Automatize a manutenção do hotel com o software CMMS

Estima-se que existam 700.000 instalações hoteleiras em todo o mundo, com receitas anuais combinadas de US$ 830 bilhões (Lake, 2016). Somente nos EUA, existem 4,9 milhões de quartos de hóspedes que representam 68% de sua receita anual total (Mandelbaum, 2007). Eventos especiais, instalações de spa e health club, golfe, aluguel de filmes, estacionamento e locações comerciais compõem o saldo das receitas de hospitalidade. Considerados em conjunto, o setor hoteleiro é vibrante, robusto, desafiador e um valioso contribuinte econômico.

De várias maneiras importantes, os hotéis são muito semelhantes aos hospitais, especialmente quando se trata de gerenciamento de operações. Por exemplo, hotéis e hospitais operam 24 horas por dia, 7 dias por semana, atendem uma ampla gama de clientes em constante mudança e ambos devem aderir aos mais altos padrões regulatórios e de segurança. Embora diferentes nos serviços que prestam, as operações de manutenção eficientes devem ser uma prioridade para os hotéis, assim como para as unidades de saúde. E com tantos ativos a serem gerenciados em qualquer hotel, não é conveniente nem seguro deixar a tarefa de gerenciamento de manutenção apenas para abordagens manuais.

Por essas razões, bem como pela necessidade de permanecer competitivo e encontrar maneiras de melhorar seus resultados, um número crescente de proprietários de hotéis está se voltando para o CMMS como sua solução preferida de gerenciamento de manutenção de hotéis.

Antes de entrar em como o software de gerenciamento de manutenção hoteleira contribui para melhorar as operações das instalações, vamos começar entendendo o que são os CMMSs. O Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado também conhecido como software CMMS é um poderoso sistema de software que pode fornecer aos seus usuários uma visão geral de todas as operações do equipamento. Ele também tem a capacidade de fornecer informações sobre o status de qualquer equipamento. Tudo isso é feito inserindo informações relevantes do equipamento (ou seja, números de série, códigos de barras, fotos, dados de inspeção, histórico de manutenção anterior, manuais de manutenção etc.) no banco de dados do sistema.

Os sistemas CMMS atuais permitem que uma ampla gama de empresas monitore os níveis de estoque, rastreie ordens de serviço, gere rapidamente relatórios precisos e determine instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva. É esta última característica – manutenção preventiva – que é vista como o centro nervoso dos CMMSs. Então vamos começar por aí.

Programas de Manutenção Preventiva (PM)

Até a introdução do software de gerenciamento de manutenção de hotéis (geralmente conhecido como software de gerenciamento de instalações), os gerentes de manutenção de hotéis geralmente realizavam a manutenção das operações “conforme necessário”. Isso geralmente é chamado de manutenção reativa. Com esse tipo de manutenção, os equipamentos eram atendidos apenas quando algo dava errado ou, mais especificamente, quando era relatado que um equipamento estava quebrado. A manutenção nessa base é ineficiente a longo prazo e também cara, porque as quebras de equipamentos geralmente são imprevistas. Mais importante ainda, a falta de manutenção de rotina também pode resultar em falha do equipamento e, em última análise, na sua substituição. Em ambos os casos, interrupções inesperadas nas operações são problemáticas, especialmente para hotéis que funcionam 24 horas por dia. Considere as consequências para as operações do hotel quando houver uma falha no sistema HVAC, uma avaria no elevador ou um problema de encanamento.

Todos requerem atenção imediata, ao mesmo tempo em que causam interrupções significativas para hóspedes e funcionários. Com o recurso de software de manutenção preventiva do CMMS, os programas de PM podem ser implementados para eliminar a maioria, se não todas as falhas imprevistas do equipamento, mantendo as operações do hotel e, ao mesmo tempo, prolongando a vida útil do equipamento.

Como um recurso central do software de gerenciamento de manutenção do hotel, os programas de manutenção preventiva oferecem aos gerentes de manutenção a personalização necessária para controlar completamente como as operações de manutenção do hotel ocorrem. Uma vez que nenhuma operação de dois hotéis é igual, é imperativo um sistema que seja capaz de se adaptar às necessidades específicas e talvez em constante mudança de uma instalação. Existem várias maneiras de configurar as programações de PM. Para novos usuários de sistemas de software de gestão de manutenção hoteleira, um bom ponto de partida começa com a revisão de históricos de reparo de equipamentos, bem como tempos de uso baixos para ativos específicos. A revisão dos históricos de reparos ajudará os gerentes de manutenção a priorizar os equipamentos com base na idade e/ou na frequência de reparos. Um exemplo de manutenção realizada durante o período de baixa utilização em hotéis é a realização de manutenção preventiva nos equipamentos de limpeza durante a noite, após o término de todas as operações de limpeza do dia. Da mesma forma, as inspeções de encanamento podem ser realizadas durante a tarde, quando a maioria dos hóspedes está fora de seus quartos ou durante períodos lentos, quando os quartos não estão ocupados.

Outras opções para agendamento de MP podem incorporar datas de inspeção, bem como locais de colocação de equipamentos. Os CMMSs também possibilitam a execução simultânea de vários agendamentos de PM. Finalmente, os relatórios gerados pelo CMMS de PMs concluídos podem ser revisados ​​e avaliados. Ao fazer isso, o gerente de manutenção pode tomar decisões informadas sobre quaisquer ajustes necessários nos cronogramas e/ou substituições ou atualizações de equipamentos.

Ordens de serviço automatizadas

Dois dos maiores problemas associados às ordens de serviço geradas manualmente são atrasos e erros desnecessários. Ambos são caros para os proprietários de hotéis em termos de tempo e dinheiro perdidos. Com o recurso de software de ordem de serviço do CMMS, as ordens de serviço não serão mais deixadas na caixa de correio de um técnico de manutenção por dias ou conterão erros causados ​​pela transposição incorreta do número de série de uma peça manualmente. Em vez disso, os CMMSs geram automaticamente ordens de serviço com a peça do equipamento e seu número de série identificado corretamente usando os recursos integrados de digitalização de código de barras e foto do sistema. O software o envia imediatamente para o técnico de manutenção designado. As notificações também podem ser enviadas aos gerentes de manutenção informando-os sobre o andamento da ordem de serviço do início ao fim. Todas essas tarefas são feitas com apenas alguns cliques do mouse em um computador ou toques em um smartphone ou tablet.

Conclusão

As operações do hotel nunca cessam e o software que supervisiona a gestão da sua manutenção também não. Uma vez que a reputação de um hotel se baseia principalmente na prestação de um bom serviço e conforto, faz sentido que todos os esforços sejam feitos para reduzir ao mínimo as interrupções imprevistas no funcionamento das instalações. Os sistemas de software de gerenciamento de manutenção oferecem aos seus clientes uma solução viável e econômica para esse problema. Os CMMSs possibilitam que os hóspedes do hotel voltem para casa satisfeitos e que os proprietários do hotel obtenham uma lucratividade maior.

Referências:

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html