Os gerentes de instalações revelam os principais recursos do CMMS:descobertas da pesquisa CMMS do Hippo

O Hippo CMMS realizou uma pesquisa de três meses com 100 gerentes de instalações para obter informações sobre o que os profissionais de hoje estão procurando em um sistema de software CMMS com algumas descobertas interessantes. A pesquisa pediu aos participantes que respondessem a cinco perguntas principais, incluindo:

1. Em que situação está o departamento de manutenção imediata atualmente?
2. Como são suas operações?
3. Quais são os principais motivos para obter um CMMS?
4. Quais atributos e recursos do CMMS são mais importantes?
5. Quando eles pretendem implementar um CMMS?

Resumimos suas descobertas abaixo.
O status ou condição atual dos departamentos de manutenção imediata
Uma das descobertas mais intrigantes da pesquisa é que pouco menos da metade dos entrevistados (45%) relatam usar o manual métodos de documentação (como planilhas do Excel, métodos antiquados de papel e lápis, ou mesmo notas adesivas ou cadeias de e-mail) para rastrear e gerenciar operações de manutenção.
O principal problema com os métodos manuais de rastreamento e gerenciamento é a falta de um sistema centralizado, que pode levar a dados conflitantes, erros e informações desatualizadas. Idealmente, instalações modernas e departamentos de manutenção agilizam as operações e a comunicação entre cada canal e usuário por meio do uso de um sistema centralizado para rastrear e gerenciar todas as facetas de seu banco de dados de manutenção.
Na verdade, os dados são essenciais para medir o progresso em relação aos benchmarks. A Fundação International Facility Management Association (IFMA) publicou um guia de instruções focado nessa questão, “Benchmarking for Facility Professionals”, destacando a necessidade não apenas de dados, mas de um método para coletar e analisar esses dados de maneira coesa. “Muitas vezes, quando os profissionais das instalações expressam interesse em benchmarking, eles começam dizendo o que querem medir. Entre os exemplos mais populares estão a utilização do espaço e o consumo ou custos de energia”, explica o relatório. A falta de relatórios de dados eficientes e confiáveis ​​é um grande obstáculo para as instalações que continuam a depender de documentação manual, tornando os benchmarks mais elevados e a medição de desempenho muito mais difíceis de alcançar.
Outras descobertas interessantes dessa área da pesquisa incluem:

• Os departamentos de manutenção têm em média 11 trabalhadores de manutenção.
• A maioria dos entrevistados indicou que considera seu departamento de manutenção mais ou menos em termos de quão bem estabelecido é. (Em uma escala de nada bem estabelecido a extremamente bem estabelecido, por exemplo, a maioria dos entrevistados ficou em algum lugar no meio.)
• Dezesseis por cento dos entrevistados (16%) relataram que seu departamento de manutenção "não está nada estabelecido".

Não é surpreendente, então, que muitos departamentos de manutenção modernos lutem com manutenção eficaz e gerenciamento de instalações. A falta de processos, protocolos e sistemas claramente definidos leva a um esforço desorganizado que muitas vezes não atende às necessidades da organização e torna quase impossível o benchmarking para atingir as metas das instalações.
Como são os departamentos de manutenção atuais ?
Mais de um terço dos entrevistados (35%) na pesquisa relataram ter apenas uma instalação, enquanto 27% têm sete ou mais instalações para gerenciar. O restante dos entrevistados relatou ter entre duas e seis instalações:

• 5% têm de 5 a 6 instalações
• 8% têm 4 instalações
• 5% têm 3 instalações
• 16% têm 2 instalações

