Por que tantas cadeias de suprimentos estão presas no passado - e um caminho a seguir

Se você fosse a um restaurante com quatro amigos e apenas dois fizessem suas refeições, você consideraria isso um sucesso? E se o seu voo de Nova York para Los Angeles pousasse no Kansas? Como consumidor, você não visitaria aquele restaurante novamente e compraria oito refeições para compensar o restaurante que entrega apenas 50% do que você pediu. Você não pagaria por um voo para o Japão para passar férias no Havaí. Pagar pelo dobro do produto que você realmente precisa não é apenas um mau negócio, é um mau negócio que custa mais do que você pode pagar, sem mencionar que cria uma experiência terrível para todas as partes envolvidas. Então, por que as principais empresas de manufatura estão fazendo isso com suas cadeias de suprimentos?

A aquisição direta é talvez a única área das operações de um fabricante onde este princípio retroativo se aplica, onde taxas de entrega pontuais e completas (OTIF) baixas ou abaixo do padrão são consideradas um sucesso. As cadeias de suprimentos tornaram-se tão complacentes que os compradores sabem que não devem esperar receber todas as peças no prazo, na íntegra e com a qualidade de que precisam, e isso fez com que as compras excessivas se tornassem a norma, e não a exceção. Mesmo nos melhores momentos, o pedido excessivo de peças amarra dinheiro na forma de custos irrecuperáveis ​​ou excesso de estoque de segurança. Durante os períodos de interrupção extraordinária, como o que estamos agora, esta prática está efetivamente conduzindo os negócios para o chão.

Digamos que todas as peças cheguem a tempo, completamente intactas. Agora você tem potencialmente dezenas de milhares de dólares amarrados em excesso de estoque de segurança e estoque que pode nunca ver a luz do dia - especialmente se essas peças se tornarem obsoletas antes de serem usadas. Você está preso a um estoque que acabará por ser cancelado.

Como chegamos aqui?

A resposta curta é:"Porque toleramos a falta de responsabilidade em quase todos os nós da cadeia de abastecimento", desde a relação comprador-fornecedor até questões de confiança e transparência com dados e ferramentas desatualizadas que impedem a cadeia de abastecimento de operar de forma eficiente ou com o nível certo de visibilidade e colaboração.

É fácil, por exemplo, culpar um fornecedor por muitos infortúnios de uma cadeia de abastecimento. No entanto, se um fabricante está enfrentando baixas taxas de OTIF, excesso de estoque de segurança e baixa velocidade de estoque, ou paga consistentemente taxas de aceleração massivas e penalidades ao cliente, a primeira parada em seu caminho para o resgate deve ser um espelho.

Afinal, a falha do fornecedor é um sintoma, não a causa, do desempenho insatisfatório da cadeia de suprimentos. Pode ser rastreado até o lado do comprador, às vezes resultante de erro humano, mas mais frequentemente do status quo - rastreamento de POs com e-mail, planilhas e notas adesivas, por exemplo - e dados imprecisos e estagnados em sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) .

Quando as empresas percebem que seus dados de ERP estão desatualizados e dependem de atualizações manuais, elas abordam as ferramentas nas quais investiram tempo e dinheiro significativos com ceticismo. Eles operam por instinto ou são forçados a confiar cegamente em seus dados de ERP porque, independentemente dos problemas internos que afetam o desempenho de sua cadeia de suprimentos, eles ainda estão no gancho para lançar o produto. A realidade é que as cadeias de suprimentos se movem mais rápido do que nunca e estão repletas de surpresas, interrupções e mudanças constantes das quais muitas empresas nem mesmo estão cientes até que seja tarde demais. No momento em que os compradores conectam os pontos de dados para matérias-primas, estoque de segurança mínimo-máximo, estoque e prazos de entrega, os dados já estão desatualizados porque algo em algum lugar na cadeia de abastecimento - uma mudança de pedido de compra, um e-mail sem resposta, um lead alterado do fornecedor ou tempo de resposta - passou despercebido por muito tempo.

Mesmo antes do COVID, a interrupção da cadeia de abastecimento era tão galopante que uma "surpresa" nem mesmo era surpreendente. É esperado e cultivado uma mentalidade entre os fabricantes de que as perdas de receita na cadeia de abastecimento simplesmente se tornaram o custo de fazer negócios. A interrupção da cadeia de suprimentos geralmente ocorre durante eventos - pense em desastres naturais, mudanças geopolíticas e pandemias em todo o mundo - que causam picos rápidos na demanda e afetam a capacidade do fornecedor de acompanhar.

