Como determinar e escrever uma política de manutenção

Freqüentemente mal utilizada e mal compreendida, a palavra política é um termo genérico. Ainda assim, sua aplicação e eficácia no gerenciamento de negócios e governança de manutenção são indiscutíveis. Continue lendo para descobrir o que é uma política de manutenção e como ela se aplica e oferece suporte a estratégias de manutenção eficientes e eficazes.

O que é uma política de manutenção?

Uma política de manutenção é um documento produzido, pertencente e gerenciado pela alta administração. Na hierarquia de governança empresarial, todas as políticas fluem e estão abaixo da visão, missão e valores da empresa.

Como declaração de intenção factual, uma política de manutenção é um documento formal. Ele estabelece o que a alta administração espera do departamento de manutenção. O conteúdo da política de manutenção deve apoiar e viabilizar a missão, os valores e os objetivos do negócio.

Você encontrará confusão em torno de políticas versus estratégia, então vamos esclarecer as coisas. Uma política de manutenção fica abaixo da estratégia de negócios - ainda acima da estratégia do departamento de manutenção e plano estratégico de manutenção.

Por que você precisa de uma política de manutenção?

Uma política de manutenção define os limites para o desenvolvimento da estratégia de manutenção. Pense nisso como a missão e os valores do departamento de manutenção. Ao definir expectativas de manutenção claras, objetivas e quantificáveis, a política concentra as ações do departamento de manutenção em direção aos resultados necessários e desejados, como tornar os processos de negócios econômicos, reduzir os custos de manutenção, reduzir o tempo de inatividade não planejado e quebras, etc.

O próprio ato de escrever uma política de manutenção requer um pouco de análise. Ele força decisões sobre análise de risco, a extensão desejada de conformidade regulamentar, custos de manutenção e compromisso de despesas, e a extensão da segurança da força de trabalho . Esse processo combina pensamento, criação de consenso e colaboração entre a alta administração e os trabalhadores de manutenção.

É também um compromisso claro e auditável do proprietário ou da equipe sênior. Quando um engenheiro de manutenção ou outro especialista em manutenção escreve a estratégia de manutenção, seu documento deve cumprir a intenção e os compromissos exigidos pela política de manutenção. Basicamente, eles são responsabilizados pela apólice.

Quem escreve o documento da política de manutenção?

O ato de escrever um documento de política de manutenção é menos importante do que quem o formula.

No mínimo, você pode esperar a presença de um Diretor de RH, Diretor de Operações e Diretor de Engenharia. Essa equipe sênior deve formular todas as políticas, com base no impacto que terão em seus departamentos. A equipe geralmente é liderada pelo CEO ou Diretor Executivo.

A escrita geralmente é passada para o gerente de engenharia ou gerente de manutenção. Submetido à equipe de gerenciamento sênior para revisão e desafio, o CEO e os chefes do departamento de manutenção assinarão o documento assim que tudo estiver polido e acordado.

A divisão exata de responsabilidades entre as funções dependerá do tamanho da sua organização e do seu departamento de manutenção.

O que define uma boa política de manutenção?

A maneira mais fácil de explicar o que é uma boa política de manutenção é revisar suas características desejadas. Identificamos seis deles.

1. Coerência com os valores da empresa

Se os valores da empresa falam do direito de todos os funcionários voltarem para casa com segurança do trabalho todos os dias, seria negligente não destacar as expectativas de saúde e segurança do departamento de manutenção.

Onde a sustentabilidade e as preocupações ambientais são valorizadas, uma expectativa de alto nível sobre o descarte de resíduos seria apropriada, levando os gerentes de manutenção a serem mais ecologicamente corretos.

A melhor maneira de perder o apoio de seus funcionários é mostrar inconsistência entre palavras e ações.

2. Adequado para o propósito

Elabore suas políticas de acordo com o porte e as atividades da empresa, tendo em mente a manutenção adequada. Uma organização de manutenção de seis pessoas pode ter 4 ou 5 políticas de uma página cobrindo RH, Operações, Saúde e Segurança e Finanças. As políticas de um grande fabricante com vários locais terão um conjunto de documentos abrangentes.

Escreva políticas para apoiar uma orientação clara, boa tomada de decisões e divulgar onde sua empresa se posiciona em relação à manutenção. Escreva-os para informar e incluir diretrizes realistas.

