Como o software CMMS protege o valor e reduz os custos

Com a atual incerteza econômica impulsionada pelo COVID-19, a eficiência na manutenção das instalações tornou-se crucial. Agora, mais do que nunca, os gerentes de instalações e manutenção precisam fazer mais com menos. O software CMMS pode ajudar. É uma ferramenta poderosa para proteger valor e cortar custos.

Se o software CMMS estivesse se candidatando a um emprego em seu departamento, seu currículo seria “Grande comunicador com uma mente como uma armadilha de aço e uma verdadeira cabeça para números”.

Introdução rápida ao software CMMS

As plataformas CMMS modernas usam computação em nuvem, o que significa que todos os seus dados residem em um banco de dados seguro que todos da equipe podem acessar de qualquer lugar, a qualquer momento. Chega de perseguir ordens de serviço rabiscadas em pedaços de papel. Chega de procurar anexos de planilhas desatualizadas em e-mails antigos. Tudo está em um só lugar e é seguro, protegido e acessível. E como tudo é feito em tempo real, seu departamento pode reagir perfeitamente às mudanças nas demandas. Todos estão no circuito, trabalhando com os mesmos dados atualizados.

O software CMMS é realmente bom para capturar dados e mantê-los seguros. Também é muito bom para processar esses dados e gerar relatórios repletos de gráficos e KPIs para tomada de decisões orientada por dados. Com alguns cliques rápidos, você pode ver o panorama geral da manutenção. E saber para onde seu orçamento está indo é o primeiro passo para reduzir o desperdício.

Algo que sempre foi verdade, mas recentemente se tornou mais importante, é que seu provedor de CMMS faz todo o trabalho pesado de TI para você. Eles mantêm os servidores, protegem e fazem backup dos dados, atualizam e atualizam o software. Isso significa que não há trabalho extra para a equipe de TI da sua empresa, que provavelmente já está ocupada tentando dar suporte a outros departamentos que fizeram uma mudança não planejada para trabalhar remotamente.

Agora que sabemos o que é e um pouco sobre como funciona, vamos ver como o software CMMS protege o valor e reduz os custos.

Proteja o "conhecimento tribal" com o software CMMS

Para muitos departamentos, seu bem mais valioso é o conhecimento arduamente conquistado dos ativos que eles mantêm. Ninguém conhece melhor uma máquina ou equipamento do que os técnicos que o mantêm em funcionamento. Quando alguém pode diagnosticar um problema simplesmente ouvindo um ativo ou apenas colocando a mão nele para sentir as vibrações, é impressionante. E muito perigoso.

Isso porque assim que você perde os técnicos, também perde todo esse know-how. Este não é um problema novo, e existe até uma grande lenda urbana sobre isso. Na história, um técnico de manutenção se aposenta depois de muitos anos no trabalho. No primeiro mês, ele é chamado de volta por seu chefe desesperado. Uma das máquinas está inoperante e nenhum dos técnicos mais novos sabe como recuperá-la e funcionar. O técnico aposentado chega, dá algumas voltas na máquina e marca um ponto com giz. Essa é a parte que precisa ser substituída, explica ele. Em seguida, ele apresenta a fatura ao seu antigo chefe. A marca de giz? Um penny. Sabendo onde colocar a marca de giz? Dez mil dólares.

O software CMMS protege a experiência e o know-how de todos os seus técnicos, facilitando a inclusão de muitas informações nas ordens de serviço. Lembre-se, as ordens de serviço não são rabiscadas em pedaços de papel ou presas em planilhas. Eles estão dentro do CMMS, facilitando a adição de tudo o que os técnicos precisam para fazer o trabalho corretamente e fechar com eficiência, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis
• Esquemas digitais, manuais e imagens
• Peças e materiais associados

Um bom software CMMS tem até mesmo plantas interativas do local e mapas de piso.

Essa história sobre o técnico aposentado e a fatura de dez mil dólares é apenas isso, uma história. Mas os departamentos realmente perdem muito valor quando os técnicos se aposentam ou se mudam para outras empresas.

