Por que o gerenciamento de ordens de serviço em papel e planilha é um espetáculo de terror

Com papel, gerar novas ordens de serviço exige muito tempo e esforço, forçando você a incluir o mínimo. Com planilhas, você pode gerar e compartilhar dados rapidamente, mas quando eles começam a se espalhar, você não tem controle sobre eles.

O papel mata seus dados de manutenção e as planilhas os transformam em zumbis. De qualquer forma, você está preso no escuro.

Se você está enfrentando dificuldades com o gerenciamento de manutenção baseado em papel ou planilha, sabe tudo sobre os problemas. Você já está vivendo dentro daquele filme assustador.

Mas vale a pena olhar para esses monstros antigos mais uma vez para entender por que eles causam tantas dores de cabeça. Porque uma vez que sabemos por que eles não funcionam, podemos escolher mais facilmente uma solução de software CMMS moderna que funcione.

Ordens de serviço em papel matam seus dados de manutenção

Não é de surpreender que tantas organizações e indústrias estejam tentando ficar sem papel. Todos, do seu banco local às companhias aéreas internacionais, fizeram a troca há muito tempo por causa de todos os problemas ao tentar executar uma operação moderna com uso intensivo de dados enquanto dependia do papel.

Muitos dos problemas se resumem a quão difícil é gerar dados e quão difícil é não perdê-los. O resultado? Ineficiências que custam tempo e dinheiro.

Feito à mão é ótimo para comida, e a experiência prática é o melhor tipo de experiência

Mas qualquer coisa “manual” é simplesmente horrível quando se trata de dados, incluindo ordens de serviço, onde você precisa de forma confiável:

• Gerar
• Priorizar
• Atribuir
• Capturar
• Alavancagem

Olhando para essa lista, isso é basicamente tudo o que você precisa fazer com seus dados.

Copiar tudo à mão significa que você pode incluir apenas a quantidade mínima de informações

Vamos comparar o que você gostaria de incluir nas ordens de serviço com o que normalmente pode. Para ajudar os técnicos a chegar ao local preparados, trabalhar com eficiência e fechar mais cedo, você deseja que eles tenham:

• Históricos abrangentes de manutenção e reparo de ativos
• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis ​​
• Peças e materiais associados
• Imagens relacionadas, esquemas, manuais de O&M e garantias
• Mapas interativos e plantas baixas

Quanto você poderia incluir razoavelmente com uma ordem de serviço em papel? Mesmo se você estivesse disposto e pudesse desperdiçar todas as manhãs em frente à fotocopiadora do escritório, sempre levará muito tempo e muitos recursos para produzir ordens de serviço em papel com até mesmo uma fração dessas informações.

E mesmo se você tivesse tempo e estivesse administrando uma fábrica de papel para que o papel fosse basicamente gratuito, os técnicos precisariam de carrinhos de mão apenas para carregar um dia de ordens de serviço.

No final, as ordens de serviço em papel sempre têm apenas as informações mínimas, deixando para os técnicos descobrir muitas coisas por conta própria, solucionando problemas quando poderiam estar trabalhando, desperdiçando o tempo de todos reinventando a mesma roda.

E quando os técnicos desperdiçam seu tempo, você está desperdiçando seu dinheiro.

Esse pequeno dado provavelmente também está cheio de pequenos erros

Qual é o pior tipo de erro, porque nada é pior do que falhar “silenciosamente”. Se você puder ver um erro imediatamente, poderá corrigi-lo. Mas quando pode passar facilmente por você porque é pequeno, há mais chances de um grande desastre mais tarde.

Aqui está um exemplo rápido. Há dois freezers idênticos na parte de trás, e um deles precisa de uma inspeção seguida de algumas tarefas rápidas de manutenção preventiva. Quando você copia as informações na ordem de serviço em papel, você acidentalmente anota o número errado, levando os técnicos a trabalhar no freezer errado. Aquele que precisava do trabalho é ignorado – até que se desfaça por falta de atenção.

