Um plano de seis etapas para conquistar a carteira de pedidos de serviço
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Quando a carteira de manutenção fica fora de controle
O Serviço de Parques Nacionais tem um sério problema de atraso. E está custando a todos.
O custo da carteira de manutenção em mais de 400 parques nacionais nos Estados Unidos foi recentemente cobrado em US $ 12 bilhões. Isso é 500% a mais do que o orçamento operacional do departamento. E embora US $ 6,5 bilhões tenham sido reservados para resolver o acúmulo, mal cobre metade do que é necessário.
Os parques trazem as cicatrizes da manutenção adiada. Risco de segurança. Equipamento inutilizável. Infraestrutura cara precisa de atualização anos muito cedo.
Não é bonito. Não são muitas as pendências de manutenção. É por isso que este artigo explora dicas para evitar a carteira de pedidos de serviço e como reduzir a carteira de manutenção, se você já a tiver.
O que é a lista de pendências de manutenção?
O backlog de manutenção é todo o trabalho de manutenção que foi planejado, aprovado e programado, mas não concluído. Não é um trabalho que simplesmente passou do prazo.
Pense nisso como sua lista de tarefas domésticas. Você planejava limpar a garagem no sábado passado, mas nunca conseguiu. Você também está planejando organizar seu armário no próximo fim de semana. Ambas as tarefas estão em sua carteira.
Como a carteira de manutenção é medida?
O backlog de manutenção geralmente é medido pelo número de horas ou semanas que seriam necessárias para concluir o trabalho com os recursos disponíveis. E o backlog não discrimina entre ordens de trabalho emergenciais e planejadas. Cada refugo de manutenção é incluído no cálculo.
Quanto backlog de manutenção é demais?
Ter uma carteira de manutenção zero não é saudável. Se a carteira de pedidos for muito pequena, será difícil manter os comerciantes e técnicos em trabalho prioritário, de acordo com este artigo na Reliable Plant. Isso geralmente leva a um aumento no trabalho não planejado e corretivo.
Esse mesmo artigo recomenda ter um backlog total de cerca de quatro semanas. Isso inclui uma carteira de planejamento de duas a três semanas (trabalho que está planejado, mas não está pronto para começar) e uma carteira programada de uma a duas semanas (trabalho que pode ser iniciado a qualquer momento).
Seis etapas para reduzir o acúmulo de manutenção
Uma longa lista de pedidos de trabalho em atraso é assustadora, mas as consequências de mantê-la assim são mais assustadoras. Estas são seis estratégias testadas e comprovadas para desbastar essa montanha de pendências:
# 1:Obtenha adesão
A ideia de colocar a manutenção à frente de outras coisas (como a produção) pode não ser muito popular. Mas obter acesso a equipamentos e recursos é essencial para trabalhar com o backlog. É por isso que mudar a opinião de todos é a primeira coisa que você deve fazer.
Fazer com que as pessoas aceitem o seu plano começa com dizer-lhes como isso vai ajudá-las e comprová-lo com números. Por exemplo, seu plano pode reduzir as metas e cotas da equipe de produção a curto prazo. Mostre a eles que esse trabalho os ajudará a atingir suas metas de longo prazo por meio de um melhor desempenho dos ativos (menos refugo e retrabalho) ou partidas mais limpas nos próximos meses.
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# 2:Priorize o trabalho
Há muito o que fazer antes de mergulhar no trabalho. A primeira coisa é classificar as tarefas por prioridade. A maneira como você prioriza pedidos de trabalho em atraso depende de seus objetivos de negócios e manutenção, mas aqui está uma maneira de escolher as tarefas a serem executadas primeiro:
- Primeiro, priorize com base na criticidade do ativo. O trabalho notável em ativos essenciais deve passar para o topo da lista.
- Filtre o trabalho em ativos críticos de acordo com o atraso. Se um PM foi omitido quatro vezes, provavelmente é mais urgente do que um PM omitido uma vez.
- Determine a duração e a dificuldade das ordens de serviço restantes. O trabalho que pode ser feito rapidamente ou com menos tempo de inatividade deve ser sua prioridade número um.
Priorize sua lista de pendências com este modelo prático
# 3:Avalie seus recursos
A próxima etapa é avaliar quais recursos estão disponíveis para você e sua equipe para realizar o trabalho:
- Quantas pessoas estão em sua equipe? Que treinamento, habilidades e certificações eles possuem? Os recursos de seus técnicos mudarão o que você faz, a ordem em que o faz e quanto tempo vai demorar.
- Você tem todas as peças, suprimentos e equipamentos de segurança para suas ordens de serviço? Se não, quanto tempo levará para obtê-los? Isso pode atrasar sua linha do tempo.
