O que é um diretor de manutenção e o que ele faz?

Muitas vezes, o primeiro passo para a manutenção de ativos é saber quais são as peças e como elas precisam trabalhar juntas. E é o mesmo com um departamento de manutenção:quanto mais você souber sobre como e onde as posições se encaixam, mais fácil será fazer tudo funcionar sem problemas.

Então, quais são as funções e responsabilidades do diretor de manutenção e como eles trabalham com o restante do departamento para manter tudo funcionando?

O que é um diretor de manutenção?

O diretor de manutenção ocupa o cargo mais alto dentro do departamento de manutenção. Dependendo do organograma do restante da empresa, eles podem se reportar ao proprietário, ao presidente ou a um dos vice-presidentes.

É quem está acima deles. Abaixo está o gerente de manutenção, os supervisores de manutenção e, em seguida, os técnicos de manutenção. Aqui também, dependendo do tamanho e da estrutura da empresa, pode haver um ou vários gerentes de manutenção abaixo deles. Se você tiver vários sites, geralmente faz mais sentido ter vários gerentes.

O que faz um diretor de manutenção?

Para responder a essa pergunta, é útil rever a diferença entre estratégias e táticas. Uma maneira fácil de pensar na diferença é lembrar o ditado “Pense estrategicamente, aja taticamente”. Basicamente, suas estratégias são seus objetivos gerais, enquanto suas táticas são as etapas menores e mais específicas que você precisa para chegar lá.

Você quer viver mais. Sua estratégia é entrar em melhor forma. Suas táticas são ir à academia e evitar alimentos gordurosos.

Então, o que significa pensar estrategicamente para um departamento de manutenção? O diretor de manutenção define metas gerais, define políticas e procedimentos e implementa programas para ajudar o departamento a atender aos requisitos da OSHA. Eles são responsáveis ​​pelo pensamento geral do departamento, mas também precisam prestar atenção às especificidades, incluindo como o trabalho é atribuído e rastreado. Como parte do acompanhamento, eles também configuram os principais indicadores de desempenho para todos os demais no departamento, criando os padrões que o departamento usa para avaliar o desempenho das pessoas em seu trabalho.

Isso é tudo muito geral, então vale a pena examinar as responsabilidades específicas mais de perto.

Quais são as responsabilidades de um diretor de manutenção?

Um diretor de manutenção faz muito, incluindo:

• Estima os orçamentos anuais de manutenção
• Analisa lances de fornecedores
• Supervisiona projetos de capital
• Planeja o uso de recursos
• Ajuda a desenvolver programas de manutenção
• Controla os níveis de pessoal do departamento

Eles também se reportam à liderança organizacional, que às vezes precisa de ajuda para ver o departamento de manutenção como fundamental para o sucesso geral da organização. Tradicionalmente, a liderança vê a manutenção como um centro de custo, o que pode ser apenas outra maneira de dizer “mal necessário”. É trabalho do diretor de manutenção atuar como um defensor de seu departamento, garantindo que os profissionais de manutenção obtenham o respeito, o reconhecimento e os recursos que merecem.

Quais são os diferentes tipos de diretores de manutenção?

Como diferentes indústrias precisam de diferentes tipos de manutenção, nem todos os diretores de manutenção desempenham as mesmas funções. Na verdade, os papéis e responsabilidades podem variar tanto que há variações no título de cada um, incluindo:

• Diretor de manutenção de instalações
• Diretor de manutenção da planta
• Diretor de manutenção predial
• Diretor de manutenção de obras da cidade

Independentemente dos diferentes títulos, sempre há muita sobreposição. Por exemplo, trabalhar com orçamentos, definir políticas e procedimentos, desenvolver e implementar novos programas e acompanhar e relatar KPIs críticos.

Em muitas organizações menores, não há nenhum diretor de manutenção e não há um título especial para isso. Como as demandas de manutenção são menores, o gerente cobre tudo, inclusive reportando-se às pessoas acima dele.

Como um CMMS facilita a vida dos diretores de manutenção?

Lembre-se, um diretor de manutenção faz muito, então qualquer coisa que suavize os fluxos de trabalho e gerencie os dados ajuda.

E isso significa que as soluções modernas de CMMS, que simplificam os fluxos de trabalho ao facilitar a captura, o compartilhamento e o acesso a dados, podem ajudar muito.

Quando você está tentando gerenciar tudo com papel e planilhas, há muitas chances de as coisas darem errado. E mesmo quando eles dão certo, todo o processo é dolorosamente lento. Com o papel, você copia tudo à mão, o que significa que você pode ter ordens de serviço curtas ou com pelo menos alguns erros. Levar as ordens de trabalho em papel para os técnicos leva muito tempo, porque eles precisam voltar ao escritório para pegá-los ou você precisa correr pelas instalações tentando localizá-los. Toda vez que algo muda, uma nova tarefa agora tem prioridade sobre uma ordem de serviço mais antiga, o processo começa novamente.

