Otimize seu programa de manutenção com estas cinco etapas simples

Aproveite ao máximo seu programa de manutenção

Quando uma organização toma a decisão de avançar na compra do CMMS (sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção) ou atualizar um existente, isso envolve muita deliberação. Como é um fato estabelecido que, investir em um CMMS envolve tempo e dinheiro. Aqui estão cinco etapas que recomendamos para ajudar uma organização a obter o maior retorno sobre os investimentos e otimizar o uso do software de manutenção preventiva.

Etapa um:garantir que você tenha uma adesão forte e antecipada da administração e dos usuários

Como qualquer outra ferramenta de gerenciamento de negócios, os softwares CMMS só podem fazer seu trabalho se as pessoas fizerem parte de suas rotinas diárias de trabalho. Para ajudar a melhorar as taxas de adoção de usuários, é necessário feedback dos usuários e do gerenciamento sobre o que é desejado e necessário do sistema. Em seguida, essa entrada é usada ao pesquisar opções de software e fornecedores. Isso ajudará a garantir que o sistema CMMS selecionado seja o mais adequado aos fluxos de trabalho e práticas de negócios atuais da empresa, bem como às necessidades daqueles que o utilizarão. Além disso, uma vez que o novo sistema esteja implementado, os gerentes de projeto estarão em condições de dar o exemplo e incentivar seus colegas de equipe a usar o sistema de forma eficaz.

Etapa dois:conecte-o a outros sistemas sempre que possível

A vinculação de sistemas de negócios ajudará o usuário a tomar melhores decisões e evitará o incômodo de reinserir dados de um sistema para outro. O usuário poderá evitar a tarefa desnecessária de entrada de dados duplicada que é demorada e propensa a erros. Ao trabalhar em um único sistema conectado, os dados serão atualizados automaticamente no sistema. Usando este método, o usuário estará sempre trabalhando com os dados mais recentes e atualizados.

Compartilhar e comunicar dentro e entre departamentos torna-se muito mais fácil. Com um programa de manutenção integrado, todos têm acesso aos mesmos dados. Não é mais necessário exportar informações de um sistema e reformatá-las antes de compartilhá-las com colegas. Ao reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, isso deixa o tempo melhor gasto em outras coisas, como desenvolvimento de produtos, marketing e crescimento dos negócios. Os ganhos de produtividade são um resultado importante do uso do sistema CMMS.

Etapa três:defina expectativas claras e invista em treinamento

Sempre que um programa de manutenção é adquirido, é crucial definir as expectativas de uso desde o início. Sem isso, o usuário pode não ser capaz de alcançar plenamente seus resultados de negócios. Ao identificar metas de uso específicas, os membros da equipe estarão mais inclinados a usar o software o máximo possível e ficarão satisfeitos com os resultados.

Além de identificar suas expectativas, também é importante garantir que a equipe saiba como usar o sistema com treinamento prático para atingir esses objetivos. O treinamento deve ser voltado para atender às necessidades exclusivas dos membros da equipe ou do departamento. Ter materiais de treinamento prontamente disponíveis após a primeira sessão de treinamento ao vivo é um recurso de referência útil. Seguir com outra sessão de treinamento agendada seis meses depois que o sistema entrar em operação é uma boa ideia. O treinamento adicional, uma vez que a equipe já está familiarizado com o sistema, é útil porque dá aos usuários a oportunidade de tirar novas dúvidas e permite que a gerência reforce suas expectativas.

Etapa quatro:use painéis personalizados para trazer as informações mais importantes para a frente

No ambiente acelerado de hoje, ter acesso rápido e fácil à solicitação de manutenção crucial é fundamental para as operações bem-sucedidas da instalação. É aqui que os painéis de software de gerenciamento de instalações entram em ação. Muitos deles, incluindo o nosso no Hippo CMMS, oferecem painéis personalizáveis ​​que exibem rapidamente dados essenciais. Isso facilita o trabalho de várias maneiras, como reduzir a necessidade de ler relatórios longos, bem como acesso imediato a ordens de serviço, uso de equipamentos e listas de inventário. Ter esse tipo de informação à primeira vista economiza tempo, além de garantir que as decisões tomadas sejam baseadas nos dados mais recentes. Com ferramentas de gestão empresarial como o CMMS, as empresas terão a confiança de que decisões importantes serão baseadas em dados precisos e atualizados.

O Hippo CMMS leva os painéis tradicionais a um nível totalmente novo. Com eles, você pode:

• Importe manuais de ativos, fotos e outras informações para facilitar o acesso.
• Armazene mapas e desenhos de rotas para melhorar a manutenção da frota
• Crie telas personalizadas para atender às necessidades da sua empresa
• Visualizar resumos interativos de ordens de serviço
• Colete todas as informações de ativos e equipamentos (de imagens de modelo a tags) em plantas baixas interativas

Esses painéis são adequados para grandes organizações com várias instalações nos setores de saúde, governo, hotel, restaurante, varejo e educação.

Etapa 5:realizar verificações regulares do sistema

Fazer manutenção preventiva no CMMS é um exercício importante, mas muitas vezes esquecido. Idealmente, as verificações de rotina programadas ocorrem no CMMS a cada seis meses. Algumas coisas a considerar são:

• Meu software está atualizado?
• Estou recebendo os relatórios de que preciso?
• Existem outras coisas que poderíamos automatizando com o software?

Ao executar essas verificações de rotina, também é um bom momento para avaliar se os usuários atuais têm alguma dúvida ou se algum novo funcionário precisa de treinamento do sistema.

Ao seguir essas práticas de manutenção preventiva, você estará no caminho certo para aproveitar ao máximo seu CMMS.

O Hippo CMMS se esforça para ser líder em gerenciamento de manutenção simples. Isto é alcançado através do desenvolvimento de software amigável e econômico e o melhor suporte para nossos clientes. Se você quiser explorar ainda mais nosso software líder do setor, você pode experimentá-lo gratuitamente por 30 dias!

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