Gerencie o inventário com o software CMMS

A má gestão de estoque leva ao desperdício. Quando um ativo está offline, a empresa está pagando aos operadores para ficarem sem fazer nada. Você está pagando técnicos para trabalhar no ativo e, se as coisas demorarem muito, você também poderá pagar horas extras. Há também o custo da produção perdida. Se o tempo de inatividade se estender por tempo suficiente, a empresa poderá ser forçada a executar turnos extras. Se você não tiver as peças e os materiais certos à mão, tudo demora ainda mais, o que significa que todos os custos disparam. Além disso, você também precisa gastar dinheiro extra em entregas urgentes para obter as peças e materiais de que precisa.

Mas manter o máximo possível no estoque não é a resposta. O estoque vem com custos de transporte. Você precisa de um lugar para mantê-lo e, se for sensível à temperatura ou à luz, precisará criar e manter o ambiente certo para ele. Se você não usá-lo a tempo, ele expirará, se degradará ou se tornará obsoleto. Por exemplo, as correias dos ventiladores secam e racham. As peças sobressalentes para uma empilhadeira antiga tornam-se inúteis no instante em que a empresa vende a empilhadeira para sucata. Quando você tem muito estoque, depois de pagar por isso, depois de pagar para armazená-lo, você acaba jogando fora.

Com estoque, muito é tão ruim quanto muito pouco. O software CMMS ajuda você a definir os níveis certos para cada material e peça sobressalente, observando o histórico de ordens de serviço, cronogramas de manutenção preventiva e prazos de entrega dos fornecedores. Você pode encontrar um ponto ideal onde você tem a menor quantidade disponível sem nunca acabar antes que a próxima remessa chegue bem a tempo.

O gerenciamento de estoque sempre foi importante, mas com novas e crescentes tensões nas cadeias de suprimentos, você realmente precisa ter os controles de estoque corretos. Alguns meses atrás, você poderia ficar sem uma peça e não se preocupar muito com isso, porque você sabia que poderia enviá-la de um dia para o outro. Mas agora isso pode não ser uma opção. Como as empresas de transporte se concentram apenas em produtos essenciais, está se tornando cada vez mais difícil obter peças e materiais.

Agende a manutenção preventiva com o software CMMS

É simples. O tempo de inatividade custa muito dinheiro. A manutenção preventiva detecta pequenos problemas antes que eles tenham a chance de se transformar em grandes problemas. Isso reduz o tempo de inatividade e reduz os custos.

Onde entra o software CMMS? Isso torna muito mais fácil configurar e seguir um cronograma de manutenção preventiva. Lembre-se, seu CMMS será embalado com dados sobre suas operações. Quando o banco de dados é configurado pela primeira vez, ele contém dados sobre seus ativos. Então, toda vez que alguém gera ou fecha uma ordem de serviço, o software da ordem de serviço também captura todos esses dados. Todos os dados importantes são adicionados.

E tudo pode ser usado. Com esses dados, você pode ver facilmente não apenas quais ativos precisam de mais atenção, mas também de que tipo. Por exemplo, a esteira transportadora parou de funcionar três vezes nos últimos dois meses. Todas as vezes era porque uma das correias estava desalinhada. Você pode definir uma ordem de serviço preventiva a cada poucas semanas para inspecionar visualmente e ajustar a correia. Uma vez que o cronograma é definido, o software CMMS facilita o acompanhamento. Cada PM está bem ali no calendário. Você pode até configurar o software para enviar lembretes por e-mail.



Independentemente de como o COVID-19 está afetando sua organização, a manutenção preventiva pode ser uma parte importante da resposta. Se você está lidando com uma produção reduzida, agora você tem tempo para investir na configuração de um CMMS, colocando você em uma posição melhor quando as coisas inevitavelmente voltarem. Ou sua organização pode ter sido impulsionada para atender a uma demanda nova e inesperada. Reduzir o tempo de inatividade por meio de manutenção preventiva deve ser um dos seus principais focos.

Comece a usar o software CMMS

Para entender o software CMMS, você precisa fazer mais do que ler sobre ele. Para realmente ter uma ideia de como funciona e como pode funcionar para o seu departamento, você precisa vê-lo em ação.