O que é programação de manutenção?

Quando você tem o cronograma de manutenção correto, você pode melhorar a eficiência, a precisão e economizar nos custos.

Mas como configurar o melhor cronograma?

Todas as organizações buscam a máxima qualidade, mas com custo mínimo, tempo de inatividade e problemas potenciais. O agendamento de manutenção, combinado com o planejamento de manutenção, ajuda a mapear as melhores maneiras de tornar isso realidade.

Mas primeiro, vamos ter certeza de que estamos começando do ponto certo.

O que são planejamento de manutenção e programação de manutenção?

Planejamento de manutenção e programação de manutenção são duas coisas diferentes.

A programação de manutenção é um trabalho planejado que inclui quem, o quê, quando e onde as tarefas.

O planejamento de manutenção é um processo que ajuda a identificar e resolver problemas em potencial antes que eles saiam do controle.

A manutenção programada ajuda você a programar a quantidade máxima de horas disponíveis, com base em seus recursos. Eles são normalmente organizados por prioridade, com as ordens de serviço de maior prioridade em primeiro plano. Você pode usar a manutenção programada para minimizar o número de recursos externos e maximizar a mão de obra interna, o que reduz custos e acelera drasticamente todas as tarefas. A manutenção programada permite que você implemente trabalhos de manutenção preventiva quando necessário para minimizar ainda mais o tempo de inatividade potencial e aumentar a eficiência.

Qual ​​é o objetivo do agendamento de manutenção?

O agendamento de manutenção é uma maneira de organizar todas as tarefas para melhorar a eficiência, acelerar o fluxo de trabalho, reduzir custos e evitar problemas. Antes de começar, considere estes princípios básicos de programação de manutenção.

Priorize o planejador

Se o seu planejador está muito ocupado fazendo ordens de serviço de manutenção que poderiam ser feitas por outros técnicos, seu planejamento fica para trás. Você deve removê-los das tarefas gerais e fazer com que eles se concentrem no cronograma para que tenham tempo suficiente para completá-lo. Ter tarefas gerais atribuídas a outros membros da equipe.

Foco no futuro

Seu planejador deve se concentrar no trabalho futuro. Faça isso dando ao seu departamento de manutenção uma semana já planejada de trabalho em atraso que seu planejador pode usar para ajudar a criar cronogramas.

Esta semana de trabalho em atraso planejado é benéfica para criar um cronograma completo, porque os técnicos que concluem o trabalho podem dar feedback ao planejador para fazer alterações, dar ideias sobre como melhorar o cronograma e trazer à tona quaisquer problemas que ocorreram.

Usar arquivos em nível de componente

Os arquivos do seu planejador não devem ser arquivos em nível de sistema, mas arquivos individuais em nível de componente. Eles podem ser mantidos em um sistema seguro com base nos números das etiquetas dos equipamentos. Quando houver um novo maquinário, seu planejador deve criar um novo mini-arquivo (arquivo em nível de componente) e dar a ele o mesmo rótulo dos outros equipamentos para que possa usá-lo para melhorar processos futuros.

Seu planejador cria esses arquivos para todos os equipamentos depois que a equipe de manutenção fecha a primeira ordem de serviço. Ao adicionar arquivos e números de tags, eles organizam melhor que, ao compará-los ao longo do tempo, os ajuda a planejar com mais eficiência.

Confie no seu planejador

Você escolheu seu planejador por um motivo.

Os planejadores trazem suas próprias habilidades e experiência para o trabalho, o que os ajuda na criação de ordens de serviço e agendamento porque sabem o que é melhor para o equipamento. Eles sabem o que faz as coisas fluírem com mais eficiência e podem determinar quanto tempo tarefas específicas devem levar.

Para fazer essas escolhas, os planejadores usam seu melhor julgamento com base em dados técnicos, de comunicação e organizacionais. Eles podem designar funcionários de nível sênior com mais habilidades para ordens de serviço de alta prioridade para minimizar possíveis problemas. Ter um técnico experiente minimiza a quantidade de erros.

