Principais Recursos de CMMS Segundo Gestores de Instalações: Insights da Pesquisa da Hippo

A Hippo CMMS realizou uma pesquisa de três meses com 100 gestores de instalações para obter insights sobre o que profissionais atuais buscam em um sistema de software CMMS, com achados interessantes. A pesquisa pediu que participantes respondessem a cinco perguntas-chave:

1. Qual a condição atual do departamento de manutenção imediato?
2. Como são suas operações?
3. Quais são os principais motivos para adquirir um CMMS?
4. Quais atributos e recursos de CMMS são mais importantes?
5. Quando planejam implementar um CMMS?

Resumimos os achados abaixo.

Condição Atual dos Departamentos de Manutenção Imediata

Um dos achados mais intrigantes é que pouco menos da metade dos respondentes (45%) relata usar métodos de documentação manual (como planilhas Excel, métodos tradicionais de papel e lápis, ou até notas adesivas e correntes de e-mail) para rastrear e gerenciar operações de manutenção.

O problema principal com métodos manuais é a falta de sistema centralizado, o que pode levar a dados conflitantes, erros e informações desatualizadas. Idealmente, departamentos modernos de instalações e manutenção simplificam operações e comunicação entre todos os canais e usuários através de sistema centralizado para rastrear e gerenciar cada faceta do banco de dados de manutenção.

Na verdade, dados são essenciais para medir progresso contra benchmarks. A International Facility Management Association (IFMA) Foundation publicou um guia prático focado nisso, "Benchmarking for Facility Professionals", destacando a necessidade não só de dados, mas de método para coletá-los e analisá-los de forma coesa. "Muitas vezes, quando profissionais de instalações expressam interesse em benchmarking, começam dizendo o que querem medir. Entre exemplos mais populares estão utilização de espaço e consumo ou custos de energia", explica o relatório. A falta de relatórios de dados eficientes e confiáveis é grande obstáculo para instalações que ainda dependem de documentação manual, tornando benchmarking e medição de performance muito mais difíceis.

Outros achados interessantes desta área:

• Departamentos de manutenção têm média de 11 trabalhadores.
• Maioria dos respondentes indicou considerar seu departamento "mais ou menos" em termos de quão bem estabelecido é. (Em escala de "nada bem estabelecido" a "extremamente bem estabelecido", a maioria ficou no meio.)
• Dezesseis por cento (16%) relataram que seu departamento é "nada estabelecido".

Não é surpresa, então, que muitos departamentos modernos lutem com gestão eficaz de manutenção e instalações. A falta de processos, protocolos e sistemas claramente definidos leva a esforço desorganizado que muitas vezes falha em atender necessidades da organização e torna benchmarking para atingir metas quase impossível.

Como São os Departamentos de Manutenção Atuais?

Mais de um terço dos respondentes (35%) relataram ter apenas uma instalação, enquanto 27% têm sete ou mais para gerenciar. O restante relatou entre duas e seis:

• 5% têm 5 a 6 instalações
• 8% têm 4 instalações
• 5% têm 3 instalações
• 16% têm 2 instalações

Mesmo em casos de departamento com única instalação, não é incomum que estas tenham dois ou mais prédios pelos quais o departamento é responsável.

Claro, empresas não ficam estagnadas. Organização com uma instalação este ano pode crescer para cinco nos próximos dois anos. Segundo Relatório de Análise de Indústrias Globais, o potencial de mercado global para gestão de instalações deve atingir $698,8 bilhões até 2020. Isso fala da importância de usar ferramentas tecnológicas como CMMS que escalam efetivamente conforme a organização cresce, bem como a capacidade de comparar dados entre instalações.

Principais Motivos para Adquirir um CMMS

A maioria dos respondentes (84%) concorda que manutenção preventiva é importante para organizações modernas, citando isso como motivo principal para implementar CMMS. Além disso, 83% citaram formulários simples de ordem de serviço como fator decisivo.

