Como aproveitar ao máximo sua avaliação gratuita do CMMS

Uma avaliação gratuita pode ser uma parte importante para encontrar a solução CMMS certa. É sua chance de colocar as mãos no software, ver como ele funciona e decidir se funciona para você.

Mas é como a maioria das oportunidades:você precisa estar preparado para aproveitar ao máximo.

Quando se trata de testes gratuitos, o que você deve procurar e quais são as melhores maneiras de encontrá-lo?

Aqui estão algumas das etapas que você pode seguir para aproveitar ao máximo sua avaliação gratuita.

Comece a preparar antes do início do teste

É uma boa ideia começar antes do início oficial do teste. Geralmente, você tem cerca de duas semanas de acesso, o que é bastante tempo, mas você não quer perder nada fazendo o trabalho braçal que poderia ter feito mais cedo.

Como é esse trabalho braçal?

Certifique-se de ter uma noção clara do que deseja realizar com o teste. Pode ser tão simples como “Quero saber se esta solução de software CMMS é boa” até tão complexa quanto uma lista de verificação de 100 itens cobrindo todos os aspectos do design e aplicação do software CMMS.

Reserve um tempo para ter a chance de explorar o CMMS. Se você já sabe que a próxima semana está cheia de PMs envolvendo toda a equipe mais fornecedores terceirizados e, além disso, espera uma grande remessa de peças e materiais que precisam ser classificados e cuidadosamente adicionados ao seu inventário . Além disso, três de seus melhores técnicos estarão de férias…

Toda semana é ocupada para os departamentos de manutenção, especialmente se o motivo pelo qual você está procurando soluções CMMS modernas é que ainda está lutando com métodos antigos de papel e planilha. Agende algum tempo para garantir que você aproveite ao máximo o teste.

Reserve um tempo para qualquer outra pessoa que você queira ver o software também, especialmente os técnicos de manutenção. Pode ser tão formal quanto uma reunião sentada até informal como um bate-papo durante o almoço.

Em todos os setores, as taxas de falha para implementações podem chegar a 80%, geralmente porque as pessoas que deveriam usar o software decidem que é muito difícil de aprender, que apenas atrapalha.



Você pode evitar esse problema certificando-se desde o início de que os técnicos estão a bordo. Obter a reação certa deles ajuda bastante a tornar todo o seu projeto CMMS um sucesso.

Certifique-se de ter as informações de contato de alguém do provedor CMMS. Se você já está no estágio em que está fazendo um teste gratuito, é garantido que você está no radar de alguém e que eles sabem como entrar em contato com você. Mas certifique-se de saber como contatá-los se tiver alguma dúvida durante o teste gratuito.

Com isso feito, podemos começar a ver como maximizar seu teste gratuito do CMMS assim que ele for iniciado.

Não pense apenas em termos de recursos; procure também a facilidade de uso do CMMS

É tentador mergulhar direto nos recursos, mas há algumas coisas que você deve verificar primeiro.

E o primeiro da lista é o UX geral, o layout e a facilidade de uso.

Abra o CMMS em quantos dispositivos diferentes puder, incluindo desktop, tablet e smartphone. Compare como fica em cada tela. É perfeito no desktop, mas lotado no celular? Faz mais sentido no tablet do que na tela do computador em sua mesa no escritório de manutenção?



Por que isso importa? Lembre-se de que cada tipo de usuário acessa principalmente o CMMS de um dispositivo. Então, quando o CEO está executando relatórios, é no desktop. Mas quando os técnicos estão verificando ordens de serviço e escaneando códigos de barras, é no aplicativo de manutenção móvel. Ao avaliar o desempenho do CMMS para um determinado usuário, verifique se está olhando para o dispositivo correspondente.

Veja o quanto você pode descobrir por conta própria. Apenas olhando para o software, onde as coisas estão na tela e como elas são rotuladas, quanto você consegue descobrir?

Deve ser muito. Se uma empresa projeta seu software corretamente, geralmente deve ser autoexplicativo. Isso não significa que você vai dominar o software da noite para o dia. O software CMMS não é o mesmo que aplicativos de jogos como Candy Crush ou Tetris, que você pode pegar principalmente com tentativa e erro. Mas quando um CMMS é realmente fácil de aprender, você deve obter uma boa compreensão básica das coisas rapidamente.

