5 maneiras de o software CMMS deixar você focado no que importa

É claro que você quer ser eficiente, mas para fazer isso você primeiro precisa remover todas as distrações que matam o impulso e sugam energia que o impedem de se concentrar em suas principais tarefas. E honestamente, isso geralmente não é fácil. A menos que você tenha o CMMS certo.
Uma boa plataforma CMMS, repleta de recursos poderosos, mas também fácil de usar, permite:

1. mantenha o fluxo de trabalho da ordem de serviço fluindo
2. priorize o trabalho que você deixa passar
3. fique de olho no progresso de todos em tempo real
4. manter um programa de manutenção preventiva para reduzir o trabalho reativo e não programado
5. descubra tarefas importantes que você talvez nem conheça

Vamos olhar para eles um de cada vez.

1. O software CMMS ajuda você a evitar que pequenos trabalhos desnecessários se tornem grandes distrações

Uma das melhores maneiras de garantir o fracasso é dividir sua atenção. Já tentou dirigir e enviar uma mensagem de texto ao mesmo tempo? Há uma razão pela qual é ilegal.

Quando o fluxo de trabalho da ordem de serviço fica entupido com tarefas desnecessárias, é difícil manter o foco. Em vez de fazer o trabalho que precisa ser feito agora, você está desperdiçando tempo e esforço em coisas que poderiam ter sido adiadas com segurança ou, em alguns casos, não feitas.

A solução é bloquear completamente o sistema para que você seja o único que possa gerar uma ordem de serviço? Isso garantiria que apenas tarefas importantes fossem adicionadas à lista de tarefas. Mas aqui está o problema:agora você tem apenas tarefas importantes em sua lista de tarefas, mas não tem todas elas. Muitos estão fazendo falta. Mesmo para as menores operações, você não pode esperar que uma pessoa pegue tudo o que precisa ser feito. Simplesmente não é possível. Em vez disso, você precisa incentivar todos a relatar problemas. Todos da equipe de manutenção. Todos os operadores. Até mesmo o pessoal do front-office. Se eles virem algo, eles precisam ser capazes de denunciá-lo de forma rápida e fácil. Dessa forma, nada é perdido e todas as tarefas importantes são adicionadas à lista.

É aqui que um CMMS começa a facilitar sua vida. Os bons vêm com um portal de solicitações que você pode abrir para qualquer pessoa. As pessoas podem enviar solicitações de maneira rápida e fácil. Os e-mails não são embaralhados acidentalmente para pastas de lixo eletrônico. As mensagens de texto não são enviadas acidentalmente para os números errados. Mas agora que você está pescando com uma rede tão grande, você vai pegar coisas que não quer. É ótimo quando um operador percebe um som estranho vindo da prensa hidráulica e relata. Mas e quando um administrador da recepção começa a enviar vários tíquetes sobre as toalhas de papel no banheiro?

É aqui que um CMMS continua facilitando sua vida. Lembre-se, as pessoas estão enviando *tickets*, não ordens de serviço. Uma vez que o CMMS tenha coletado a captura do dia, ele permite que você gerencie ordens de serviço a partir de tickets que você considera importantes e “devolva” qualquer um que não seja. O software CMMS ajuda você a coletar o que precisa e se livrar do que não precisa.

2. O software CMMS coloca as tarefas importantes na frente da linha

Depois de limpar o fluxo de trabalho da ordem de serviço de todas as tarefas desnecessárias, é hora de colocá-las em ordem. Todos eles são importantes e todos serão feitos, mas você precisa decidir quais serão feitos primeiro.

Em alguns casos, você priorizará com base na criticidade. Digamos que você tenha duas tarefas, uma é substituir o motor morto em uma correia transportadora e a outra é substituir uma bomba de backup. Sem essa correia transportadora, toda a sua operação de atendimento é interrompida. Sem aquela bomba reserva? Substituí-lo é importante, mas você tem algum espaço para respirar. Isto pode esperar.

Estabelecer a criticidade é, na verdade, uma arte e uma ciência por si só, mas, em um nível básico, tudo se resume a fazer uma pergunta principal de cada ativo:quão ruim é ruim? Se esse ativo falhar, é claro que é ruim. Mas, quão ruim é ruim? Ruim é apenas outra palavra para irritante? Ou, é o tipo de mal que pode arruinar o seu dia? Quanto vai custar esse mal? Em outros casos, você pode organizar as tarefas sequencialmente. Precisa substituir os parafusos de cisalhamento do soprador de neve que o zelador usa para limpar o estacionamento dos funcionários? Primeiro, você vai querer consertar a porta de metal no galpão onde o soprador de neve está armazenado e agora preso. Até que você possa abrir essa porta, você não pode chegar ao soprador de neve para consertá-la.

A principal lição aqui não é como você prioriza suas ordens de serviço. É que você pode fazer isso facilmente graças ao CMMS. Depois de definir suas ordens de serviço, geralmente é apenas uma questão de alguns cliques aqui e ali para priorizá-las.

3. O software CMMS permite gerar e acompanhar ordens de serviço de qualquer lugar, a qualquer momento, em tempo real.

É muito mais fácil ficar por dentro de um projeto quando você pode acessar instantaneamente informações atualizadas sobre ele. O técnico já iniciou a ordem de serviço? Já fecharam? Você está esperando as peças? Quanto mais você souber sobre a quantidade atual de progresso, mais fácil será chegar ao fechamento.

Para ver como o CMMS torna isso possível, é útil compará-lo aos sistemas tradicionais (que aqui é apenas uma boa maneira de dizer desatualizado) baseados em papel e planilhas. Com ordens de serviço em papel, geralmente há uma cópia que é entregue de um lado para outro dos chefes de departamento para os técnicos até que eventualmente se perca completamente. Mesmo quando o sistema funciona tão bem quanto pode, é complicado e lento.