Quase três quartos dos participantes (74%) dizem que um dos motivos primários para implementar CMMS é o desejo de rastreamento e gestão simples de equipamentos, ativos e inventário.

Além disso, estima-se que 75% da força de trabalho será composta por millennials até 2015. A geração millennial cresceu na era digital, e práticas ultrapassadas como documentação manual muitas vezes parecem arcaicas a estes funcionários. Eles estão acostumados a confiar em dados para auxiliar e melhorar performance no trabalho, então acompanhar as demandas da força de trabalho conectada e tech-savvy significa que soluções CMMS são obrigatórias para avançar.

Recursos Mais Importantes de CMMS

Participantes notaram vários recursos considerados importantes na escolha de CMMS:

• 74% dizem que facilidade de uso é recurso-chave.
• Por outro lado, 0% disseram que facilidade de uso é "nada importante".
• 46% relataram que suporte técnico de qualidade é extremamente importante.
• 44% preferem solução CMMS com capacidades de gestão de equipamentos e ativos.
• 39% dizem que interface de calendário para visualizar cronogramas de trabalho é um dos recursos mais importantes, e 32% preferem solução com app móvel para fácil acesso.

A SMGlobal identifica outros recursos importantes em CMMS, como modelos de tarefas reutilizáveis para trabalhos de manutenção frequentes, eliminando a necessidade de reinventar a roda para tarefas repetitivas, e a capacidade de agendar tarefas de várias formas. Isso pode significar agendar tarefas repetitivas para recorrência no mesmo dia e hora semanal ou mensal, ou disparar agendamento baseado em condição atendida, como conclusão de outra ordem de serviço, mudanças em leituras de medidores, ou condições de alarme ou limites.

Um backlog de manutenção oferece capacidade de rastrear ordens de serviço atrasadas, pendentes ou incompletas, e relatórios automáticos agilizam o processo de envio de dados e estatísticas críticas para partes interessadas. Outro recurso útil é a capacidade de gerar relatórios de falha de equipamento ou máquina, simplificando a identificação da causa raiz de falha de sistema ou interrupção de serviço. Uma comparação histórica ou em tempo real de questões e dados relacionados a performance e custos de equipamentos fornece insights acionáveis para impulsionar tomada de decisão para manutenção preventiva, substituição proativa de peças e substituição de equipamentos, permitindo que gestores otimizem performance.

Ao considerar motivos para implementar CMMS e recursos mais desejáveis, muitos gestores que antes dependiam de processos manuais podem buscar relatórios e funcionalidade básicos. Vale olhar mais profundamente as capacidades sofisticadas de soluções CMMS para determinar quais aplicações e recursos melhor servirão sua organização conforme cresce. A FacilitiesNet recomenda criar equipe de seleção de CMMS para obter variedade de perspectivas e confiar em processo sistemático para escolher a aplicação certa.

Tempo para Implementação

Apenas 3% dos respondentes relataram que implementar CMMS é meta de longo prazo. Quarenta por cento (40%) disseram que buscam implementar em um a três meses, e 20% esperam fazer isso nos próximos três a seis meses.

A pesquisa aponta que o prazo ideal para implementar soluções CMMS é o intermediário, entre um e seis meses, "pois tanto fornecedor quanto cliente têm tempo suficiente para coletar e inserir dados, mas não tempo demais para arrastar o projeto e sofrer burnout".

Este cronograma também é crítico considerando que muitos respondentes relataram desejo por rastreamento simplificado de ativos, equipamentos e inventário, já que soluções CMMS são pareadas com etiquetas de código de barras e soluções de etiquetas de ativos para facilitar captura automática de dados. Este pareamento reduz ou elimina processos de entrada manual, reduzindo drasticamente erros, aumentando precisão e eficiência, e acelerando tarefas como relatórios de manutenção ou conformidade.

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