Modernizando Cadeias de Suprimentos: Superando Barreiras Legadas para um Futuro Resiliente

Se você fosse a um restaurante com quatro amigos e apenas dois recebessem suas refeições, você consideraria isso um sucesso? E se seu voo de Nova York para Los Angeles pousasse no Kansas? Como consumidor, você não visitaria aquele restaurante novamente e compraria oito refeições para compensar o restaurante entregando apenas 50% do que você pediu. Você não pagaria por um voo para o Japão para passar férias no Havaí. Pagar pelo dobro do produto que você realmente precisa não é apenas mau negócio, é mau negócio que custa mais do que você pode pagar, sem mencionar criar uma experiência terrível para todas as partes envolvidas. Então, por que grandes empresas de manufatura estão fazendo isso com suas cadeias de suprimentos?

O procurement direto é talvez a única área das operações de um fabricante onde esse princípio retrógrado se aplica, onde taxas baixas ou sub-padrão de entrega no prazo e na totalidade (OTIF) são consideradas um sucesso. Cadeias de suprimentos se tornaram tão complacentes que compradores sabem melhor do que esperar receber cada peça no prazo, na totalidade e na qualidade que precisam, e isso levou a uma compra excessiva desenfreada se tornando a norma em vez da exceção. Mesmo nos melhores momentos, fazer pedidos excessivos de peças prende dinheiro na forma de custos irrecuperáveis ou estoque de segurança excessivo. Durante períodos de disrupção extraordinária, como o que estamos agora, essa prática está efetivamente levando negócios à falência.

Digamos que todas as peças cheguem no prazo, completamente intactas. Agora você tem potencialmente dezenas de milhares de dólares presos em estoque de segurança excessivo e inventário que pode nunca ver a luz do dia — especialmente se essas peças se tornarem obsoletas antes de serem usadas. Você fica com inventário que eventualmente será baixado.

Como Chegamos Aqui?

A resposta curta é: "Porque toleramos falta de responsabilidade em quase todos os nós da cadeia de suprimentos", desde o relacionamento comprador-fornecedor a questões de confiança e transparência com dados a ferramentas desatualizadas que impedem a cadeia de suprimentos de operar eficientemente ou com o nível certo de visibilidade e colaboração.

É fácil, por exemplo, culpar um fornecedor por muitas desventuras de uma cadeia de suprimentos. No entanto, se um fabricante está experimentando baixas taxas OTIF, estoque de segurança excessivo e velocidade lenta de inventário, ou consistentemente paga taxas massivas de expedição e penalidades de clientes, a primeira parada em seu caminho para a redenção deve ser um espelho.

Falha do fornecedor, afinal, é um sintoma, não a causa, de mau desempenho da cadeia de suprimentos. Pode ser rastreada até o lado do comprador, às vezes resultando de erro humano, mas mais frequentemente do status quo — rastrear POs com e-mail, planilhas e post-its, por exemplo — e dados imprecisos e estagnados sentados em sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP).

Quando as empresas percebem que seus dados de ERP estão desatualizados e dependem de atualizações manuais, elas abordam ferramentas nas quais investiram tempo e dinheiro significativos com ceticismo. Elas operam por instinto ou são forçadas a confiar cegamente em seus dados de ERP porque, independentemente dos problemas internos afetando o desempenho de sua cadeia de suprimentos, elas ainda estão na obrigação de tirar o produto pela porta. A realidade é que cadeias de suprimentos se movem mais rápido do que nunca e estão repletas de surpresas, disrupção e mudança constante que muitas empresas nem sabem que existem até ser tarde demais. No momento em que compradores inseriram pontos de dados para matérias-primas, estoque de segurança min-max, inventário e lead times, os dados já estão desatualizados porque algo em algum lugar na cadeia de suprimentos — uma mudança de ordem de compra, um e-mail não respondido, um lead time alterado ou tempo de resposta do fornecedor — passou despercebido por muito tempo.

Mesmo antes da COVID, a disrupção da cadeia de suprimentos era tão desenfreada que uma "surpresa" nem era surpreendente. É esperado, e cultivou uma mentalidade entre fabricantes de que perdas de receita na cadeia de suprimentos simplesmente se tornaram o custo de fazer negócios. A disrupção da cadeia de suprimentos comumente ocorre durante eventos — pense em desastres naturais, mudanças geopolíticas e pandemias mundiais — que causam picos rápidos de demanda e impactam a capacidade do fornecedor de acompanhar.