- Qual é o tamanho das suas janelas de manutenção?
- Eles têm todas as informações necessárias para que os técnicos possam fazer o trabalho com segurança e de maneira adequada no tempo disponível?
# 4:Plano para riscos
Existem três tipos de empregos de alto risco geralmente encontrados em uma carteira de pedidos de trabalho:
- Grandes reconstruções
- Projetos demorados e complexos
- Trabalho que sua equipe não realiza há algum tempo ou nunca.
Anote essas ordens de serviço. Analise os riscos associados a cada um e encontre maneiras de mitigá-los. Reduza o risco dando treinamento extra aos técnicos, colocando mais técnicos e horas de trabalho no trabalho e garantindo que o EPI certo esteja disponível.
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# 5 Crie ordens de trabalho para eficiência e segurança →
A criação de ótimas ordens de serviço ajuda os técnicos a eliminar a manutenção em atraso da lista com segurança, eficiência e adequação para que você possa aproveitar ao máximo seu tempo, equipe e orçamento. Existem algumas áreas-chave de uma ordem de serviço que tornam isso possível:
- Listas de tarefas claras e detalhadas:listas de tarefas claras, detalhadas e concisas eliminam confusão e perda de tempo
- Uma lista de peças e PPE necessários:incluir uma lista de materiais, juntamente com onde encontrar essas peças, irá acelerar a maioria dos trabalhos
- Manuais, diagramas e imagens:dar esses itens aos técnicos reduz muito o tempo gasto em sua busca ou solução de problemas sem eles
- Uma descrição detalhada do problema e notas de conclusão:Qualquer informação adicional que forneça um contexto técnico para o trabalho irá ajudá-lo a evitar erros, riscos e perda de tempo
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# 6:Acompanhe tudo
É importante medir seu progresso quando seu plano estiver em andamento. Isso permite que você ajuste sua estratégia à medida que novos desafios surgem e o trabalho é concluído. Ele também fornece mais dados para construir adesão em toda a organização.
Manter o controle de tudo significa ficar atualizado com sua equipe e ajudá-los a realizar as tarefas que você atribuiu. Agende pontos de contato frequentes com eles para perguntar:
- Se eles se sentem confortáveis com o trabalho
- Se eles tiverem todos os recursos e equipamentos de que precisam
- Quais processos estão ajudando mais e quais precisam de ajustes
O que causa o backlog de manutenção e como evitá-lo
Reduzir seu backlog para um tamanho administrável é uma conquista. Mas é apenas o começo. Evitar que sua equipe alcance o status de código vermelho novamente é o próximo passo. Aqui estão algumas idéias para sua próxima luta contra o acúmulo:
- Elimine ordens de serviço duplicadas e ajuste seus PMs: Livre-se de ordens de serviço duplicadas para que não aumentem sua carteira. Revise suas programações de PM regularmente e ajuste a frequência de manutenção programada com base na frequência com que estão encontrando falhas. Sem falhas significa que provavelmente poderiam ser feitas com menos frequência
- Padronizar ordens de serviço para solicitantes e técnicos: Crie um modelo para todas as ordens de serviço. Seja muito específico sobre as informações necessárias ao criar ou concluir ordens de serviço. Isso tornará a solicitação e a revisão do trabalho mais rápida. Também ajuda a rastrear tendências em ordens de serviço para que você possa detectar problemas mais cedo e ajustar programações com mais facilidade.
- Alinhe suas metas e processos: Coloque todos na mesma página sobre as expectativas de manutenção. Por exemplo, definir ordens de serviço prioritárias e o que significa "alta prioridade"? Menos ordens de serviço importantes serão perdidas quando todos estiverem falando a mesma língua.
- Monitore suas peças e habilidades da equipe de perto: Mantenha um painel de peças comumente usadas para que nunca fiquem em falta. Encontre lacunas de habilidades em sua equipe de manutenção e reforce o treinamento nessas áreas.
Tudo o que você acabou de ler em três frases
- A melhor maneira de mudar uma cultura de manutenção reativa em sua organização é enquadrar o backlog como um obstáculo para todos, alinhar por uma solução e fazer com que todos participem do processo.
- Mais tempo para planejamento significa menos tempo para fazer isso, certifique-se de priorizar suas tarefas, descobrir os riscos e criar ordens de serviço fortes para maximizar a eficiência.
- Otimize seus PMs, rastreie tendências em suas ordens de serviço e estimule a padronização em seus processos para evitar que o acúmulo de pedidos apareça ou ressurja em sua organização.
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