Garantindo Conformidade Regulatória em Instalações de Cuidados para Idosos com Soluções Avançadas de CMMS

A longa história de envolvimento de governos federal, estadual e local com instalações de cuidados para idosos tem muitos altos e baixos, mas, no geral, houve um aumento constante no número de regulamentações. Isso significa que os departamentos de manutenção dessas instalações enfrentam desafios de conformidade cada vez maiores. Qual é a solução de longo prazo?

Software CMMS completo ajuda os departamentos a manterem conformidade. Um bom CMMS ajuda você a:

• configurar programas de manutenção preventiva favoráveis à conformidade
• manter-se ágil e adaptar-se rapidamente a novas regulamentações
• manter registros precisos e gerar relatórios ricos em dados

Manutenção preventiva favorável à conformidade

Existem regulamentações tanto para como as coisas são feitas quanto para a frequência. O módulo de manutenção preventiva em um CMMS rico em recursos garante que essas tarefas sejam feitas no cronograma e que nada seja esquecido. Por exemplo, instalações de cuidados para idosos com pacientes sofrendo de demência requerem recursos de segurança muito específicos. Como os pacientes têm risco aumentado de vagar, com consequências possivelmente desastrosas, a ala é protegida com "fechaduras confundidoras" especiais. Cuidadores podem trancá-las e destrancá-las facilmente enquanto os pacientes não conseguem, mas apenas porque não parecem fechaduras e as partes móveis estão inteligentemente escondidas. Se uma fica frouxa, no entanto, pacientes determinados podem abri-las com relativa facilidade. Um programa de manutenção preventiva apoiado por CMMS garante que essas fechaduras sejam verificadas e apertadas regularmente.

E com um bom CMMS, MPs, assim como ordens de serviço de demanda regulares, estão cheias de informações para ajudar técnicos a fazer as coisas tanto no prazo quanto corretamente, incluindo:

• Histórico completo de ordens de serviço do ativo
• Peças e materiais associados
• Instruções detalhadas passo a passo
• Versões digitais de manuais de O&M
• Checklists personalizáveis
• Mapas de piso interativos

Adoção ágil com ordens de serviço ricas em dados

Manter-se atualizado com mudanças regulatórias é tão desafiador que instalações de cuidados para idosos frequentemente têm oficiais de conformidade dedicados. Mesmo para instalações com oficiais, anúncios de emprego para posições administrativas de alto nível ainda geralmente exigem que candidatos tenham forte conhecimento prático das leis aplicáveis.

Felizmente, o chefe do departamento de manutenção não vai ser esperado para ter conhecimento enciclopédico das regras e regulamentos mais recentes. Por exemplo, você não é esperado para saber de cor as regulamentações federais sobre segurança contra incêndio (que, aliás, estão no Livro de Segurança de Vida da Joint Commission/NFPA. Até só a versão PDF parece pesada).

Mas você vai ser esperado para comunicar eficientemente à sua equipe quaisquer mudanças nas políticas e melhores práticas do departamento de manutenção que resultem de novas leis. Quando houver uma nova regulamentação federal sobre como e com que frequência os alarmes de incêndio precisam ser testados, você precisará informar a equipe e então impor as novas políticas.

Um bom software de gestão de manutenção hospitalar torna isso muito mais fácil. Sem um sistema informatizado de gestão de manutenção, você pode ter que chamar uma reunião geral para revisar as mudanças. Ou pode optar por enviar um e-mail e torcer para que todos leiam e entendam. Com um CMMS, porém, tudo o que você precisa fazer é atualizar algumas das ordens de serviço no cronograma de manutenção preventiva existente. Simplesmente alterando a frequência das MPs e atualizando as instruções passo a passo personalizáveis, você garante que os técnicos estão seguindo todas as novas regras.

Quão difícil é mudar as MPs? Nada difícil, e uma das principais razões é que um bom CMMS é apoiado por um banco de dados baseado na nuvem, tornando-o atualizado e acessível de qualquer dispositivo móvel. Em vez de trabalhar com papéis facilmente perdidos ou um milhão de versões diferentes do mesmo arquivo de planilha, todos que acessam o CMMS estão olhando a versão mais atualizada dos dados. Você nunca precisa se preocupar com técnicos usando acidentalmente uma cópia antiga e desatualizada de um formulário ou arquivo.

Relatórios personalizados auto-gerados

Conformidade tem duas partes. Tem a parte de estar em conformidade. E depois tem a parte igualmente importante de provar. Um software CMMS completo torna ambas muito mais fáceis.

Vamos pegar um exemplo básico. Você precisa encontrar a quantidade média de tempo que técnicos levam para encerrar ordens de serviço. Aqui, vamos olhar apenas para ordens de serviço de demanda, então basicamente estamos respondendo "Quanto tempo leva para consertar algo depois que alguém nota que está quebrado?" Sem um CMMS, primeiro você vai precisar reunir todas as suas ordens de serviço de demanda. Com papel ou planilhas, tudo se resume a o quão organizado você tem sido. Talvez você tenha todos os papéis em uma pilha organizada ou todos os arquivos devidamente nomeados e salvos em uma pasta. Se não tem, pode ser um verdadeiro desafio encontrar todos aqueles pedaços de papel e arquivos individuais. O pior é ter que vasculhar sua conta de e-mail procurando arquivos que agora só existem como anexos de e-mail.

Digamos que você os rastreie todos. O próximo passo é começar a passar por eles, um por um, calculando a quantidade de tempo entre ser gerado e ser encerrado. Se estiver usando planilhas, pode ser um pouco mais fácil, mas não importa o que esteja olhando, está diante de uma boa quantidade de cliques e digitação. O último passo é tentar imprimir tudo, e isso significa rearranjar e redimensionar colunas um milhão de vezes tentando fazer tudo caber em uma página.

Com um software CMMS, é completamente diferente. Relatórios são personalizáveis e auto-gerados. Você não precisa rastrear nenhum número. Tudo já está no software, garantido como preciso e atualizado. O CMMS então faz toda a matemática para você, e até imprime os resultados, bem formatados.

Próximos passos

Para instalações de cuidados para idosos, manter conformidade é desafiador; há muitas regras e elas mudam com o tempo. Além disso, falhar é um assunto sério. Em cenários de melhor caso, tudo que você vai enfrentar é uma multa. Cenários de pior caso envolvem perda de qualidade de vida e ferimentos ou pior para alguns dos nossos mais vulneráveis. É terrível.

Um bom software de gestão de manutenção de instalações hospitalares completo e orientado a dados torna manter conformidade muito mais fácil. Se você não tem um, ou tem um e ele não está dando os resultados prometidos, agora é a hora de começar a conversar com provedores. Certifique-se de perguntar como eles lidam com seus dados. Assim como na saúde, um bom provedor de CMMS será muito cuidadoso com informações de outra pessoa. São seus dados e devem sempre permanecer seus. O provedor só vai cuidar deles para você.