E esses pequenos erros tornam seus relatórios de manutenção não apenas frustrantes e demorados, mas também imprecisos

Passamos muito tempo falando sobre como o papel dificulta o trabalho com dados, mas vale a pena voltar um pouco e perguntar:“Por que precisamos desses dados em primeiro lugar? Por que é importante para nós ter bons dados?”

Boa pergunta. E a resposta é porque conhecimento é poder. E saber é metade da batalha. E um monte de outros ditados populares e citações famosas que destacam a importância do conhecimento.

Quando você tem os números certos, você pode tomar as decisões certas.

Mas quando você é forçado a confiar no papel, é provável que seus números sempre estejam um pouco errados. Primeiro, é fácil perder um pedaço de papel, e isso significa que muitos dos seus dados simplesmente desaparecem. Se você quiser saber quanto gastou em manutenção no mês passado, o primeiro passo é rastrear todos aqueles pequenos pedaços de papel. Quantos você poderia obter de forma confiável? E depois há aqueles pequenos erros na papelada que você pode coletar, que se agravam quando você tenta redigir relatórios.

De volta ao exemplo de identidade equivocada de um freezer. Houve um pequeno, mas crítico, erro na ordem de serviço original, que levou a equipe a trabalhar no ativo errado. A partir daí, o erro piora quando você adiciona os números errados ao mix para o relatório de manutenção mensal. Agora, em vez de saber para onde seu dinheiro está indo no orçamento, você pensa que está indo para outro lugar.

E quando você tenta usar seus relatórios para direcionar melhor seu cronograma de manutenção preventiva, está espalhando esse erro, levando-o adiante, onde pode causar ainda mais problemas para você e a equipe de manutenção.

Mesmo uma rápida olhada nas ordens de serviço em papel, e podemos ver por que quase todos estavam empolgados em pular para as ordens de serviço da planilha. Mas eles apenas introduziram novos problemas.

Ordens de serviço de planilha transformam seus dados de manutenção em zumbis

Aqui, você está lutando com o problema oposto que tem com o papel. Agora, em vez de os dados serem escassos e facilmente perdidos, você tem muitos dados, mas nunca pode realmente confiar neles.

Para entender melhor o principal problema com planilhas, devemos começar com uma rápida revisão da diferença entre uma cópia e uma versão de um arquivo.

Pense no fluxo de trabalho de ordem de serviço padrão baseado em planilhas. Você recebe uma solicitação de manutenção e decide gerar uma ordem de serviço. A boa notícia é que você está sentado em sua mesa, então você pode rapidamente ligar o computador desktop e acessar seu programa de planilha. A partir daí, você pode digitar algumas informações, copiar e colar algumas informações relacionadas de modelos ou ordens de serviço mais antigas.

O que você tem é o arquivo original da ordem de serviço em sua área de trabalho.

Em seguida, você abre sua conta de e-mail, anexa o arquivo a um e-mail e o envia para um técnico de manutenção. Mas eles nunca conseguem esse arquivo. Em vez disso, eles obtêm uma cópia dele. Então agora há o original em seu desktop e a cópia no dispositivo móvel do técnico.

Assim que esse técnico fizer algum trabalho, adicionar ou alterar algo em sua cópia da ordem de serviço, esse arquivo passará de uma cópia a uma versão. É mais ou menos o mesmo que o original, mas diferente o suficiente para tornar sua cópia desatualizada. Lembre-se, nada está conectando esses dois arquivos. Cada vez que você muda um, o outro fica cada vez mais desatualizado. Você dobrou a quantidade de dados que possui, mas apenas metade deles é atual. E se a equipe compartilhar esses arquivos algumas vezes como anexos de e-mail, a quantidade de dados desatualizados aumentará exponencialmente.

São basicamente dados de zumbis.

O software CMMS é a solução segura para o gerenciamento de ordens de serviço de manutenção (também cronogramas de manutenção preventiva)

Para uma comparação direta de maçãs com maçãs, vamos dar uma olhada mais uma vez na lista de coisas que você precisa fazer com seus dados:

• Gerar
• Priorizar
• Atribuir
• Capturar
• Alavancagem

Percorrendo a lista, analisando alguns desses itens mais de perto, podemos ver o quanto uma solução CMMS moderna pode tornar a vida de todos.