3. Clareza

A política de manutenção deve esclarecer a função e os objetivos da manutenção e como ela apóia a visão da empresa. Deve definir limites claros além dos quais o departamento de manutenção não deve operar. Ele também articulará claramente as obrigações e o suporte esperado da organização como um todo em relação ao departamento de manutenção.

4. Formado por meio de engajamento externo

Já se foi o tempo em que um CEO redigia um documento político como forma de policiar sua equipe. Discuta as políticas com aqueles que serão afetados e considere suas opiniões e preocupações. Uma política impraticável será ignorada, implorando por que foi escrita em primeiro lugar .

5. Acessibilidade e aplicabilidade

As políticas não são documentos secos e empoeirados, escritos para agradar a um auditor uma vez a cada dois anos. Eles existem para informar e orientar as decisões diárias. Todo o pessoal deve ser capaz de acessar e ler qualquer um dos documentos de política da empresa.

Os usuários do Limble CMMS têm a opção de criar um ativo digital e anexar a política de manutenção recém-escrita / atualizada a ele. Dessa forma, qualquer funcionário com conta de usuário Limble pode acessar rapidamente o documento em qualquer PC ou dispositivo móvel. Por que isso importa? Porque os documentos difíceis de encontrar simplesmente deixarão de ser usados.

O tamanho, a estratégia ou as práticas da empresa mudarão ao longo de seu ciclo de vida. A política de manutenção deve passar por atualizações regulares para garantir a aplicabilidade às operações atuais. Dessa forma, é semelhante aos procedimentos operacionais padrão.

6. Uma declaração de compromisso

A política deve ser assinada e apoiada pelo CEO e pelo chefe do departamento, significando um compromisso formal de uma pessoa responsável. À medida que os indivíduos mudam de função, deve ocorrer a revisão e assinatura dos documentos pelo novo titular.

O que contém uma política de manutenção típica?

Cada política de manutenção que você ler será diferente, mas boas políticas devem abordar as seguintes áreas:

1. Introdução

A introdução é uma visão geral curta e de alto nível para alguém que não tem conhecimento de manutenção. Ele fala sobre o que é manutenção, por que é feita e os benefícios que traz para a organização.

Deve explicar como a manutenção ajuda a empresa a alcançar sua visão, missão e propósito, abordando a manutenção adequada, a manutenção preventiva e todas as outras atividades de manutenção.

2. Objetivo da política

O objetivo explica a intenção por trás da escrita do documento. Talvez você deseje fornecer um ambiente seguro e saudável para funcionários e operadores de máquinas. Você pode querer maximizar o tempo de atividade do equipamento para garantir o uso eficaz e eficiente dos ativos. Talvez a qualidade do componente ou do serviço seja parte integrante do que você faz e deseja manter a excelência do produto.

Pode ser que o gerenciamento de estoque eficaz seja parte de sua preocupação, ou talvez a redução de retrabalho. Se o equipamento que você usa exige muito capital, você pode desejar obter o menor custo operacional total possível.

Este parágrafo deve esclarecer as razões para a prescrição dessas expectativas de manutenção.

3. A declaração de intenções

Esta parte da política é um compromisso da empresa. Deve começar com uma declaração definitiva. Não há mais linguagem fofa de alto nível aqui. O que essa política vai fazer? Exemplos incluem:

• Nossa política de manutenção irá…
• Esta política irá garantir ...
• A abordagem da empresa para a manutenção é ...

Após esta declaração, haverá uma lista com marcadores de compromissos, começando com palavras de ação: manter, implementar, garantir, prevenir, ajudar, promover, fornecer . Não deve haver ambigüidade nesta afirmação, nenhuma margem para interpretações erradas.

