O que é um relatório de manutenção e como garantir sua precisão

Quantos filtros usamos no mês passado? Tenha o nosso MTTR e MTBF melhorou após a última atualização do procedimento? Qual é a nossa porcentagem de manutenção planejada? Quanto dinheiro gastamos no conserto daquela correia transportadora? Todas essas respostas devem ser facilmente encontradas em um relatório de manutenção.

O motivo pelo qual usamos “deveria ser” em vez de “é” é porque muitas organizações não têm os dados para gerar relatórios de manutenção ou os relatórios são tão imprecisos que levam a conclusões erradas.

É hora de mudar essa tendência. Com as ferramentas e práticas corretas em vigor, todos podem ter acesso a informações úteis e usá-las para melhorar suas operações de manutenção. Vamos ver como.

O que é um relatório de manutenção?

Um relatório de manutenção é um documento que contém informações específicas sobre suas ações de manutenção anteriores e seus efeitos no custo, ativos e desempenho de negócios. Em geral, os relatórios de manutenção são usados ​​para rastrear KPIs e indicadores de desempenho que o departamento identificou como dignos de seguir.

Para qualquer relatório ser útil, ele deve ser:

1. Conciso :o relatório deve ser breve, mas abrangente; apresentado de uma forma que torna os dados complexos fáceis de digerir.
2. Baseado em fatos :preciso; atualizado; objetivo, com base em dados concretos, em vez de opiniões e especulações.
3. Revisado no contexto adequado :o tempo de inatividade foi prolongado porque um fornecedor atrasou o envio de uma peça sobressalente importante ou porque não a encomendamos a tempo - o contexto é crucial para a tomada de decisão.

Com um CMMS, os relatórios podem ser criados no nível de peças, ativos, andares, locais, funcionários, turnos e assim por diante - dependendo do que a organização decidir rastrear. Além disso, o CMMS moderno permitirá que você se aprofunde em cada relatório de manutenção, não apenas visualize o número da linha superior. Esta capacidade de detalhar os dados de manutenção é extremamente útil para encontrar áreas problemáticas e fornece um contexto importante para a tomada de decisões .

Pré-requisitos para gerar relatórios precisos

A geração contínua de relatórios precisos requer mais do que apenas ter acesso aos registros de manutenção. Identificamos três pré-requisitos principais. Se você acertar todos eles, estará no caminho certo.

Acesso ao CMMS ou sistema digital comparável

O CMMS foi projetado para ser um repositório centralizado de seus dados de manutenção. Uma vez que automatiza uma grande parte da entrada de dados, há menos espaço para erro humano. É quase impossível perder ou perder registros quando eles são armazenados em um banco de dados CMMS.

Em contraste com o rastreamento manual, quase todas as ações de manutenção podem ser rastreadas por meio do software. Vejamos o exemplo de uma ordem de serviço. Uma WO é criada com base em um formulário de solicitação de manutenção. Um supervisor o atribui a um técnico. O técnico executa o trabalho, deixa anotações e fecha o OS. Aqui está o que o CMMS registra sobre essa interação:

• o número total de solicitações de trabalho (abertas) aumentou em 1
• o número total de ordens de serviço (abertas) aumentou em 1
• detalhes sobre quem enviou a solicitação de trabalho e quando
• detalhes sobre quem criou o OS e quando; a quem foi atribuído
• quem executou o trabalho, quanto tempo durou o reparo, foi o trabalho realizado dentro do prazo
• quais peças sobressalentes foram usadas (banco de dados de estoque de peças atualizado automaticamente)
• comentários deixados pelo técnico são adicionados ao registro de manutenção do equipamento correspondente
• o número total de solicitações de serviço fechadas e ordens de serviço aumentou em 1

Se você olhar de perto, apenas abrir e fechar uma ordem de serviço simples resulta em pelo menos 14 pontos de dados - e a maioria deles são registrados automaticamente. Nem incluímos como o sistema calcula automaticamente os custos exatos dessa ação com base nas peças e mão de obra gastas.

Simplesmente não há outra maneira de chegar perto desse nível de dados sem usar um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado.

Gerenciamento de dados e padronização adequados

Aqueles que monitoram ativamente grandes volumes de dados de manutenção o fazem com software de manutenção ou usando planilhas personalizadas. Em ambos os cenários, é importante ter boas práticas de gerenciamento de dados.

Altos níveis de padronização de dados podem ser alcançados seguindo estas etapas:

1. Decida o que você quer e o que não quer rastrear. O rastreamento de dados que você não usa desperdiça seus recursos internos e deixa mais espaço para erros, especialmente se exigir entrada manual.
2. Defina escalas e medidas. Algo está classificado em uma escala de 1 a 5 ou de 1 a 10? A unidade de medida está em quilogramas ou libras? Você não quer acabar comparando maçãs com laranjas.
3. Padronize a entrada manual de dados. Como os dados são inseridos, alterados e excluídos? Quando é apropriado usar abreviações? Quais campos são obrigatórios e quais são opcionais? Quais convenções de nomenclatura devem ser seguidas ao adicionar novos ativos à lista? Definir diretrizes simples de entrada de dados ajudará muito a garantir registros consistentes.

É muito mais fácil encontrar o registro certo ou gerar um relatório se todos usarem os dados da mesma maneira.

Compromisso de todo o pessoal que lida com os dados

Uma certa quantidade de entrada manual de dados é inevitável, mesmo com um CMMS. Isso sempre deixa a possibilidade de erro humano. Complacência e falta de atenção ao inserir dados no sistema são problemas comuns. Os gerentes de manutenção precisam enfatizar a importância de ter dados precisos e criar uma cultura que reflita isso.