O banco de dados central mantém tudo fácil, seguro, protegido, atualizado e acessível

No coração de um bom CMMS está o banco de dados onde todos os seus dados residem com segurança. Esta é a chave para se livrar de todos os problemas de tentar usar papel ou planilhas para executar a manutenção. Em vez de ter seus dados perigosamente espalhados em um milhão de pedacinhos de papel onde são facilmente perdidos ou se multiplicam aleatoriamente dentro de infinitas células de planilhas, você tem tudo em um só lugar, onde o CMMS mantém tudo automaticamente atualizado em tempo real.

Gerar ordens de serviço com modelos

Com um banco de dados central, é fácil gerar ordens de serviço repletas de dados, porque tudo já está lá para você adicionar à ordem de serviço. Um bom CMMS ainda vem com modelos, o que significa que agora você pode adicionar instruções passo a passo abrangentes e listas de verificação personalizáveis ​​em apenas alguns cliques. Precisa criar um monte de ordens de serviço de manutenção preventiva? O CMMS facilita para você gerando-os automaticamente de acordo com sua programação personalizada de PM.

Priorize e atribua ordens de serviço com painéis

Ao contrário de papel e planilhas, um bom CMMS facilita a visualização de todas as ordens de serviço de uma só vez, oferecendo uma visão geral fácil de entender de suas operações. Com painéis limpos e simples, tudo está bem na sua frente, facilitando a compreensão e a organização.

Com papel, você precisaria de tantos post-its que basicamente colocaria papel de parede em seu escritório. E com planilhas, você precisaria instalar cinco telas em sua área de trabalho.



E então, quando você o organiza, o software moderno de gerenciamento de ordens de serviço facilita a atribuição de trabalho. Notifique-os usando notificações por e-mail ou smartphone e, assim que acessarem o software, eles poderão ver exatamente o que você atribuiu a eles, além de todas as informações extras que você colocou na ordem de serviço para ajudá-los a fechar com eficiência.

Capture e aproveite os dados da ordem de serviço com relatórios

Os técnicos de manutenção começam consumindo dados do CMMS, mas também aumentam rapidamente. Toda vez que eles fecham uma ordem de serviço, carregam uma imagem ou adicionam uma tarefa ou comentário de ordem de serviço, estão adicionando dados.

Que é exatamente o que você quer. Com a ajuda do banco de dados central, esses novos dados mantêm tudo atualizado. Agora, em vez de atribuir uma ordem de serviço e nunca saber o que está acontecendo com ela, você está dentro do loop de dados, capaz de rastrear tudo de qualquer lugar.

Contanto que você esteja conectado ao CMMS, você está conectado a tudo.

E não apenas você pode ver esses dados agora, mas também pode usá-los mais tarde. Como você sabe que é preciso, coletado em tempo real pelo CMMS (não rabiscado em papel ou copiado um milhão de vezes em planilhas desconectadas), você pode usá-lo com confiança para criar relatórios para rastrear tudo, desde seus recursos de mão de obra até seu inventário.

Qual dos seus ativos lhe custou mais para manter em funcionamento no mês passado?

Com que rapidez você pode responder a essa pergunta agora mesmo sobre suas operações de manutenção? Se você está tentando confiar em papel ou planilhas, encontrar a resposta certa envolve muito folhear a papelada ou clicar para frente e para trás entre os arquivos.

Com o CMMS certo, todo esse processamento de números é feito para você. Você pode até criar rapidamente gráficos e tabelas fáceis de ler e entender usando o módulo de relatório do CMMS. Finalmente, o panorama geral da manutenção está bem na sua frente, não escondido dentro de pilhas de papel ou anexos de arquivos de e-mail.

Próximas etapas

Cansado de tentar interminavelmente ficar à frente dos desastres iminentes de ordens de serviço em papel e planilhas? Pode ser menos dramático do que isso, e você está cansado das constantes dores de cabeça de baixo grau do gerenciamento de ordens de serviço antiquado.

Agora é a hora de atualizar seus fluxos de trabalho e rebaixar seus aborrecimentos.

Comece entrando em contato com os provedores de CMMS para saber mais sobre suas opções.