Cinco áreas onde os oficiais de compras agregam valor

O Procurement nem sempre foi visto como o parceiro estratégico ideal e ágil da empresa. Processos de sourcing complicados, longos ciclos de compra e contratação e lacunas no conhecimento do domínio resultaram na separação entre a aquisição e as várias unidades de negócios que ela atende.

Aqueles de nós com muitos anos de experiência em aquisições sabem que há um espaço significativo para melhorias em todo o processo, especialmente no domínio da terceirização de serviços complexos de alto valor. Embora as tecnologias de consumo tenham avançado e mudado enormemente todos os aspectos das atividades de compra e consumo individuais, o sourcing empresarial e a tecnologia que ele emprega ficaram visivelmente para trás. Em termos práticos, o processo de aquisição e a tecnologia não mudaram materialmente nas últimas décadas.

Agora, com a capacidade adicional de tecnologias avançadas, incluindo inteligência artificial e aprendizado de máquina, a dinâmica está mudando. Esses avanços criam uma oportunidade significativa para os diretores de compras e outros líderes de compras lidarem com o ritmo acelerado e as demandas de um ecossistema de negócios global.

Armado com as percepções sem precedentes de que a A.I. pode entregar, a aquisição está equipada para se tornar um verdadeiro parceiro estratégico para todas as linhas de negócios, melhorando muito o escopo do serviço, identificação e avaliação de fornecedores, compras e gerenciamento contínuo. Ser um parceiro estratégico significa modificar a cultura e a prática organizacional, mas os líderes transformacionais que estão fazendo isso bem já estão entregando fontes novas e inovadoras de valor para suas empresas e, como resultado, sendo reconhecidos por seus pares.

O mandato de aquisições tem se concentrado historicamente em garantir a governança, conformidade, continuidade do fornecimento e redução de custos. Freqüentemente, as partes interessadas da empresa não buscaram orientação estratégica nas compras porque não sentiram que o conhecimento funcional e a experiência estavam lá para atender a seus objetivos e prioridades. Chegou a hora de esse paradigma mudar. O Procurement precisa se envolver com as partes interessadas do negócio, não porque seja obrigatório, mas porque levará a resultados mais impactantes para o negócio.

O Procurement pode aprimorar todas as funções de negócios, garantindo que as equipes possam definir de forma fácil e digital até mesmo suas necessidades mais complexas, levá-las ao mercado e encontrar, comparar, negociar, adjudicar e contratar os melhores fornecedores para suas necessidades.

Existem cinco momentos decisivos na jornada de sourcing, em que as compras podem agregar maior valor às suas partes interessadas, aprimorando as parcerias internas e garantindo que as funções de negócios alcancem resultados sustentáveis.

Escopo. O primeiro momento de definição é quando uma parte interessada do negócio identifica um problema ou oportunidade que deseja abordar usando um fornecedor terceirizado. Freqüentemente, no ambiente de hoje, o processo começa com uma definição pouco clara de necessidades, ou mesmo um requisito definido por um fornecedor em vez de uma parte interessada do negócio. Isso resulta em compras e fornecedores potenciais perdendo tempo e ciclos significativos, atrasando a implantação do serviço crítico. As aquisições podem mudar essa dinâmica, alavancando o poder de tecnologias avançadas como a A.I. para orientar as partes interessadas na criação de seus requisitos de forma mais rápida, precisa e intuitiva. Quando o requisito captura todas as principais necessidades antecipadamente, todos os envolvidos economizam tempo e ciclos significativos e evitam compras em excesso ou rodadas de pedidos de alteração posteriormente.

Identificação. As partes interessadas precisam identificar de forma rápida e eficiente os fornecedores que podem fornecer os serviços de que precisam para atingir as prioridades de negócios. Para fazer isso, a aquisição deve ser capaz de fornecer dinamicamente fornecedores altamente qualificados para qualquer necessidade em qualquer momento. Eles não podem esperar pelo processo tradicional de RFI / RFP, pesquisar um grande banco de dados de fornecedores ou mestre de fornecedores, pedir referências ou recomendações ou confiar apenas nos relacionamentos existentes para encontrar o melhor fornecedor.

Comparação. As partes interessadas da empresa precisam de uma maneira fácil de conduzir uma comparação qualitativa lado a lado e uma análise financeira das propostas dos fornecedores que recebem. para que eles possam avaliar rapidamente e sem preconceitos qual fornecedor é o mais adequado para sua necessidade específica de serviço. O papel da aquisição não deve ser normalização de dados e análise de planilhas. Deve ser suporte à decisão e coaching das partes interessadas. Estamos totalmente acostumados com isso sendo feito por nós no mundo do consumo. e não deve esperar menos do mundo empresarial.

Seleção. Reduzir significativamente o tempo desde a definição do escopo até a seleção do fornecedor e permitir que os membros da equipe se envolvam em todo o processo oferece maior transparência e eficiência. Dado o ritmo vertiginoso dos negócios na economia digital, o processo tradicional de verificação e qualificação de fornecedores, antes que os acordos sejam assinados e o trabalho real seja iniciado, simplesmente não é mais viável. Passamos a confiar nas informações digitais para tomar decisões críticas de consumo pessoal e esse também deve ser o padrão nas empresas.

Compra para pagar sem contato. Cada empresa tem vários parceiros, fornecedores e soluções com os quais trabalha para atender a requisitos específicos de negócios, e a função de compras não é exceção. É fundamental que os CPOs selecionem as melhores plataformas e aplicativos que se integram perfeitamente com seus sistemas de backbone de registro. Com as soluções digitais certas implementadas, os CPOs podem garantir que os métodos para obter controles; conformidade; aprovação orçamentária; e a combinação, aprovação e pagamento de faturas são feitos de forma totalmente automatizada. Simplesmente não há função para profissionais de compras treinados e altamente capacitados que tocam manualmente em requisições, ordens de compra, faturas ou contratos. O resultado de qualquer processo de sourcing, particularmente serviços complexos, deve ser uma configuração orientada para automação de processo robótico sem costura e sem toque no sistema de planejamento de recursos da empresa de registro, de modo que a experiência para as partes interessadas de negócios e aquisições continue a ser simples, rápida e transparente.

As empresas estão adotando e empregando rapidamente tecnologia para automatizar o trabalho transacional, fornecendo a aquisição a oportunidade ideal. Ao alavancar o poder da automação, os líderes de compras transformacionais e suas equipes podem ser mais estratégicos e impactantes, entregando maior valor às partes interessadas de negócios e empresas em todo o processo de sourcing. As aquisições devem se concentrar em atividades de alto valor, tornando-se consultores de confiança para suas partes interessadas, alinhando-se com as metas e prioridades de negócios e trazendo ideias e abordagens inovadoras para a terceirização de serviços.

Já estamos vendo uma mudança dramática na forma como as compras são vistas em muitas empresas, à medida que mais líderes transformacionais surgem. Essas equipes de compras têm uma mentalidade centrada no cliente e fornecem plataformas de autoatendimento que oferecem às partes interessadas uma maneira de serem mais autônomas, ao mesmo tempo que garantem o nível apropriado de governança e conduzem processos e resultados consistentes.

Ao liderar astutamente a reengenharia digital de sourcing, os líderes de compras estão reinventando a profissão e aumentando sua estatura organizacional como um parceiro de negócios indispensável e catalisador para mudanças em toda a empresa.

Keith Hausmann é diretor de receita da Globality.