Cinco maneiras de lucrar sem papel

Decidir deixar de usar o papel pode parecer opressor. No entanto, recusar-se a fazê-lo acabará por fazer com que o seu negócio fique para trás.

A conversão para um escritório sem papel oferece uma série de benefícios que aumentam os resultados financeiros. De armazenamento em nuvem a assinaturas digitais, há uma série de soluções a serem buscadas.

Pronto para eliminar as pilhas de papel do seu escritório? Aqui estão cinco razões pelas quais você deve começar hoje.

Melhore a organização do seu escritório. A digitalização de arquivos e outras informações melhora a organização da sua empresa. Sua equipe não precisa mais vasculhar todo o escritório para encontrar o elo que faltava em um rastro de papel. Isso não apenas aprimorará a organização, mas também terá impactos positivos na produtividade dos funcionários. Todas as informações de que você precisa para operar um negócio eficiente estarão em documentos digitais armazenados com segurança em um espaço de armazenamento em nuvem, instantaneamente acessível para aqueles que têm permissão para acessá-los.

Melhore a eficiência da comunicação com os clientes. O envio de faturas eletrônicas aos clientes e a utilização de assinaturas digitais aumentam a eficiência. Você não precisa mais lidar com a desculpa de que “deve ter se perdido no correio” ou esperar tempos de atraso no correio tradicional.

Em um sistema de armazenamento em nuvem, você pode armazenar uma quantidade aparentemente infinita de informações do cliente usando um software de banco de dados, geralmente conhecido como sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Como resultado, você melhorará o envolvimento do cliente e, em última análise, aumentará os resultados financeiros.

Proteja os dados confidenciais. Apesar das preocupações que você possa ter sobre violações de software de banco de dados, é realmente muito mais seguro armazenar e enviar arquivos digitalizados para fornecedores e clientes. Muitos programas de software não só economizam tempo e dinheiro das empresas, mas também melhoram a segurança dos arquivos digitais com criptografia.

Ao colocar informações confidenciais atrás de uma parede de proteção criptografada, você pode ficar tranquilo. Os arquivos físicos não podem prometer o mesmo, e se algo acontecer com eles, você pode nem perceber.

Faça a sua parte para ser sustentável com o meio ambiente. Um escritório sem papel sozinho não tem um impacto significativo no meio ambiente, mas milhares de organizações de pequeno, médio e grande porte terão. Descobrir como deixar de usar o papel reduzirá drasticamente a quantidade de poluição que continua degradando o planeta. E embora você não possa investir uma quantia em dólares na conversão para um escritório sem papel ecológico, você pode aumentar a coluna de contabilidade em seu balanço, chamada "Goodwill".

Economize dinheiro cortando os custos ocultos do papel. Existem muitos custos ocultos para procrastinar em retirar o papel do seu negócio. Documentos perdidos podem desperdiçar uma quantidade incrível de tempo e dar à sua empresa uma má reputação.

Deixar de usar papel reduz o trabalho enfadonho associado à papelada, liberando seus funcionários para tarefas mais valiosas. Além disso, os escritórios sem papel permitem um trabalho remoto mais fácil e liberam a cara metragem quadrada usada para armazenamento. E se você ainda não está convencido, existem créditos fiscais disponíveis para escritórios que mostram que estão realizando medidas de sustentabilidade.

Eliminar o papel apresenta certos obstáculos. Por exemplo, os custos iniciais podem impedir você de realizar a conversão. No entanto, você deve considerar as soluções digitais integradas como um investimento, resultando em economia de custos por meio de maior eficiência e produtividade.

Ao fazer a transição para um escritório sem papel, aqui estão algumas etapas de ação rápida que você pode seguir:

• Use aplicativos de digitalização acessados ​​por seu smartphone para contas e faturas,
• Solicite que seu banco envie extratos eletrônicos sem papel,
• Peça aos fornecedores para enviar informações por e-mail,
• Baixe um aplicativo de digitalização para cartões de visita,
• Envie documentos internos eletronicamente,
• Use um sistema de calendário eletrônico compartilhável e
• Use um sistema de assinatura digital.

Scott Burday é presidente da Soluções Integradas Trinity .