Implementação do CMMS em 5 etapas fáceis

Durante as últimas duas décadas, os sistemas de software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) têm sido a solução de gerenciamento de manutenção preferida para um número crescente de clientes em um amplo espectro de setores industriais, corporativos e de serviços. E há boas razões para isso. Para começar, os CMMSs são sistemas de gerenciamento automatizados sofisticados e robustos que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, fornecem ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Esses sistemas têm a capacidade de monitorar os níveis de estoque, rastrear e gerenciar ordens de serviço, gerar rapidamente relatórios precisos e, o mais importante, podem determinar instantaneamente quais ativos da empresa exigem manutenção preventiva (PM). É esta última característica – manutenção preventiva – que constitui o epicentro e o aspecto mais valorizado dos CMMSs. A introdução de PMs no software de gerenciamento de manutenção tem sido responsável por maior vida útil do equipamento, organização aprimorada, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, redução de custos operacionais e aumento dos lucros da empresa.

Por mais poderosos que os CMMSs sejam, seu desempenho ideal e a economia de custos resultante só podem ser alcançados por meio de implementação apropriada e uso consistente do sistema. Quando se trata de plano de implementação do CMMS, isso se refere a tornar o software de gerenciamento totalmente operacional. Isso envolve uma série de etapas, incluindo planejamento do sistema, integração de dados, desenvolvimento e agendamento de PM e treinamento da equipe, bem como suporte técnico contínuo. Sem a implementação adequada do software CMMS, mesmo o sistema mais rico em recursos ficará aquém de seus objetivos pretendidos.



A seguir estão cinco dicas sobre a implementação do software CMMS para garantir que o sistema funcione como deveria.

Uma visão geral rápida de 5 etapas de implementação do CMMS.

1. Receba informações e feedback da equipe de manutenção
2. Avalie os recursos da empresa e defina metas realistas de implementação do CMMS
3. Determinar as funções e permissões do usuário
4. Desenvolva um programa de manutenção preventiva (PM)
5. Faça a integração e o treinamento completo do usuário

Vamos entender cada passo em detalhes.

1. Obtenha informações e feedback da equipe de manutenção

Mesmo antes de um sistema CMMS ser adquirido, é essencial que todos os membros da equipe estejam totalmente investidos em uma abordagem de gerenciamento de manutenção. Este é o primeiro passo para garantir a implementação bem-sucedida do CMMS. A obtenção de informações de quem usará o sistema garantirá que ele tenha os recursos mais adequados às necessidades, desafios e objetivos da empresa, seja reduzindo custos de manutenção reativa ou corretiva, diminuindo o tempo de inatividade do equipamento ou reduzindo a utilização de técnicos. É também durante esse período que a equipe de manutenção deve decidir como o CMMS será customizado para as necessidades da empresa. Por exemplo, isso envolve identificar quais ativos, inventários e usuários serão incluídos no banco de dados do sistema. Essas escolhas terão uma grande influência no escopo da operação do sistema CMMS, bem como na duração e no envolvimento da fase de implementação da integração de dados.

2. Avalie os recursos da empresa e defina metas realistas de implementação do CMMS

Como acabamos de observar, durante a fase de implementação de um sistema automatizado, todos os dados críticos relativos ao inventário, ativos e usuários são inseridos no software CMMS. Este é um momento em que os empresários devem avaliar cuidadosamente suas próprias capacidades. Existem várias opções disponíveis para esta fase de implementação do software CMMS com base nas necessidades, tempo e recursos dos clientes. Alguns clientes que têm tempo e recursos técnicos internos podem preferir realizar a integração de dados por conta própria. Quando há um banco de dados de ativos e inventário existente, ele pode ser migrado para o novo CMMS pelo cliente ou com a assistência de técnicos fornecidos pelo fornecedor. Os fornecedores de CMMS oferecem aos clientes uma variedade de suportes na forma de auditorias internas ou suporte técnico remoto e telefônico para fins de implementação do CMMS.

Independentemente de os proprietários da empresa optarem por realizar sua própria auditoria de ativos e inventário ou solicitar que o especialista em tecnologia de um fornecedor faça isso por eles, aqui estão alguns parâmetros para cronogramas realistas para esses processos:

• Empresas com 0-100 ativos =30 dias
• Empresas com 200 ativos =45 dias
• Empresas com 201-500 ativos =90 dias

3. Determinar as funções e permissões do usuário

Muitos sistemas CMMS possibilitam que os gerentes de manutenção atribuam diferentes níveis de acesso ao software CMMS. Isso significa que alguns usuários podem ter acesso a todas as partes do sistema, enquanto outros (talvez em graus variados) não. Isso é particularmente útil quando os usuários diferem com base em suas funções, responsabilidades e até mesmo localizações do site. Os gerentes de manutenção precisam considerar essas variáveis ​​ao atribuir acesso de usuário durante o processo de implementação do CMMS.

4. Desenvolva um programa de manutenção preventiva (PM)

Um programa de manutenção preventiva personalizado é o recurso mais valioso dos CMMSs. Por esse motivo e também porque não há duas empresas iguais, ele deve ser configurado para atender às necessidades exclusivas de uma organização. Seu desenvolvimento é um aspecto crítico da implementação do CMMS. Essa parte do processo envolve a revisão do histórico de reparos dos equipamentos, além de levar em consideração o ciclo de produção da empresa. Ao fazer isso, o equipamento pode ser priorizado com base na idade e/ou na frequência de reparo. Por outro lado, os cronogramas de manutenção preventiva podem ser definidos durante períodos de baixo uso e/ou datas de inspeção.

5. Faça a integração e o treinamento completo do usuário

Essas duas funções de implementação de software CMMS nunca devem ser negligenciadas ou subestimadas porque sem elas todos os outros esforços podem ser inúteis. A eficácia de um sistema de gerenciamento de manutenção depende muito do uso consistente e apropriado pela equipe de manutenção. A integração e o suporte técnico contínuo são duas maneiras de garantir que o CMMS esteja fazendo o trabalho que se destina a fazer.
Como é o caso dos suportes descritos anteriormente, muitos fornecedores de CMMS também incluem em seus pacotes de sistema uma variedade de recursos integrados e contínuos para auxiliar os usuários no uso do sistema no início e ao longo do tempo. Esses recursos estão disponíveis como manuais online, vídeos, e-mail, bate-papo e gravações de webinars, além de suporte por telefone.

Não há dúvida de que os CMMSs são excelentes produtos de gerenciamento de manutenção. No entanto, apesar de seus históricos comprovados, nenhum atingirá seu potencial sem a implementação apropriada do sistema, incluindo treinamento do usuário. Ao considerar o custo total dos sistemas de gerenciamento de manutenção, os proprietários de negócios precisam pesar os custos dos serviços no tempo e na equipe necessários para a implementação do software CMMS em relação aos custos associados a serviços de suporte adicionais por meio de um fornecedor. Uma análise cuidadosa dos objetivos, orçamento e recursos de uma empresa servirá para orientar os empresários na seleção dos serviços de integração e implementação de CMMS mais adequados. Investir em serviços de implementação de CMMS, seja internamente ou por meio de um fornecedor, garante a configuração apropriada do sistema, enquanto o suporte integrado leva a uma maior adoção do usuário que, por sua vez, leva à eficiência das operações, maior vida útil do equipamento, custos reduzidos e maior ROI.