Além disso, isso dá aos planejadores uma vantagem. Como eles sabem quanto tempo uma tarefa deve levar e sabem historicamente quanto tempo leva para um trabalhador realizar um trabalho, eles podem ver quando pode haver um problema ou perda de tempo.

Por exemplo, se uma tarefa geralmente leva duas horas para ser concluída e os dados que chegam mostram que um trabalhador está levando 8 horas para concluí-la, os supervisores podem intervir e descobrir por que isso está acontecendo. A partir daí, eles podem implementar uma solução para minimizar o tempo de inatividade e resolver o problema com eficiência.

Reconheça as habilidades de seus técnicos

Seus técnicos têm as habilidades para fazer o trabalho corretamente e no prazo. Seu planejador deve aproveitar essas habilidades e trabalhar em conjunto com os técnicos para criar os melhores e mais detalhados procedimentos e listas de verificação para aumentar a eficiência.

Quando o planejador estiver criando o cronograma de manutenção, verifique se ele está agendando as tarefas certas para os técnicos certos. Não agende um trabalhador menos qualificado para uma tarefa de alta prioridade e tente não usar um trabalhador altamente qualificado para uma tarefa mais básica.

Use a amostragem de trabalho para medir o desempenho

“Tempo de chave” é a quantidade de tempo que os técnicos podem trabalhar em tarefas. Muitas vezes, os técnicos são interrompidos e forçados a trabalhar na manutenção de emergência, ou encontram atrasos em seu trabalho, como se estivessem aguardando liberação, uma ferramenta chegar ou ter que viajar para locais. O tempo de chave mede o tempo que os técnicos realmente trabalham em suas tarefas atribuídas.

Isso ajuda os planejadores a entender quanto tempo é perdido com atrasos ou manutenção não planejada e quanto tempo é gasto fazendo o trabalho atribuído. Quando você planeja e agenda o trabalho, reduz drasticamente os atrasos. Compreender o quando e o porquê dos atrasos ajuda o planejador a planejar esses atrasos e levá-los em consideração na programação.

Use a programação para criar planos de trabalho

Você precisa conhecer os detalhes de um trabalho para criar o cronograma certo para sua conclusão. Para agendar o trabalho, os planos de trabalho devem incluir:

• Número de técnicos disponíveis
• Nível mínimo de habilidade dos técnicos
• Horas de trabalho disponíveis por nível de habilidade
• Estimativa do tempo necessário

O planejador precisa se fazer perguntas sobre o que tudo vai para o trabalho. O trabalho requer fiação? Quanto tempo leva para que os técnicos possam entrar e terminar o trabalho? Certifique-se de que todas as pessoas necessárias estejam no cronograma para concluir o trabalho com eficiência.

Priorize todos os trabalhos

Ter sua equipe sabendo o que é prioridade toda semana e o que é menos urgente é a chave para concluir tarefas importantes rapidamente e aumentar a produtividade. As agendas semanais são úteis para coordenar essas tarefas e você pode se concentrar nas prioridades da semana em vez do trabalho acumulado.



Ao priorizar as ordens de serviço, você pode ver se elas precisam fazer parte de uma programação diária ou semanal. Ao agendar por prioridade, você aumenta a produtividade e garante que a equipe esteja encerrando o trabalho mais importante, o que significa menos tempo de inatividade para seus ativos e equipamentos, tanto programados quanto não programados.

Programação com base na equipe disponível

Seu planejador deve criar um plano com base no número de horas de técnico disponíveis estimadas para uma semana usando dados de backlog. Quando você inicia sua programação, uma previsão de uma semana é suficiente. Ainda assim, com o passar do tempo, seu planejador desenvolve um controle melhor sobre quantos técnicos estão disponíveis e as prioridades das tarefas, para que possam agendar mais no futuro.

Programação com base nas horas disponíveis

Em geral, o cronograma deve mostrar quanto trabalho pode e precisa ser programado. Como refletido nas seções anteriores, o planejador reúne quais tarefas devem ser atribuídas com base na prioridade, horas de trabalho disponíveis, técnicos disponíveis e seu nível de habilidade.

Cem por cento de todas as horas disponíveis para a próxima semana podem ser agendadas com antecedência, para que não haja tempo de inatividade entre os técnicos que não sabem o que precisam fazer.