Mesmo nos casos em que um departamento tem uma única instalação, não é incomum que essas instalações tenham dois ou mais prédios pelos quais o departamento é responsável por supervisionar e gerenciar as atividades de manutenção.
É claro que as empresas geralmente não ficam estagnadas . A organização que tem apenas uma instalação este ano pode crescer para ter cinco instalações nos próximos dois anos. De acordo com um Global Industries Analytics Report, o potencial do mercado global para gerenciamento de instalações está projetado para atingir US$ 698,8 bilhões até 2020. Isso mostra a importância de utilizar ferramentas de tecnologia, como CMMS, que podem ser dimensionadas efetivamente à medida que sua organização cresce, bem como a capacidade para comparar dados entre instalações.
Principais razões para obter um CMMS
A maioria dos entrevistados (84%) concorda que o reparo de manutenção proativo é importante para as organizações modernas, citando isso como um dos principais motivos para a implementação de um CMMS. Além disso, 83% dos participantes da pesquisa citaram formulários simples de ordem de serviço como um fator determinante em suas decisões.
Quase três quartos dos participantes da pesquisa (74%) dizem que uma das principais razões para implementar um CMMS é o desejo de rastreamento e gerenciamento simples de equipamentos, ativos e estoque.
Além disso, estima-se que 75% da força de trabalho será composta por millennials até o ano de 2015. A geração millennial cresceu na era digital e práticas desatualizadas, como documentação manual, muitas vezes parecem arcaicas para esses funcionários. Eles estão acostumados a confiar em dados para ajudar e melhorar o desempenho do trabalho, portanto, acompanhar as demandas da força de trabalho conectada e com experiência em tecnologia significa que as soluções CMMS são essenciais para avançar.
Recursos CMMS mais importantes
Os participantes da pesquisa observaram vários recursos que consideram importantes na escolha de um CMMS, incluindo:

• 74% dizem que a facilidade de uso é um recurso importante.
• Por outro lado, 0% dos participantes disseram que a facilidade de uso "não é nada importante".
• 46% relataram que o suporte técnico de qualidade é extremamente importante.
• 44% preferem uma solução CMMS com recursos de gerenciamento de equipamentos e ativos.
• 39% dizem que uma interface de calendário para visualizar horários de trabalho é um dos recursos mais importantes em um CMMS e 32% preferem uma solução que ofereça um aplicativo móvel para facilitar o acesso.

A SMGlobal identifica outros recursos importantes em um CMMS, como modelos de tarefas reutilizáveis ​​para trabalhos de manutenção frequentes, negando a necessidade de recriar a roda para tarefas repetitivas e a capacidade de agendar tarefas de várias maneiras. Isso pode significar agendar tarefas repetitivas para se repetirem no mesmo dia e horário a cada semana ou mês ou acionar o agendamento de tarefas com base em uma condição atendida, como outra ordem de serviço sendo concluída, alterações nas leituras do medidor ou condições ou limites de alarme.
/>Um backlog de manutenção oferece a capacidade de rastrear ordens de serviço vencidas, pendentes ou incompletas, e relatórios automáticos simplificam o processo de envio de dados de relatórios e estatísticas críticas para os principais interessados. Outro recurso útil é a capacidade de gerar relatórios de avarias de equipamentos ou máquinas, tornando mais simples identificar a causa raiz de uma falha do sistema ou interrupção do serviço. Uma comparação histórica ou em tempo real de problemas e dados relacionados ao desempenho e custos do equipamento fornece insights acionáveis ​​para orientar a tomada de decisões para manutenção preventiva, substituições proativas de peças e substituições de equipamentos, permitindo que os gerentes de instalações otimizem o desempenho.
Ao considerar as razões para a implementação do CMMS e os recursos mais desejáveis, muitos gerentes de instalações que anteriormente dependiam de processos manuais podem recorrer a relatórios e funcionalidades básicas. Vale a pena examinar mais detalhadamente os recursos mais sofisticados das soluções CMMS para determinar quais aplicativos e recursos atenderão melhor à sua organização à medida que ela cresce. A FacilitiesNet recomenda a criação de uma equipe de seleção de CMMS para obter uma variedade de perspectivas e contar com um processo sistemático para escolher a aplicação certa.
Tempo para implementação
Apenas 3% dos entrevistados relataram que a implementação de um CMMS é uma meta de longo prazo. Quarenta por cento (40%) disseram que pretendem implementar um CMMS em um a três meses, e 20% esperam fazê-lo nos próximos três a seis meses.
A pesquisa aponta que o prazo ideal para a implementação As soluções CMMS estão na faixa intermediária, algo entre um mês e seis meses, “já que tanto o fornecedor quanto o cliente têm tempo suficiente para coletar e inserir dados, mas não têm muito tempo para arrastar o projeto e experimentar o esgotamento”.
Essa linha do tempo também é crítica, considerando que muitos entrevistados relataram um desejo de rastreamento simplificado de ativos, equipamentos e estoque, pois as soluções CMMS são combinadas com etiquetas de código de barras e soluções de etiquetas de ativos para facilitar a captura automática de dados. Esse emparelhamento reduz ou elimina os processos manuais de entrada de dados, reduzindo drasticamente os erros, aprimorando a precisão e a eficiência e acelerando tarefas como manutenção ou relatórios de conformidade.
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