Concentre-se nos recursos do CMMS que você sabe que precisa

Muitos softwares de gerenciamento de manutenção vêm com longas listas de recursos, mas você deve se preocupar apenas com os que você usará. É o mesmo que escolher um pacote de cabos. Não importa quantos canais você tenha; importa quantos você consegue assistir. E, como acontece com o cabo, as soluções modernas de software de gerenciamento de manutenção são um serviço de assinatura. A última coisa que você quer é pagar por um monte de coisas que você nunca vai usar.



Isso pode parecer um conselho estranho no início, mas pode ser útil não pensar em recursos. Em vez disso, concentre-se em fluxos de trabalho, coleções de recursos relacionados que funcionam juntos para ajudá-lo a realizar tarefas de manutenção. Por quê? Porque é assim que as pessoas usam o software CMMS.

Por exemplo, você pode se concentrar neste caso de uso comum:

1. Gerar uma nova ordem de serviço sob demanda
2. Atribua-o a um técnico de manutenção
3. Aceite a ordem de serviço
4. Adicione alguns comentários à ordem de serviço
5. Feche-o
6. Revise seu histórico usando KPIs e relatórios

Agora, em vez de apenas saber como os recursos funcionam, você tem uma noção de como seria usar o CMMS todos os dias.

Verifique as diferenças entre o aplicativo e a área de trabalho

Isso remonta a tentar ter uma noção de como o software funciona de maneira diferente para diferentes usuários. Além disso, você deseja verificar para garantir que não perca nenhum dos recursos.

O aplicativo Hippo CMMS Mobile é um exemplo perfeito. Se você experimentar apenas a versão para desktop, perderá todos os recursos do aplicativo.



Por que existem recursos diferentes para dispositivos diferentes? Como o aplicativo fica diretamente no dispositivo móvel, ele pode se vincular diretamente ao software e ao hardware, criando oportunidades para novos recursos, incluindo:

• Notificações push
• Leitura de código de barras
• Fala para texto em ordens de palavras
• Sincronização off-line

Se houver recursos apenas no aplicativo, reserve um tempo para verificá-los.

Verifique também o suporte, os recursos e as atualizações de software dos provedores de CMMS

Depois de dar uma olhada no UX e na facilidade de uso e layout, você pode ver os recursos e como eles se integram aos fluxos de trabalho.

A partir daí, certifique-se de passar algum tempo examinando o centro de recursos do provedor. Não é estritamente parte do software, mas é uma parte importante da experiência geral do usuário, e é isso que você está tentando entender durante a avaliação gratuita.

Os especialistas em design da Apple são famosos por seu trabalho pioneiro em experiência do usuário, que eles definem de forma surpreendentemente ampla. Na verdade, um de seus designers-chefe explicou que a experiência do usuário é todas as suas interações com o produto, até a facilidade de transportar seu novo computador da loja para o carro. Então, eles redesenharam as caixas para torná-las mais fáceis de transportar e mais provavelmente caber nos bancos traseiros.

Tente revisar todas as ferramentas de suporte, incluindo

• Recursos
• Vídeos
• Tutoriais de recursos

Resumo rápido

As avaliações gratuitas são uma ótima maneira de explorar o software CMMS e encontrar aquele que funciona melhor para você. A chave para tirar o máximo proveito do julgamento é vir preparado. Agende algum tempo para você e sua equipe examinarem o CMMS.

Não se concentre apenas nos recursos. Primeiro, observe o layout geral e o design. Lembre-se, se for difícil de usar, ninguém em sua equipe de manutenção irá usá-lo. Reserve algum tempo para pensar em alguns casos de uso comuns para testar. Faz mais sentido pensar em termos de fluxos de trabalho do que em recursos individuais.

Não se concentre apenas no software. Sua avaliação gratuita é uma chance de explorar toda a experiência do usuário, incluindo a verificação de alguns dos recursos.

Próximas etapas

Agora que você sabe como aproveitar ao máximo, é hora de se inscrever agora para sua avaliação gratuita de 14 dias com o Hippo CMMS.