Gerenciando pequenos trabalhos de manutenção

Existem dois tipos de trabalho de manutenção que não devem aparecer nos horários de trabalho semanais:emergência genuína ou trabalho urgente que é não identificado quando o cronograma é elaborado e pequenos trabalhos que não justificam o tempo e custo de planejamento e programação formal. Este artigo examinará as opções para gerenciar esses pequenos trabalhos.

Sobrecarga de ordem de serviço

Muitas organizações exigem que uma ordem de serviço exclusiva seja iniciada para cada trabalho. Alguns sistemas de manutenção de computador não oferecem alternativa prática. O número de ordens de serviço que esta política cria pode sobrecarregar o planejador, que geralmente é o administrador do sistema de ordens de serviço. Quando isso ocorre, o planejador torna-se apenas um "empurrador de papel" eletrônico e faz pouco ou nenhum planejamento. Isso leva a atrasos desnecessários em pequenos trabalhos e freqüentemente resulta em "soluções alternativas", como cobrar quantias excessivas de trabalho em ordens de serviço "permanentes" ou "abrangentes" ou usar ordens de serviço abertas para trabalhos maiores para concluir pequenas tarefas.

Por exemplo, em uma operação em que uma ordem de serviço era obrigatória para qualquer trabalho a ser feito, cada um dos planejadores processou mais de 80 ordens de serviço por dia. A grande maioria das ordens de serviço emitidas continha a mesma descrição de trabalho que a solicitação de trabalho inicial, com o planejador não adicionando instruções sobre que trabalho fazer ou como fazê-lo. Demorou um mínimo de 58 pressionamentos de tecla para converter cada solicitação de serviço em uma ordem de serviço, e muito desse esforço foi para adicionar vários códigos de ordem de serviço. Nada disso seguia bons princípios de gerenciamento de banco de dados, de modo que as informações coletadas eram inúteis. Nem o gerente da fábrica nem o gerente de manutenção estavam cientes desse total desperdício de esforço.

Melhores alternativas

Para fornecer o melhor serviço aos clientes operacionais de manutenção, deve haver um processo eficiente e gerenciado para concluir pequenos trabalhos que requerem pouco tempo e materiais. Entre as alternativas incluem permitir que os comerciantes cobrem materiais e mão de obra para pequenos trabalhos de acordo com os números de localização dos equipamentos (números de ativos). Isso é apoiado por um bom software de manutenção e registra uma quantidade significativa de informações importantes de manutenção, incluindo hora e data, o originador, o número de localização do equipamento e as peças usadas.

Onde o sistema de computador de manutenção não suporta cobrança de números de localização de equipamento, uma ordem de serviço permanente pode ser configurada para cada localização de equipamento para capturar pequenos trabalhos. Isso requer um esforço considerável, por isso é muito mais prático selecionar um software que permite que as transações sejam cobradas de acordo com os números de localização do equipamento.

Outra opção é desenvolver um processo simples de obtenção de materiais em estoque, como um bloco no balcão da loja onde o número de localização do equipamento, descrição da peça e quantidade são registrados pelo comerciante que leva os materiais. Essas informações devem então ser transferidas para os registros de localização do equipamento (uma função administrativa). O processo também pode ser usado para emergências, onde detalhes adicionais como a perda de produção e a causa do evento devem ser registrados no log de operação.

Você também deve considerar o uso de ordens de serviço permanentes de área ou departamento. Este é um processo comum, mas as informações essenciais específicas do equipamento, como as peças usadas no equipamento e as ordens de serviço permanentes, costumam ser abusadas. Eu vi operações em que mais de 50 por cento de todo o trabalho de manutenção é cobrado de ordens de serviço permanentes.

Atribuição de pequenos empregos

Durante o horário normal de trabalho, o supervisor de manutenção deve receber as solicitações de pequenos trabalhos, que devem ser registradas no formulário de programação diária. Eles podem ser atribuídos a comerciantes durante os intervalos de trabalho para minimizar a interrupção do trabalho programado.

Também pode ser apropriado fazer com que os comerciantes da área-chave entrem em contato com seus operadores para reunir pequenas solicitações de trabalho e dar tempo em suas programações de trabalho para que concluam esses trabalhos todas as manhãs antes de iniciar o trabalho agendado.

Quando as rotas de inspeção de manutenção preventiva (PM) são estabelecidas, o tempo estimado para as inspeções deve ser mostrado. Pode haver uma permissão para pequenos reparos e ajustes a serem feitos durante a inspeção de PM, e estes devem ser registrados. O trabalho corretivo "encontrado" que não pode ser concluído no tempo permitido deve ser registrado na folha de rota PM (ou seu equivalente eletrônico) para acompanhamento com uma nova ordem de serviço.

Os supervisores de manutenção devem manter a responsabilidade por todos os pequenos trabalhos concluídos. Eles são responsáveis ​​por este trabalho e sua qualidade.

Definição de pequenos empregos

Trabalhos pequenos devem ser definidos. Um pequeno trabalho típico é aquele que requer uma pequena quantidade de mão de obra (menos de uma hora), usa pouco material (menos de US $ 200), pode ser feito imediatamente, não requer uma parada e não envolve nenhum redesenho. Novamente, é responsabilidade do supervisor garantir que essas diretrizes sejam seguidas. Quando a mão-de-obra e as peças para pequenos trabalhos são cobrados de acordo com os números de localização do equipamento e não para as ordens de serviço, o sistema de computador de manutenção deve ser capaz de fornecer relatórios para indicar onde as diretrizes para pequenos trabalhos não estão sendo observadas.

É importante saber em quais itens o dinheiro para manutenção está sendo gasto, mas o custo de coletar essas informações por meio do uso de ordens de serviço exclusivas deve ser balanceado em relação ao valor dessas informações. Para muitos trabalhos pequenos, uma alternativa ao uso de ordens de serviço é a abordagem mais sensata.

Embora qualquer uma das opções para gerenciar pequenos trabalhos descritos acima possa ser abusada, o mesmo pode acontecer com as ordens de serviço quando são obrigatórias para todos os trabalhos. Os supervisores de manutenção e os vendedores são orientados a garantir que a planta continue a operar e muitas vezes acreditam que o tempo necessário para manter registros de custos precisos interfere nessa meta. Os gerentes precisam demonstrar que as informações de custo em nível de equipamento são importantes, usando-as para tomar decisões sobre desligamentos, reconstruções e substituições de equipamentos, bem como questionando rotineiramente os registros de custos que não são precisos ou não seguem as diretrizes estabelecidas.

Se tarefas como substituir uma pequena correia de transmissão ou consertar uma torneira com vazamento puderem ser feitas rapidamente e estiverem de acordo com as diretrizes de pequenas tarefas, recursos preciosos podem ser liberados para o planejamento essencial, e a manutenção será capaz de fornecer o serviço aos clientes operacionais eles esperam.