Em "tempos normais", 40% das linhas de pedido de compra (linhas PO) mudam, de acordo com um relatório do The Hackett Group. Essa taxa subiu para impressionantes 60% durante a primeira parte do ano passado devido à interrupção do COVID-19.

O relacionamento comprador-fornecedor deve ser uma parceria estratégica, mas a parte da “estratégia” é desperdiçada quando ambos os lados passam a maior parte do tempo enterrados em planilhas desatualizadas e longas cadeias de e-mail enquanto tentam freneticamente se adaptar à menor mudança. O sistema gera desconfiança e falta de responsabilidade. Ninguém quer trabalhar assim e não deveria, então por que tantas empresas ainda estão presas ao passado?

Como resolver o problema OTIF

Tentar compensar a falta de colaboração do fornecedor sem abordar a causa raiz do problema leva inevitavelmente a taxas OTIF baixas ou, pior, considerar as taxas OTIF baixas um sucesso. Fabricantes e compradores devem adotar novas melhores práticas e táticas para avaliar o desempenho do fornecedor e gerenciar relacionamentos com fornecedores e fornecedores individuais em escala para, em última instância, alcançar taxas OTIF melhores e reais:

Avalie o desempenho do fornecedor em tempo real. Avaliações mensais ou trimestrais do fornecedor são uma mentalidade da velha escola e devem ser a primeira coisa a ser eliminada. Os fabricantes e tomadores de decisão da cadeia de suprimentos devem conduzir avaliações de fornecedores mais frequentes, em tempo real e até mesmo preditivas, e usar esses pontos de contato para discutir melhorias estratégicas para melhorar o desempenho futuro, em vez de diagnosticar falhas passadas. Simplifique essas conversas com scorecards baseados em dados ou slides que classificam o desempenho e as entregas no prazo e compartilhe-os com seus fornecedores para que eles entendam como você os está avaliando e possam atender às suas expectativas e objetivos.

Reavalie os prazos de entrega. Seu ERP deve ter lead times precisos para cada parte a cada segundo de cada dia. O pedido de um fornecedor está consistentemente atrasado? Isso pode indicar que os prazos de entrega do seu ERP estão desatualizados. Fale com seu fornecedor para verificar novamente os dados e, em seguida, faça as atualizações adequadas em seu ERP para que o planejamento de demanda possa fazer seu trabalho.

Espere o reconhecimento da ordem de compra - em vez de esperar por isso. Com que facilidade e rapidez você pode se comunicar com seus fornecedores? É justo esperar que seus fornecedores reconheçam as mudanças de PO 100% do tempo, sem tempo de espera excessivo que inevitavelmente leva a falhas em cascata e baixo desempenho. Afinal, de que adianta enviar uma solicitação de expedição se ela só for aberta uma semana depois? O reconhecimento oportuno dos POs é um sinal revelador de uma boa comunicação com o fornecedor e deve ser uma das métricas mais importantes que os compradores usam para avaliar os relacionamentos com os fornecedores.

Estabeleça um pedido perfeito. Rastreie a porcentagem de peças que você recebe dentro do prazo, sem danos e com a qualidade que você espera. Seu fornecedor deve entregar um pedido perfeito 90% das vezes ou mais para continuar o relacionamento. Qualquer coisa a menos coloca a receita em risco e pode resultar em rupturas de estoque, custos inflacionados e erosão constante da confiança do cliente.

Descubra seus custos ocultos. Você sabe a variação entre o que um fornecedor fez a cotação de você e o que eles cobraram de você? Você sabe quanto está pagando taxas de logística acelerada para compensar atrasos nas entregas? A compra excessiva de peças e as penalidades por atrasos na entrega não são os únicos custos resultantes da complacência da cadeia de suprimentos. Simplificar a primeira milha também permite que você descubra outros descuidos dispendiosos, como pagar a mais em faturas de fornecedores que não correspondem aos seus pedidos de compra finais.

Melhorias como essas exigem uma disposição para se adaptar à cadeia de suprimentos moderna e acelerada de hoje. Introduzir mudanças e implementar novos processos pode ser assustador, mas compensa a longo prazo. Lembra daquela passagem de avião cross-country? Quando chegar a hora de reservar sua viagem, você ligará para uma agência de viagens e pagará taxas de serviço desnecessárias? Ou você vai adotar ferramentas de viagem modernas que permitem fazer reservas online, economizando tempo e dinheiro, proporcionando tranquilidade para a viagem que está por vir?

Tom Kieley é cofundador e CEO da SourceDay, uma fornecedora de software de desempenho de cadeia de suprimentos.