Com planilhas, você está apenas trocando um conjunto de problemas por outro. Agora, em vez de ter problemas para obter dados, é difícil manter os dados atualizados. Você pode enviar uma ordem de serviço por e-mail para um técnico, mas assim que eles atualizarem sua cópia, ela ficará fora de sincronia com o original. Em breve, você terá muitas cópias de dados diferentes.

O software CMMS moderno ajuda você a resolver todos esses problemas com um banco de dados central onde residem todos os seus dados. Depois de ter uma única fonte de verdade, você pode confiar que todos estão trabalhando com os mesmos dados, trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

Além disso, há vários recursos que ajudam os diretores de manutenção a atingir seus objetivos. Aqui está parte da lista da seção de funções e responsabilidades:

• Ajuda a desenvolver programas de manutenção
• Analisa lances de fornecedores
• Estima os orçamentos anuais de manutenção

E aqui estão os recursos que ajudam diretamente os diretores de manutenção.

Manutenção preventiva

Para muitas organizações, o objetivo é passar da manutenção sob demanda para a manutenção preventiva, onde o departamento pode planejar tudo com antecedência, garantindo que eles concluam inspeções e tarefas críticas antes de falhas. É muito mais rápido, barato e, em geral, mais fácil lidar com pequenos problemas cedo, antes que eles tenham a chance de se transformar em grandes problemas.

O software CMMS moderno pode facilitar todo o processo de configuração, execução e rastreamento de PMs. O diretor de manutenção pode trabalhar com os gerentes para garantir que o trabalho certo seja feito nos momentos certos. A partir daí, eles podem rastrear quantos PMs a equipe fecha a cada mês, o que os ajuda a alocar recursos.

Controle de estoque

Depois de definir seus níveis de paridade no software, você receberá um aviso assim que cair muito baixo. Como o software sabe quando avisá-lo? É porque não apenas possui níveis de paridade, mas também contagens em tempo real de todo o seu inventário crítico. Quando você associa peças e materiais a uma ordem de serviço, o software ajusta automaticamente as contagens de estoque quando a tecnologia fecha.

Isso é uma grande ajuda para os técnicos e o gerente de manutenção, pois os ajuda a garantir que tenham o inventário de MRO de que precisam, quando precisam.

Mas também é uma grande ajuda para o diretor de manutenção, que precisa revisar os lances dos fornecedores. Em vez de procurar as melhores ofertas com base em compras de volume, eles podem comprar com base em insights sobre o que e com que frequência o departamento de manutenção precisa.

Relatórios automatizados

Ser capaz de estimar o que vai acontecer no futuro requer uma compreensão sólida do que já aconteceu no passado. É por isso que a história é uma matéria escolar.

Para o diretor de manutenção, fazer bons planos começa com os dados certos. As plataformas CMMS facilitam a captura e a manutenção de dados. Mas eles também ajudam a processar esses números em insights acionáveis.

Usando os recursos de relatórios automatizados, os diretores de manutenção podem ver quais ativos estão custando mais para manter-se em funcionamento, o que é fundamental para decisões de reparo ou substituição. Eles também podem ver métricas de manutenção e KPIs em seu agendamento de PM, permitindo que eles ajustem o que a equipe faz e com que frequência.

Próximas etapas

O Hippo está aqui para ajudá-lo a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder às suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo

O diretor de manutenção é o cargo mais alto de manutenção em uma organização, reportando-se diretamente ao proprietário, presidente ou a um dos VPs. Abaixo deles estão os gerentes de manutenção, supervisores e técnicos. Seu trabalho é pensar estrategicamente e ver o quadro geral. Ao mesmo tempo, eles supervisionam a criação de muitos procedimentos e políticas específicas no departamento. Isso pode incluir a implementação de novas estratégias de manutenção para confirmar que o departamento está seguindo os regulamentos da OSHA. O título específico pode mudar dependendo do setor porque as funções e responsabilidades podem ser diferentes, mas também há muita sobreposição. Se a organização for pequena o suficiente, eles podem não ter um diretor; o gerente de manutenção cuida de tudo. Independentemente de quem está no comando, o software CMMS moderno os torna mais eficientes. Por exemplo, os diretores de manutenção podem usar uma plataforma de manutenção para configurar um cronograma de manutenção preventiva, rastrear e controlar o inventário e gerar relatórios para insights críticos sobre suas operações. Os diretores de manutenção são os pensadores do “quadro geral” do departamento, e o CMMS certo captura, mantém e processa dados para pintar uma imagem precisa.