas que deve fazer para alcançar seu objetivo. Ao contrário dos KPIs atrasados, onde geralmente é um por objetivo, agora temos uma coleção. Para perder peso, podemos incluir KPIs de calorias consumidas e queimadas, tempo na academia, que podemos subdividir em KPIs para cardio e pesos e até um para horas de sono por noite. Não estamos rastreando o movimento absoluto em direção à meta. Em vez disso, estamos olhando para as coisas que sabemos que nos ajudam a chegar lá.

Como é improvável que seu trabalho seja observar sua cintura e ficar realmente bom em flexões, vale a pena dar uma olhada em um exemplo rápido e específico da fabricação. Seu objetivo é ter o menor número possível de ordens de serviço não programadas para sua impressora grande e crítica. Seu KPI atrasado é simples:o número de ordens de serviço sob demanda naquela impressora. Quanto menor esse número ficar, melhor você está fazendo. Para os principais KPIs, você pode acompanhar o número de PMs perdidos. Quantas vezes as inspeções visuais programadas foram perdidas? Quantas vezes você pulou o teste e mudou a lubrificação? Pode ser que os técnicos precisem de treinamento específico antes de poderem fazer MPs na prensa. Outro KPI importante pode ser o número de técnicos que concluíram esse treinamento.

KPIs que realmente importam

Quais são os KPIs que mais importam? Depende do que você gosta e quer melhorar. Afinal, um bom KPI é aquele que melhora o comportamento das pessoas. Faz com que as pessoas reavaliem como fazem seu trabalho, movendo-as das práticas comuns para as melhores práticas.

Só não se deixe levar. No começo, você pode ter uma longa lista, mas você vai querer reduzi-la um pouco. Com um bom software CMMS, os KPIs são fáceis de configurar, mas em alguns casos, rastrear um KPI pode significar configurar novas formas de coleta de dados. Um exemplo:você quer perder peso, mas antes de configurar um KPI para acompanhar seu progresso, primeiro você precisa ir à loja e comprar uma balança. Outro exemplo:você deseja um KPI relacionado ao número de ciclos de uma bomba. Você tem uma maneira confiável e precisa de coletar esses dados ou vai ter que investir em novos equipamentos?

Se você não consegue decidir ou não tem certeza de quais funcionarão melhor para suas operações, sempre pode começar com alguns dos KPIs mais padrão.

KPIs, os “clássicos”

Sua lista final de KPIs será determinada pelo seu setor e circunstâncias e necessidades específicas. E isso pode mudar com o tempo à medida que você o ajusta, atinge metas e define novas. Mas, ao começar, pode ser melhor usar alguns dos KPIs mais comuns. Uma das vantagens é que há um padrão de “classe mundial” para os mais comuns que foram estabelecidos ao longo do tempo por meio da experiência prática direta. Você não precisa usar padrões de “classe mundial” como seus objetivos iniciais, mas é bom mantê-los em mente como uma forma de benchmark.

MTBF

Para este e o próximo, há um post inteiro no blog que explica as diferenças entre eles, como usá-los e por que são importantes.

Para um resumo rápido:o tempo médio entre falhas é quanto tempo um ativo será executado antes de precisar ser corrigido. Não substituído, corrigido. Isso é importante porque só é usado para ativos que podem ser reparados.

Pegue o número total de horas que o ativo esteve em operação, o número de vezes que falhou e o tempo que levou para reparar após cada falha. Em seguida, pegue o número total de horas de operação e divida-o pelo número total de falhas. Não inclua o tempo em que esteve offline para manutenção preventiva. Se isso parece muito para segurar na sua cabeça, é porque pode ser. Para obter uma explicação mais abrangente, consulte a postagem original do blog. E para realmente configurar e acompanhar esse KPI, obtenha um bom CMMS.

O MTBF diz muito, incluindo:

• 
  quão bem os técnicos estão fazendo reparos
  
• 
  com que cuidado os operadores estão usando um ativo
  
• 
  com que eficácia seu PM está detectando problemas cedo
  

MTTF

Quanto tempo dura uma lâmpada? Esse é o tempo médio para o fracasso:quanto tempo algo demora até precisar ser substituído. Ao contrário do MTBF, aqui estamos olhando apenas para ativos que não podem ser consertados, apenas substituídos. Para obter o MTTF, precisamos de um monte do mesmo item. Então, digamos que você tenha cinco lâmpadas e elas durem 30, 31, 30, 35 e 25 horas. O MTTF são todos esses números somados e divididos por cinco:pouco mais de 30 horas.

O MTTF nos diz que devemos mudar para outra marca de lâmpadas. Esses números são terríveis. Geralmente, se você deseja melhorar esse KPI, precisa comprar itens de melhor qualidade. A melhor linha do post antigo do blog é “Este é o seu KPI do tipo você obtém o que paga”.

Atraso de manutenção

A pilha cada vez maior de ordens de serviço que seu técnico precisa fechar. A princípio, pode parecer que você deseja zero backlog, mas um KPI muito baixo aqui na verdade sugere que você provavelmente está com excesso de pessoal.

Porcentagem de manutenção planejada (PMP)

Os departamentos de manutenção têm muitas boas razões para querer se afastar da incerteza das ordens de serviço reativas e sob demanda e de todo o estresse e custos que as acompanham. A manutenção preventiva garante que os problemas sejam descobertos e corrigidos antes que eles tenham a chance de se transformar em problemas que prejudicam o orçamento.

O PMP mostra qual porcentagem de todas as suas ordens de serviço são de manutenção preventiva. Quanto maior o número, melhor. O padrão de classe mundial é de cerca de 80%.

Compliance de manutenção preventiva (PMC)

Semelhante ao PMP, mas um pouco diferente. Aqui você está vendo quantos de seus PMs estão sendo fechados. Se o seu número for alto, significa que seu programa de manutenção preventiva está sendo seguido. Se você estiver 100%, pode significar que é hora de adicionar mais PMs à programação; você parece ter os recursos para isso.

Um número baixo significa que seu programa de manutenção preventiva não está sendo seguido e, no futuro, isso também vai arrastar o PMP para baixo.

Próximas etapas

Se você não tiver um CMMS, obtenha um. Nada tornará o rastreamento de KPIs mais fácil do que um CMMS intuitivo e fácil de usar. Não tem certeza de que um CMMS valerá a pena? Você pode calcular seu ROI do CMMS usando nossa calculadora de ROI. Você terá uma boa ideia de como a matemática funcionará a seu favor. Se você já tem um CMMS, mas não está entregando o que foi prometido, adquira um novo. Em ambos os casos, certifique-se de perguntar sobre os KPIs ao conversar com os fornecedores. Você quer uma solução que facilite o rastreamento e a geração de relatórios.

Se você já possui um CMMS, os KPIs são uma ótima maneira de alavancar seu investimento. Se você ama seu CMMS, mas não tem certeza de como usá-lo para KPIs, ligue para seu provedor e peça treinamento extra. Não tenha vergonha disso. Um bom fornecedor quer que você tire o máximo proveito de seu produto.