4. O escopo da política e procedimentos de manutenção

Este parágrafo descreve o primeiro nível de implementação e manutenção de um processo abrangente de gerenciamento de manutenção. Ele descreve o planejamento e o desenvolvimento das atividades associadas à manutenção de sua empresa e deve incluir, no mínimo:

• desenvolver uma estratégia de manutenção
• atribuição de padrões de manutenção
• escrever um plano de manutenção estratégico
• desenvolver e escrever procedimentos de manutenção

5. Requisitos da política

O capítulo de requisitos é a parte principal do documento de política de manutenção, sendo mais tático do que estratégico. Aqui, você escreve breves parágrafos explicando a abordagem da empresa ou do departamento para questões importantes. Basicamente, você descreve o escopo do trabalho de manutenção necessário, prescrevendo as tarefas de manutenção necessárias. Os tópicos comuns são:

• Obrigações relativas aos regulamentos de EHS, garantia de qualidade, gestão de risco e gestão financeira.
• Preparação de uma estratégia de manutenção abordando a manutenção planejada e não planejada.
• Escrever e revisar regularmente um Plano de Gestão Estratégica (SMP) que aborda as necessidades de manutenção da empresa a curto, médio e longo prazo.
• Desenvolvimento de orçamento, para garantir o cumprimento dos padrões de manutenção estipulados.
• Desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de manutenção utilizando dados do fabricante original do equipamento (OEM), experiência em serviço e dados históricos.
• Implementação, monitoramento e revisão contínua do desempenho da manutenção em relação aos padrões da indústria.
• Estabelecer processos para a captura, retenção segura e utilização de dados de manutenção para atender aos requisitos de relatórios regulatórios e da empresa.
• Aquisição de empreiteiros de manutenção e serviços de manutenção.

O parágrafo de requisitos de política é uma explicação ampla e profunda das questões que exigem adesão de uma empresa ou departamento. O envolvimento de outros departamentos no desenvolvimento desta etapa é vantajoso e recomendado.

6. Atribuição de responsabilidades

Embora breve, é aqui que você identifica as funções afetadas ou responsáveis ​​por esta política. Quem será responsabilizado por ele? Que consulta deve ser realizada e com quem? Quem será informado de seu conteúdo?

Para evitar a atualização constante dessa parte, use funções em vez de nomes. Abordar os requisitos de manutenção e delinear as responsabilidades da equipe de manutenção.

7. Documentos relacionados

Liste todos os documentos que afetam a política de manutenção de alguma forma. Podem ser legislação externa ou outras políticas internas.

Inclua documentos internos que existam devido a esta política. Os exemplos incluem documentos de estratégia de manutenção, o plano de gerenciamento estratégico, o sistema de gerenciamento de manutenção e padrões de manutenção.

Vá apenas um nível abaixo na hierarquia de documentos:você não precisa para listar todos os procedimentos, notas de orientação ou práticas de trabalho seguras que estão abaixo dos padrões.

Não sabe por onde começar? Veja alguns exemplos de políticas de manutenção

Abaixo estão alguns links para documentos de política de manutenção e orientações para diferentes setores encontrados no domínio público. Esses exemplos não contêm necessariamente todos os componentes recomendados; no entanto, eles são bons o suficiente para servir como exemplos práticos.

Lembre-se de que pegá-los e copiá-los literalmente não irá ajudá-lo. Sua política de manutenção deve refletir os valores de sua empresa, o setor em que você atua, os níveis de tecnologia e os equipamentos usados ​​ .

Em vez disso, use estes exemplos para se concentrar no formato e no tipo de conteúdo incluído:

• Política de manutenção de equipamentos médicos nº 1
• Política de manutenção de equipamentos médicos nº 2
• Política de Manutenção do Sistema de Segurança da Informação
• Política de manutenção de edifícios

Uma abordagem de cima para baixo para manutenção

Uma política de manutenção forte é o primeiro passo para as organizações otimizarem seus gastos com manutenção, melhorar o tempo de atividade do equipamento e alinhar as estratégias e procedimentos de manutenção com a missão e os valores da empresa.

Ao definir expectativas de manutenção objetivas e quantificáveis, a política de manutenção concentra os departamentos de engenharia e manutenção na entrega da intenção e dos compromissos exigidos pela política de manutenção. Quando elaborado e comunicado corretamente, espera-se que minimize as perdas e quebras de produção, melhore a qualidade do produto e otimize o equipamento de manutenção, peças sobressalentes e pessoal.

Uma abordagem coerente e auditável de cima para baixo para o gerenciamento de manutenção começa com uma política de manutenção clara e compreensível que esteja alinhada com os objetivos da sua empresa e apoiada pela alta administração.