Precisa gerar uma ordem de serviço?

Volte para sua mesa e pegue sua caneta e formulários.

Precisa atribuir a ordem de serviço?

Seu técnico precisa voltar rapidamente ao escritório de manutenção para buscá-lo.

Agora que eles têm e começaram, precisa descobrir como o técnico está indo?

Chame-os de volta ao escritório ou dirija-se às instalações para localizá-los.

E isso é quando as coisas estão indo bem. Com planilhas, realmente não é melhor. Pode parecer que ter um software de ordem de serviço facilita o compartilhamento. Mas lembre-se:você não está compartilhando a ordem de serviço. Em vez disso, você está criando uma cópia e compartilhando essa cópia. E isso significa que há um monte de cópias desconectadas flutuando por aí. Quando um deles é atualizado, todas as outras cópias ficam imediatamente desatualizadas. Mas as pessoas que os têm não sabem disso.

Com um CMMS baseado em nuvem, tudo fica melhor. Assim que um ticket chega, você é notificado em seu desktop ou dispositivo móvel. Você pode revisar rapidamente o ticket e começar a criar uma ordem de serviço repleta de dados. Com alguns cliques bem posicionados e uma rolagem rápida do menu, você pode incluir:

• listas de verificação personalizáveis
• materiais e peças associadas
• cópias digitais de manuais de reparo e manutenção
• histórico completo de ordens de serviço de ativos
• nível de prioridade

Se o seu CMMS for realmente bom, ele ainda possui mapas de piso interativos.

E como tudo está em um banco de dados CMMS acessível por dispositivos móveis (não um pedaço de papel fácil de perder ou uma planilha desatualizada em breve), todos estão olhando para as mesmas informações sempre atualizadas. Isso é especialmente útil quando os técnicos estão adicionando notas, fazendo upload de imagens digitais e fechando ordens de serviço. Com um CMMS, você nunca perde tempo procurando pedaços de papel ou rolando e-mails antigos procurando anexos de arquivos perdidos há muito tempo. Em vez disso, você está focado no que é importante:onde as pessoas estão agora com suas tarefas.

4. O software CMMS ajuda você a configurar e executar um programa de PM para reduzir o trabalho reativo e não programado

O software CMMS é sinônimo de manutenção preventiva por vários bons motivos. Uma plataforma CMMS completa e fácil de usar facilita muito a configuração e o fechamento de PMs. E isso é importante por causa de todo o tempo, energia, dinheiro e, o mais importante, estresse que um bom programa de PM poupa você. Uma vez que você esteja preparado para encontrar e corrigir pequenos problemas antes que eles se tornem problemas incontroláveis ​​e que prejudiquem o orçamento, toda a sua vida será mais fácil. Aqui está como.

Primeiro, o trabalho é feito de acordo com um cronograma, não aleatoriamente quando as coisas quebram inesperadamente. Todo mundo chega ao trabalho todos os dias sabendo exatamente o que vai fazer. Não há mais surpresas. E como o trabalho é agendado com bastante antecedência, você pode ter certeza de que tem os materiais e peças de que precisa. Chega de vasculhar o estoque de última hora. E chega de correr para consertar um ativo apenas para descobrir que uma peça crítica está a três dias de distância no depósito de um fornecedor. Planejar com antecedência significa que você tem o que precisa, quando precisa. Em segundo lugar, sempre será mais barato trocar o óleo do que substituir um motor avariado. Todos os seus ativos durarão mais e custarão menos para continuar funcionando.

5. O software CMMS mantém você a par de todas as tarefas importantes, incluindo as que estão escondidas à vista de todos.

Às vezes você não consegue ficar por dentro de todas as tarefas importantes porque não sabe quais são todas elas. Parece estranho, certo? Claro que você deve saber o que é importante e o que não é. Bem, você pode responder as seguintes perguntas:

• Qual ​​ordem de serviço do mês passado custou mais mão de obra, material e peças e perda de produtividade?
• Qual ​​ativo custou mais para você continuar funcionando nos últimos seis meses? Quanto custou e que porcentagem do seu orçamento geral consumiu?

Se você não sabe as respostas e não sabe como encontrá-las, você precisa de um CMMS.

Se você não sabe as respostas, mas sabe que pode encontrar depois de gastar muito tempo e energia com uma calculadora e uma pilha de papéis, você precisa de um CMMS.

Porque qualquer CMMS que se preze tem relatórios gerados automaticamente cheios de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que pintam o quadro geral da manutenção para você. Depois de saber para onde seu dinheiro está indo, você pode começar a tomar medidas para gastar menos nessas áreas. Então, ao acompanhar os mesmos KPIs ao longo do tempo, você pode acompanhar seu progresso. Quer saber mais sobre KPIs? Confira nossa postagem no blog sobre o que são e como usá-los, KPIs clássicos para ROI do CMMS .

Próximas etapas

Imagine o quanto sua vida será melhor com uma plataforma CMMS. Imagine-se organizando tudo do seu desktop ou dispositivo móvel. Acompanhamento de cada ordem de serviço em tempo real. Estabelecer e executar um programa de manutenção preventiva suave. Aproveitando os dados do CMMS para descobrir para onde o dinheiro realmente está indo e, finalmente, controlar seu orçamento. Basta imaginar.

Então reserve algum tempo para lembrar da vida agora sem um CMMS. Ordens de serviço antiquadas que facilmente se perdem ou ficam desatualizadas. Esse atraso frustrante entre as coisas acontecendo e você saber sobre elas. Manutenção reativa e imprevisível. Todas aquelas incógnitas.

Agora comece a ligar para os provedores CMMS.