Deixe que os líderes de equipe cuidem do dia-a-dia

Com base nas prioridades, sua equipe deve consultar um cronograma diário criado pelo planejador para realizar os trabalhos importantes primeiro e se concentrar nos trabalhos que já estão em andamento para que possam ser concluídos rapidamente.

Os líderes de tripulação também devem ser encarregados de lidar com quaisquer problemas de emergência que surjam ao longo da semana de trabalho.

Use o cumprimento do cronograma para medir o desempenho

Quando seu planejador fizer a programação de uma semana, depois que a semana for concluída, use os dados coletados dessa programação para ver o quão bem-sucedida ela foi.

Onde você perceber que houve problemas ou as coisas foram concluídas em menos tempo do que o esperado, faça ajustes.

Quais são os benefícios da manutenção programada?

A programação de manutenção e o planejamento de manutenção andam de mãos dadas. Quando você usa ambos corretamente e em todo o seu potencial, o agendamento de manutenção traz muitos benefícios, incluindo:

• Maior produtividade
• Aumento da eficiência
• Diminuição de peças sobressalentes
• Fluxos de trabalho gerais aprimorados
• Menos lesões e menos estresse
• Tempo de inatividade reduzido
• Menos movimentação de recursos
• Custos cada vez menores

É por isso que é crucial garantir que seu planejador programe tudo corretamente, usando os dados mais precisos para tomar as melhores decisões.

Como faço um cronograma de manutenção?

Comece desenvolvendo uma estratégia geral para 100% das horas de trabalho possíveis. Se você tiver algum, inclua notas anteriores de técnicos anteriores que trabalharam em equipamentos em seus planos de trabalho. Além disso, se houver notas de procedimentos existentes, você também poderá incluí-las.

aqui estão seis etapas a serem seguidas para criar um cronograma de manutenção.

1. Certifique-se de que você está pronto para começar

Certifique-se de que sua organização está a bordo. Apresente suas ideias explicando como ele reduz custos, oferece um ROI maior para sua organização, aumenta a eficiência e a produtividade e ajuda a localizar e corrigir pontos fracos.

2. Analise a situação

Reúna toda a representação de todos os departamentos - técnicos, líderes de equipe, supervisores, partes interessadas, quem puder ajudar a dar uma visão clara de onde a organização está atualmente. Com todos juntos, crie um esboço da situação atual e dos problemas que você está enfrentando atualmente e crie um cronograma que possa ajudá-lo a corrigi-los.

3. Comece os preparativos

Seu planejador precisa trabalhar diretamente com a equipe de manutenção para criar documentação, mapas de processos, funções e responsabilidades. É essencial atualizar seu CMMS e fazer as alterações necessárias com essas novas informações. Com uma solução CMMS moderna, você só precisa fazer essas alterações uma vez, pois as informações são atualizadas de forma geral para todos que têm acesso, para que você não precise se preocupar com falhas de comunicação.



A partir daqui, você pode implementar sessões de treinamento para funções recém-criadas.

4. Iniciar a implementação

O objetivo aqui é tornar esses horários semanais parte do novo normal. Pode levar alguns meses de treinamento, mas a equipe pode se adaptar ao cronograma ao longo do tempo. Um sistema CMMS ajuda a conseguir isso por ter todos os seus dados prontamente em um só lugar.

Lembre-se de que o planejador não deve fazer nenhum outro trabalho, exceto criar cronogramas, e todos os outros trabalhos devem caber ao restante da equipe.

5. Configure um processo de revisão

Finalmente, você está nos estágios de encerrar sua nova agenda. Quando você finalmente terminar a fase de coaching, você quer garantir que todo o seu trabalho duro não seja desfeito.

Não deixe seus funcionários sentirem que seu trabalho duro não é visto. Eles estão trabalhando duro para entrar no ritmo da nova programação, então comemore suas vitórias. Envie uma avaliação, veja o que as coisas poderiam estar indo melhor, o que eles fazem e não acham que está funcionando e assim por diante. Faça check-in com sua equipe de vez em quando para garantir que as coisas também estejam funcionando bem.