Imagine a seguinte situação. Uma nova contratação está fechando uma ordem de serviço. Ele é solicitado a inserir quais peças usou e quanto tempo gastou para fazer o reparo. Ele pede ao colega mais experiente que o ajude. Dependendo da cultura da empresa, a resposta será “ Claro, vamos verificar tudo novamente. ”Ou“ Basta escrever um valor aproximado, ninguém verifica essas coisas de qualquer maneira. ”

Se o pessoal de manutenção não estiver fazendo a devida diligência a esse respeito, é improvável que você tenha registros de manutenção confiáveis.

O que deve ser incluído em um relatório de manutenção?

Isso depende inteiramente do motivo pelo qual você está fazendo o relatório. É impossível fornecer um modelo unificado. Em geral, um relatório oficial de manutenção pode incluir:

• informações sobre a organização (nome, logotipo, endereço, informações de contato ...)
• nome / tipo do relatório
• período de tempo para o qual o relatório foi gerado
• detalhes do relatório (a parte principal do relatório que descreve todos os dados)
• qualquer informação adicional que possa ser útil (considerada caso a caso)

Agora, se você estiver realmente procurando por relatórios de serviço de manutenção usado para executar trabalho de manutenção específico, você pode encontrar uma variedade de modelos de formulário de relatório de manutenção aqui. Esses formulários individuais podem ser usados ​​como entrada ao criar os relatórios resumidos que discutiremos a seguir.

Os tipos mais comuns de relatórios de manutenção

Com os dados corretos, os gerentes de manutenção e instalação podem gerar dezenas de relatórios de manutenção úteis. Aqui está uma lista dos mais comuns:

• Divisão de custos totais de manutenção :pode incluir custo de peças, custo de mão de obra, custo do fornecedor e muito mais.
• Relatório de manutenção preventiva: inclui uma visão geral das atividades de manutenção preventiva e programações de manutenção (número de tarefas de PM abertas, programadas, fechadas e adiadas, porcentagem de manutenção planejada ..). Ele pode ser dividido por localização, tipo de equipamento, fornecedor, etc.
• Relatório de ordem de serviço: uma visão geral das atividades de gerenciamento de ordens de serviço - tíquetes de manutenção recebidos e OSs criados, abertos, fechados e adiados.
• Relatório de histórico de ativos: pode incluir a lista de ordens de compra, PMs, WOs, peças de reposição e outros recursos gastos em um ativo específico ou grupo de ativos.
• Relatório de pedido de compra: lista de pedidos de compra criados, enviados, programados, recebidos e fechados; pode ser dividido por fornecedor, instalação, prioridade, tipo de pedido, status do pedido e muito mais.
• Relatório de histórico do fornecedor: uma visão geral do trabalho realizado por um fornecedor de manutenção e custos associados.
• Relatório de resumo de mão de obra: pode incluir coisas como total de horas gastas, horas extras, horas gastas em trabalho reativo versus proativo, desempenhos individuais e muito mais.
• Relatório de desempenho: vários relatórios podem ser gerados para rastrear métricas como MTTR, MTBF, número de tarefas planejadas versus não planejadas, número de quebras, duração do tempo de inatividade, etc.

Cada relatório de manutenção é criado para um intervalo de tempo específico. Se estiver usando um CMMS, você pode construir um modelo e usá-lo para gerar relatórios futuros com alguns cliques. Isso pode ser muito útil para gerar relatórios diários, semanais e mensais. Algumas organizações também podem usá-lo para agilizar os relatórios anuais.

Em vez de empilhar papéis e colunas de planilhas toda vez que precisar enviar um relatório, você só precisa configurá-lo uma vez e deixar que o sistema faça o resto.

Crie e automatize relatórios de manutenção com Limble CMMS

O Limble CMMS permite que você crie campos personalizados para rastrear basicamente tudo o que você precisa. Os usuários do Limble podem abrir nosso criador de relatórios personalizados e combine qualquer um desses campos personalizados com campos predefinidos padrão para criar uma tonelada de relatórios exclusivos para qualquer situação.

Basta um clique para compartilhar os relatórios com outros usuários Limble ou para gerar um PDF que pode ser enviado para qualquer outra pessoa.

Um recurso intimamente relacionado que nossos clientes realmente gostam é a opção de criar um painel personalizado em relatórios diferentes (como pode ser visto na imagem abaixo).



Resumindo, você pode preencher o painel com todos os tipos de relatórios que são atualizados em tempo real. Em seguida, você pode compartilhar o painel em uma TV. É encorajador ver os números mudarem à medida que as tarefas são concluídas.

Há um limite de informações que cabem em uma tela. Não há problema aqui. Você pode criar vários painéis e dizer ao Limble para percorrê-los a cada X segundos. É um recurso pequeno, mas recebemos ótimos comentários sobre ele no passado.

A última coisa a fazer é mostrar como tudo isso funciona na prática. Para qualquer pessoa interessada em aprender mais sobre os painéis personalizados do Limble e recursos de relatórios de manutenção, reserve alguns minutos para folhear o vídeo abaixo. O vídeo em si é mais longo, mas mostra como nosso sistema de relatórios é poderoso e flexível.



Se isso parece algo que pode economizar várias horas por semana, você pode verificar nossa página de preços para iniciar um teste de 30 dias. Como alternativa, você pode entrar em contato conosco para obter um passo a passo personalizado e obtenha uma visão geral de todos os principais recursos.

E lembre-se, você precisa de bons relatórios para tomar boas decisões!