Como ter sucesso na jornada para a empresa totalmente automatizada

Há uma jornada a ser iniciada para alcançar a automação total.
A era da automação chegou. Empresas de todo o mundo estão entregando tarefas não recompensadoras e baseadas em regras para robôs de software construídos usando uma tecnologia chamada Robotic Process Automation (RPA). Isso está melhorando a eficiência e permitindo que os funcionários se concentrem no trabalho de valor agregado que realmente conta. Muitas organizações, no entanto, permanecem no início de sua jornada e ainda precisam desbloquear o potencial da automação total, que pode ser caracterizada como a conclusão lógica da RPA. Quando chegarem a esse destino, as empresas terão alcançado um equilíbrio ideal entre o que os robôs de software RPA podem realizar em nome dos funcionários e o que os funcionários são melhores. Todo o trabalho que pode ser automatizado será automatizado e, como tal, os trabalhadores estarão completamente livres de tarefas orientadas a processos.

A automação total é o objetivo final – e o caminho para chegar lá varia de empresa para empresa, dependendo de suas necessidades. Não existe um cenário ideal e nenhuma abordagem de “um lado serve para todos” para ter sucesso na implementação da automação em toda a empresa.

Algumas características-chave moldarão o passeio:os trabalhadores envolvidos, os objetivos do negócio e a integração de automações. Em última análise, o objetivo é um robô para cada pessoa e um ecossistema de automações que trabalham juntos para aliviar todos os funcionários de tarefas com uso intensivo de dados.

Começando com automação

Ao embarcar na automação, muitas empresas sentem que gostariam de manter suas opções em aberto e usar o tempo disponível para explorar o que a automação pode fazer por suas equipes e negócios. O primeiro passo na jornada para a automação completa geralmente é uma fase de teste que depende de provar um retorno sobre o investimento e, consequentemente, convencer o C-suite, os chefes de departamento e a TI de seus benefícios.

Em seguida, uma vez que a automação tenha sido adicionada à agenda, a fim de fornecer uma visão e governança centralizada, as organizações devem criar um Centro de Excelência em RPA para defender e impulsionar o uso da tecnologia. Nesta fase, os processos selecionados são escolhidos, muitas vezes de forma isolada, com base no fato de que eles têm alto potencial, mas são tarefas de baixo valor que podem ser automatizadas rapidamente e mostram retornos imediatos em termos de aumento de produtividade ou satisfação do cliente. Essa abordagem de cima para baixo, processo a processo, implementada por especialistas em RPA, ajudará os programas de automação a decolar.

O NHS Shared Business Service (SBS), por exemplo, escolheu a tarefa altamente trabalhosa de manter arquivos de fluxo de caixa como sua primeira automação em grande escala. Originalmente, eram necessários 20 funcionários e duas horas por pessoa para concluir a tarefa diária. Um robô de software agora consegue isso em menos de cinco horas. Os resultados chamaram a atenção das partes interessadas e, desde então, o NHS SBS criou todo um ecossistema de robôs que lidam com mais de 250 processos.

Ampliar seu projeto de automação em toda a empresa

A abordagem inicial processo a processo liderada por especialistas em RPA deve ser apoiada por especialistas no assunto, que podem trazer para a mesa a experiência adquirida ao longo de muitos anos de execução de uma tarefa ou processo e estão melhor posicionados para saber como isso pode ser melhorado . As empresas que dependem exclusivamente de um Centro de Excelência para identificar, criar e implantar a automação podem atingir apenas 3 a 7% de todas as automações possíveis.

Os desenvolvedores de RPA não têm o conhecimento interno fundamental necessário para entender as necessidades individuais e, portanto, toda a amplitude do potencial de automação. Portanto, uma democratização da automação deve começar. Isso envolverá educar os funcionários sobre como a tecnologia funciona e incentivar especialistas em toda a empresa a contribuir com os esforços.

Com uma visão mais completa dos processos departamentais, os funcionários que concluíram o treinamento de RPA ou “desenvolvedores cidadãos” podem desbloquear as possibilidades mais amplas de automação e aumentar seu efeito nos resultados. A Orange Spain, operadora de rede móvel, iniciou esse processo em 2017, treinando 13 pessoas de diversas unidades de negócios. Agora tem embaixadores de RPA em todos os departamentos, permitindo que eles descubram novas oportunidades de automação. Até o momento, a empresa implantou 400 robôs em toda a empresa.

Para atingir a escala necessária para crescer nessa fase, os funcionários devem ter pelo menos alguma compreensão da tecnologia. Uma companhia aérea optou por implementar um esquema de treinamento em toda a empresa aberto a todos, desde profissionais de tecnologia até agentes de emissão de passagens e assistentes de bagagem. Isso incluiu dar aos funcionários acesso a software gratuito, especialistas e até mesmo sessões do Build-a-Bot.

À medida que mais funcionários se envolvem e apoiam a jornada de automação da empresa, seja por meio de um entendimento geral ou realmente construindo os próprios bots, o RPA pode se tornar parte integrante da cultura geral da organização. A automação pode passar de tarefas autônomas para processos departamentais ou mesmo interdepartamentais.

Ao envolver mais funcionários na jornada de automação, uma empresa pode aumentar seus esforços e, por fim, obter a automação total como resultado.

O fim do jogo:automação total

Em uma empresa totalmente automatizada, os robôs governarão o back office, enquanto os funcionários humanos agregarão valor na frente. Todo trabalho tem algum elemento de trabalho repetitivo ou baseado em regras. Isso é visto tanto em grande escala, como uma equipe financeira processando milhares de faturas, quanto em tarefas menos intensivas, mas ainda repetitivas, como enviar um e-mail específico por semana.

No Hospital Mater em Dublin, a organização adotou a abordagem “um robô para cada enfermeira” no início da pandemia. Ao fornecer a cada enfermeiro do departamento acesso a robôs de software, o departamento de Prevenção e Controle de Infecções está economizando 3 horas de tempo administrativo por dia, 18 horas por semana e 936 horas por ano. Isso está liberando tempo vital no dia dos enfermeiros para responder às pressões do COVID-19 e concentrar mais tempo no atendimento ao paciente.

As equipes de TI, no entanto, não podem construir todas essas automações. Isso simplesmente levaria muito tempo para ser eficaz. As plataformas low-code ou no-code permitem que os funcionários se tornem coprodutores com a TI e, assim, construam e implementem robôs de forma rápida e reativa.

Para automatizar todos os processos, as automações também devem ser inteligentes. A introdução da IA ​​permite automações cognitivas que exigem julgamento. Por exemplo, um robô de software pode digitalizar, extrair e processar dados de fontes estruturadas, mas um robô de software com tecnologia de IA pode ler e entender dados de fontes estruturadas e não estruturadas, como notas manuscritas, e processá-los conforme necessário.
Com processos mais automatizados automatizados, os sistemas podem se integrar. Não mais baseado em projetos departamentais, o esforço pode se concentrar em fluxos de trabalho inteiros que unem todos os projetos de automação em uma iniciativa de toda a empresa que abrange todas as funções e disciplinas.

Para as empresas próximas do início de suas jornadas de automação, a automação completa pode parecer um objetivo distante. Certamente, não é possível alcançá-lo durante a noite. No entanto, assumindo uma automação por vez e envolvendo cada vez mais funcionários e fluxos de trabalho adicionais, as empresas podem estabelecer as bases para um dia alcançar uma empresa totalmente automatizada.