6. Apontar para "perene"

Agora você tem seus horários definidos. No entanto, os procedimentos devem melhorar continuamente e você deve sempre revisar suas métricas nas reuniões para garantir que ainda esteja atingindo suas metas.

Dicas extras

Aqui estão mais algumas dicas para garantir que seu planejador faça a melhor programação possível para sua organização:

• Certifique-se de que todos os seus planos de trabalho sejam concisos e facilmente compreensíveis. Os técnicos não devem fazer um jogo de adivinhação ao tentar descobrir como concluir uma tarefa e não devem perder tempo pedindo ajuda ou informações adicionais.
• Ao receber feedback, use-o. As informações vêm de alguém que está trabalhando na tarefa e é uma maneira fácil de saber onde fazer melhorias. Também é bom que seus técnicos e funcionários saibam que estão sendo ouvidos.
• Considere sempre o histórico do equipamento. Se houver alguma informação existente para um equipamento, incluindo notas de quem trabalhou nele antes, certifique-se de incluir isso. Qualquer informação omitida pode causar atrasos ou falhas no futuro.

Contanto que todas as horas de trabalho estejam sendo preenchidas, as tarefas sejam organizadas por prioridades e seu CMMS esteja em vigor, um cronograma deve tornar seu fluxo de trabalho suave e eficiente.

Quais são alguns exemplos de manutenção programada?

Existem infinitas possibilidades para o que você pode incluir em seu cronograma de manutenção específico, mas aqui estão apenas alguns exemplos para dar uma ideia dos tipos de tarefas geralmente incluídos nos cronogramas de manutenção.

Cronograma de manutenção do transporte público:

• Agência/organização
• Código do equipamento
• Descrição do equipamento
• Condição
• Idade
• Vida útil restante
• Custo de substituição

Esta lista é para transporte público, mas pode ser facilmente usada para muitos tipos de locais de trabalho. O seguinte é semelhante, mas inclui horários adicionais para serem ainda mais detalhados. Isso ajudará os técnicos a serem ainda mais precisos e aumentarão a eficiência.

Cronograma de manutenção de máquinas:

• Nome da máquina
• Condição
• Local
• Atribuído a
• Data da última manutenção
• Frequência de manutenção (em dias)
• Próxima data de manutenção
• Próxima data de manutenção
• Observações

A lista é para datas de manutenção concluída para refrigeração.

Plano de manutenção de refrigeração:

• Limpeza sob pressão de todas as serpentinas do condensador refrigeradas a ar
• Inspeção de evaporadores
• Limpeza sob pressão de todos os drenos
• Verifique todos os motores e pás do ventilador
• Verificação de temperatura
• Verificação de ciclismo
• Verificação do nível de refrigerante
• Inspeção de juntas e vedações de portas
• Inspeção de dobradiças e fechos automáticos de portas
• Motores de óleo ou rolamentos quando existem portas de óleo
• Verifique o termostato da unidade
• Para precisão
• Verifique o isolamento da unidade
• Inspecione a fiação da unidade
• Verificar configuração e operação do relógio de degelo
• Inspecionar compressor da unidade
• Recomendações/notas

Cada cronograma de manutenção é único para cada organização e deve ser o mais detalhado possível para que a equipe não perca nada.

Próximas etapas

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Resumo do CEO

As soluções de software CMMS ajudam os departamentos de manutenção a manter ativos críticos on-line por menos dinheiro, simplificando processos e capturando e aproveitando dados confiáveis. Ao contrário dos sistemas de gerenciamento mais antigos, um CMMS moderno vive na nuvem, garantindo que todos tenham acesso a dados atualizados. Isso significa menos falhas de comunicação e erros, economizando dinheiro e recursos. As organizações de todos os setores podem ver benefícios concretos dos sistemas, incluindo mais tempo de atividade e menos desperdício de tempo e dinheiro. Ao escolher um CMMS, é importante considerar não apenas os recursos, mas também a experiência completa do usuário, incluindo implementação, treinamento e suporte contínuo. O uso do software CMMS para sua programação de manutenção ajuda a reduzir custos e minimizar o tempo de inatividade.