Em "tempos normais", 40% das linhas de ordem de compra (linhas PO) mudam, segundo um relatório do The Hackett Group. Essa taxa subiu para 60% assombrosos durante a primeira parte do ano passado devido à disrupção da COVID-19.

O relacionamento comprador-fornecedor deveria ser uma parceria estratégica, mas a peça de "estratégia" é desperdiçada quando ambos os lados gastam a maior parte do tempo enterrados em planilhas desatualizadas e longas cadeias de e-mail enquanto tentam freneticamente se adaptar à menor mudança. O sistema gera desconfiança e falta de responsabilidade. Ninguém quer trabalhar assim e não deveria ter que, então por que tantas empresas ainda estão presas no passado?

Como Corrigir o Problema OTIF

Tentar compensar a má colaboração do fornecedor sem abordar a causa raiz do problema inevitavelmente leva a baixas taxas OTIF, ou pior, considerar baixas taxas OTIF um sucesso. Fabricantes e compradores devem adotar novas melhores práticas e táticas para avaliar desempenho do fornecedor e gerenciar relacionamentos individuais com fornecedores e fornecedores em escala para, em última análise, alcançar taxas OTIF reais e melhoradas:

Avalie o desempenho do fornecedor em tempo real

Avaliações mensais ou trimestrais de fornecedores são uma mentalidade de velha guarda e devem ser a primeira coisa a ir. Fabricantes e tomadores de decisão de cadeia de suprimentos devem conduzir avaliações de fornecedores mais frequentes, em tempo real, até preditivas, e usar esses pontos de contato para discutir melhorias estratégicas para melhorar o desempenho futuro em vez de diagnosticar falhas passadas. Simplifique essas conversas com scorecards ou slides orientados por dados que avaliam desempenho e entregas no prazo, e compartilhe-os com seus fornecedores para que eles entendam como você os está avaliando e possam atender às suas expectativas e metas.

Reavalie lead times

Seu ERP deve ter lead times precisos para cada peça a cada segundo de cada dia. Um pedido de fornecedor é consistentemente atrasado? Isso pode indicar que lead times em seu ERP estão desatualizados. Converse com seu fornecedor para verificar os dados, então faça atualizações de acordo em seu ERP para que o planejamento de demanda possa fazer seu trabalho.

Exija reconhecimento de PO — em vez de esperar por ele

Quão fácil e rapidamente você pode se comunicar com seus fornecedores? É justo esperar que seus fornecedores reconheçam mudanças de PO 100% do tempo sem lag excessivo que inevitavelmente leva a falhas em cascata e mau desempenho. Afinal, que bem faz enviar uma solicitação de expedição se ela não é aberta até uma semana depois? O reconhecimento oportuno de POs é um sinal revelador de boa comunicação com fornecedores e deve ser uma das métricas mais importantes que compradores usam na avaliação de relacionamentos com fornecedores.

Estabeleça um pedido perfeito

Rastreie a porcentagem de peças que você recebe no prazo, intactas e na qualidade que espera. Seu fornecedor deve entregar um pedido perfeito 90% das vezes ou mais para continuar o relacionamento. Qualquer coisa menos coloca a receita em risco e pode resultar em faltas de estoque, custos inflacionados e a erosão constante da confiança do cliente.

Descubra seus custos ocultos

Você sabe a variação entre o que um fornecedor cotou para você e o que eles cobraram? Você sabe quanto está pagando em taxas de logística expeditada para compensar entregas atrasadas? Comprar peças em excesso e penalidades por entrega atrasada não são os únicos custos resultantes da complacência da cadeia de suprimentos. Simplificar a primeira milha também permite descobrir outros esquecimentos custosos, como pagar a mais em faturas de fornecedores que não correspondem às suas ordens de compra finais.

Melhorias como essas exigem vontade de se adaptar à cadeia de suprimentos moderna e rápida de hoje. Introduzir mudanças e implementar novos processos pode ser assustador, mas compensa a longo prazo. Lembre-se daquela passagem de avião cross-country? Quando for hora de reservar sua viagem, você ligará para uma agência de viagens e pagará taxas de serviço desnecessárias? Ou abraçará ferramentas modernas de viagem que permitem reservar online, economizando tempo e dinheiro, dando-lhe tranquilidade para a viagem à frente?

Tom Kieley é cofundador e CEO da SourceDay, provedora de software de desempenho de cadeia de suprimentos.