Descubra os Principais Benefícios do CMMS que Simplificam a Gestão de Instalações

Olhando uma ordem de serviço do início ao fim, podemos ver como um CMMS completo e fácil de usar melhora a vida do gerente de instalações médio.

Gerentes de instalações são responsáveis por decidir que trabalho é feito, quem faz e em que ordem, além de um milhão de outras coisas. Se isso descreve sua vida de trabalho diária, aproveite os benefícios do CMMS que podem ajudar a tornar a vida mais simples.

Controlar o tamanho do portal de solicitações

Mesmo o melhor cronograma de manutenção preventiva não pode apagar completamente ordens de serviço sob demanda. Não há dúvida de que sua organização as terá. A questão é quem pode gerá-las.

Um bom CMMS permite que você controle a resposta. Em algumas organizações, apenas o departamento de manutenção envia tickets. Em outras, é o chefe de cada departamento. Algumas organizações mantêm o portal de solicitações totalmente aberto, com todos os funcionários podendo enviar um ticket. Há prós e contras em manter o portal de totalmente aberto a fechado. A ideia importante aqui é que um bom CMMS permite que você decida.

Aprovar ou recusar tickets com dados, confiança

Uma das melhores vantagens do CMMS é que você pode aprovar ou recusar tickets com dados. Uma vez que um ticket foi enviado, você pode decidir aprová-lo e começar a construir uma ordem de serviço ou recusá-lo e não gerar uma ordem de serviço. Às vezes, a decisão é óbvia. Você conhece a criticidade relativa de seus ativos e equipamentos, e pode frequentemente aprovar ou recusar com base na importância de algo para manter a linha funcionando. Por exemplo, você não vai adiar um ticket relacionado a uma prensa ou bomba crítica. Mas, às vezes, é mais difícil saber no que pular e o que deixar para depois. Um bom CMMS dá os dados que você precisa para decidir sabiamente.

Uma maneira é mostrando o calendário de MPs. Digamos, por exemplo, que um operador reporta um som estranho e fraco de moagem vindo de uma pequena esteira transportadora. Graças ao CMMS, você sabe que uma MP está programada para aquela máquina em menos de uma semana, e que parte da manutenção planejada envolve ajustar todas as correias. Nesse caso, você provavelmente vai recusar. Não é que você não acredite que há um problema; você sabe que não é sério e será resolvido em breve.

O cronograma de MPs pode revelar outra coisa. Pode ser que o ativo em questão foi trabalhado recentemente como parte de uma MP. Agora você talvez esteja mais propenso a aprovar o ticket. Não deveria haver problemas com um ativo que foi tão recentemente verificado, e se há, sugere que a MP não foi realizada corretamente.

Além do cronograma de MPs, um CMMS pode ajudar agrupando ordens de serviço por ativo. Então, alguém envia uma solicitação de ordem de serviço relacionada a um ventilador dentro de um equipamento maior. Parece estar balançando um pouco mais do que deveria, causando uma vibração perceptível. Assim que você olha o histórico do equipamento, vê muitas bandeiras vermelhas: não só aquela vibração já foi um problema antes, mas da última vez foi um sinal precoce de um problema muito maior. Acabou havendo muitos reparos caros. Imediatamente, você aprova o ticket.

E aqui está uma das melhores partes: pode ser seu primeiro dia no trabalho e você ainda seria capaz de tomar a decisão certa. Ou pode ser não só seu primeiro dia, mas também três dias desde que o veterano da equipe, o técnico que conhecia todas as máquinas melhor que seus próprios filhos, se aposentou após 20 anos no trabalho. Toda a memória institucional ainda está no CMMS. Não vai embora com funcionários antigos e está disponível imediatamente para novos.

Construir ordens de serviço ricas em dados

Uma vez que você decidiu aprovar um ticket, pode começar a construir a ordem de serviço. O software CMMS permite associar rapidamente muitos dados. Basicamente, há uma tonelada de informação que você pode anexar a uma ordem de serviço, incluindo:

• Descrição e fotos do ativo
• Versões digitais de manuais de O&M e esquemáticos
• Explicação do trabalho a ser feito
• Instruções passo a passo
• Checklists personalizáveis
• Peças associadas

Se você tiver a sorte de conseguir um CMMS realmente bom, sua ordem de serviço também pode incluir mapas de piso interativos. Como ter ordens de serviço cheias de informação torna sua vida mais fácil? Pense em cada pedaço de informação como uma pergunta que você não precisa responder.

Você não vai ter técnicos perguntando:

• Onde está o ativo e como ele é?
• Onde estão os manuais de O&M, e como encontro o deste ativo?
• O que preciso consertar e como faço isso?
• Como sei que fiz tudo corretamente?
• Quais peças preciso?

Melhor cenário, cada ordem de serviço rica em dados pode poupar você de cinco ou mais ligações telefônicas.

Manter ordens de serviço no "precisa saber" com dashboards personalizáveis

Um dos maiores benefícios do CMMS é como você pode personalizar telas. O que você vê pode ser totalmente diferente do que cada técnico vê. Isso ajuda os técnicos reduzindo "bagunça visual". Em vez de fileiras e fileiras de informação, eles só veem as ordens de serviço que precisam encerrar. Ajuda você porque agora nunca precisa se preocupar com técnicos bisbilhotando uns aos outros. Não precisa se preocupar com eles vendo quais ordens outros técnicos têm atribuídas, o que às vezes leva a uma situação de "muitos cozinheiros estragam o caldo".

Manter o olho no quadro geral com KPIs, relatórios de um clique

Uma vez que as atribuições de trabalho foram designadas e então encerradas, é hora de usar o CMMS para processar os números e criar alguns relatórios personalizados. Alguns softwares só suportam relatórios básicos, mas bons softwares CMMS completos rastreiam muitos dados, que podem então usar para construir, entre outras coisas, KPIs. Isso vai ajudar você a encontrar os ativos que estão custando mais tempo e dinheiro, bem como os técnicos que estão encerrando mais ordens de serviço em um determinado bloco de tempo. Basicamente, todos os pontos baixos e altos. Armado com essa informação, você pode afinar tudo, desde seu cronograma de MPs até a força de trabalho do seu departamento.