Software CMMS:a cura para o gerenciamento inadequado de estoque em estabelecimentos de saúde

Imagine que você está gerenciando o estoque de um hospital. Seu sucesso depende de ter respostas precisas para perguntas como:“Quais itens eu tenho?” e "Quanto de cada item eu tenho?"

Você também precisará de uma maneira de manter suas respostas precisas ao longo do tempo. Os hospitais são ambientes de ritmo acelerado e a medicina moderna envolve muitos dispositivos descartáveis ​​de uso único. Os níveis de estoque podem flutuar acentuadamente dia a dia, até mesmo de hora em hora.

A solução é o recurso de rastreamento de estoque de um software CMMS, que permite manter-se atualizado sobre cada item, até o último abaixador de língua.

Veja como isso pode funcionar. Sempre que um novo inventário chega, ele é digitalizado e adicionado automaticamente aos seus registros por meio do CMMS. Como todo o sistema é baseado em nuvem, as informações estão disponíveis de qualquer lugar, a qualquer momento. O CMMS também pode rastrear quando as coisas são usadas. Por exemplo, quando o motor vai em um leito regulável, as peças de reposição são indicadas na ordem de serviço, e quando o técnico fecha a ordem de serviço, as peças são automaticamente retiradas de seus registros de estoque.

Isso é impressionante, mas também é apenas o começo. O rastreamento de estoque fornece as respostas para uma ampla gama de perguntas importantes. A chave para responder a cada pergunta é usar seu software CMMS para coletar e manter as informações corretas sobre os itens em seu inventário. Vejamos algumas dessas perguntas e como respondê-las usando o software CMMS.

Como posso encontrar rapidamente o que preciso?

Informações necessárias: Nome, descrição e localização física.

Não ser capaz de encontrar algo é exatamente o mesmo que não tê-lo.

Certifique-se de incluir não apenas o nome do item, mas também uma descrição. Embora a maioria das pessoas saiba o nome exato, algumas saberão apenas como algo se parece ou o que ele faz. Adicionar o nome e a descrição também resolve o problema de itens com mais de um nome. Os abaixadores de língua, por exemplo, também são chamados de espátulas, mas são usados ​​apenas para uma coisa.

Se o estoque for dividido entre várias instalações, inclua a localização de cada item. Isso pode ser tão geral quanto a sala em que está e tão específico quanto a prateleira e a caixa exatas, dependendo do tamanho e da sofisticação do seu sistema.

Como posso comprar mais?

Informações necessárias :Detalhes de contato do fornecedor da compra, número de série do número da peça e listas de preços atuais.

Esta é toda a informação que você precisa para fazer um pedido de forma rápida e fácil ao reabastecer. A vantagem real de ter essas informações para rastreamento de estoque baseado em CMMS é que *você* não precisa fazer pedidos; o CMMS faz isso por você. Depois de configurar os limites de reabastecimento, o software pode usar os níveis existentes e os prazos de entrega estimados para calcular quando fazer o próximo pedido.

O que faço se um item estiver com defeito?

Informações necessárias: Detalhes de contato do fabricante, detalhes de contato do fornecedor da compra e número do lote de garantia

As informações sobre a garantia serão cruciais para você decidir seus próximos passos. Em alguns casos, você pode ter que entrar em contato com o fabricante, enquanto em outros as reclamações de garantia são tratadas pelo fornecedor da compra. De qualquer forma, ter o número do lote pode evitar dores de cabeça, porque você pode rastrear facilmente todo o resto em seu inventário que é do mesmo lote ruim e tentar enviá-lo de volta também

Quando preciso reabastecer?

Informações necessárias :Criticamente

O nível de crítica não está escrito na lateral da caixa. É algo que você precisa calcular para cada item no inventário. Basicamente, é a resposta para a pergunta “Quão difícil seria administrar este hospital sem este item?”

Podemos ver como isso funciona comparando um analisador químico com um desfibrilador. Pode parecer que o desfibrilador é mais crítico, porque o dispositivo é usado para reiniciar o coração de um paciente. Um analisador químico, por outro lado, parece menos crítico. Quando está quebrado, os médicos simplesmente não podem solicitar exames de sangue. Mas o analisador químico tem uma criticidade mais alta. Provavelmente há apenas um analisador químico no laboratório, mas há muitos desfibriladores em todo o hospital. Se um não está funcionando, há muitos outros que estão. Se o analisador químico não estiver funcionando, todo o laboratório para.

Depois de determinar a criticidade, você pode definir níveis de estoque seguros e limites de pedido de peças sobressalentes. No exemplo acima, você pode ter bastante para o analisador químico, mas nenhum local para os desfibriladores.

Conclusão

O gerenciamento de estoque bem-sucedido começa com a determinação do que você tem e quanto você tem. Mas não termina aí. Ao pensar nas perguntas que deseja responder, na história que deseja que o rastreamento de estoque lhe conte, você pode determinar as informações de que precisa e como organizá-las melhor em seu CMMS.

Referências

PEW Research Center:Internet &Technology (2017) Mobile Fact Sheet.