Principais postagens de blog de 2020 para o software Hippo CMMS

Em 2020, a palavra “sem precedentes” ganhou um significado totalmente novo. De muitas maneiras, a pandemia do COVID-19 reescreveu completamente todas as regras. Mas, ao mesmo tempo, os fundamentos do gerenciamento de manutenção realmente não mudaram. O gerenciamento de ativos bem-sucedido ainda se resume a levar os dados certos para as pessoas certas da maneira mais suave possível. O software CMMS ainda é a melhor maneira de controlar seus programas de manutenção.

Foi um ano difícil em muitos setores. Por exemplo, de acordo com uma pesquisa recente da Canadian Manufacturers &Exporters, “65% dos entrevistados tiveram um nível de produção reduzido durante a pandemia” devido a quedas na demanda doméstica e externa.

Vamos ver o que podemos aprender com as principais postagens do blog Hippo de 2020 para garantir que estamos prontos para tudo o que 2021 nos reserva.

Podemos começar analisando o que ainda é verdade sobre o domínio do gerenciamento de manutenção.

Comece do início para criar ordens de serviço sob demanda eficientes com o software CMMS

O gerenciamento de ordens de serviço ainda significa ter as etapas certas na ordem certa, especialmente quando se trata do que você faz primeiro.

Em fevereiro de 2020, em Faça seus fluxos de trabalho fluírem com o software de gerenciamento de manutenção , analisamos a importância do portal de solicitação aberta para capturar dados associados a tarefas de manutenção sob demanda.

Um dos principais benefícios do portal aberto são os campos obrigatórios. Quando as pessoas estão enviando uma solicitação de manutenção, elas podem ver quais informações o departamento deseja, garantindo que as incluam.

“…E quando as solicitações de manutenção estão incompletas ou confusas, os departamentos de manutenção perdem tempo imaginando o que precisam fazer. Quando os técnicos não sabem com o que estão lidando até chegarem lá, é impossível estar totalmente preparado com as peças e materiais certos. O tempo na chave sofre.”

Com o portal de solicitação aberta, todos começam com o pé direito.

Faça a si mesmo as perguntas certas para criar fluxos de trabalho de manutenção preventiva eficientes com o software CMMS

Então, em setembro, nos aprofundamos no como e no por que do gerenciamento de manutenção preventiva com Um guia completo e simples para ordens de serviço de classe mundial .

A configuração de um programa eficiente geralmente começa com as perguntas certas, tanto dentro quanto fora do departamento de manutenção.

“Seu software de ordem de serviço atual ajuda a possibilitar a manutenção preventiva? Faça a si mesmo estas perguntas:

• Existe uma maneira eficiente de analisar os dados históricos de ativos para determinar as tarefas de manutenção e a cadência?
• Mesmo que eu saiba o que fazer e quando fazer, é fácil gerar e atribuir PMs? Quanto deste processo é manual versus automático?
• Depois que o programa estiver funcionando, como saberei se ele foi bem-sucedido ou não? Existe uma maneira fácil de obter o número de PMs gerados e perdidos para calcular as taxas de fechamento?

Quando se trata de ordens de serviço, o departamento de manutenção não é o único afetado, então você precisa conversar com outros departamentos, descobrir seus objetivos específicos e ver se o processo de ordem de serviço atual também está atrapalhando. Lembre-se de que o objetivo não é coletar queixas de diferentes departamentos, portanto, certifique-se de que suas perguntas se concentrem em metas e obstáculos. É melhor evitar perguntas sobre como o processo os faz sentir e quais partes eles gostam ou não. Em vez disso, pergunte a eles o que o departamento quer realizar e como o processo de ordem de serviço torna mais fácil ou mais difícil para eles progredirem.”

Armado com essas respostas, você pode começar a corrigir seus processos. Você precisa de um conjunto de sistemas para trabalhar com dados, divididos em três tipos de tarefas:

• Capturando
• Distribuindo
• Aproveitando

Novamente, você começa fazendo a si mesmo as perguntas certas.

“Basicamente, quão bom é [o programa de manutenção preventiva] em coletar bons dados, quão bem ele disponibiliza esses dados para as pessoas que precisam deles e, finalmente, o que ele permite que você faça com os dados? Agora que você o tem, de quantas maneiras diferentes você pode extrair valor dele?”

Com muitas dessas perguntas, a resposta certa é:"Poderíamos fazer melhor com a solução CMMS certa".

Siga estes passos para um programa de manutenção preventiva eficiente com o software CMMS

A má notícia é que a criação de um programa de manutenção preventiva exige mais do que apenas passar por uma lista rápida de perguntas. A boa notícia é que existe um processo bem definido e que o abordamos em agosto, com os 6 itens que sua lista de verificação de manutenção preventiva deve incluir .

Curiosamente, o primeiro passo não está relacionado a ativos, equipamentos ou dados.

É sobre pessoas.

“Uma das coisas mais importantes a considerar ao desenvolver uma lista de verificação de manutenção preventiva é colocar as pessoas certas na equipe de manutenção. Assim como os computadores não produzirão informações úteis sem pessoas capacitadas para executá-los, também é verdade que um programa de manutenção preventiva não será eficaz sem as pessoas certas para supervisionar e fazer o trabalho.

Quando se trata de operar um CMMS, execute um programa de manutenção preventiva, selecionar indivíduos da alta administração, gerentes de manutenção, técnicos de manutenção e qualquer outra equipe que entenda a maneira como o sistema opera é essencial.”

Proteja o conhecimento tribal com o software CMMS

Os benefícios do software CMMS são um dos tópicos favoritos do blog, por isso não é surpresa que publicamos Como o software CMMS protege o valor e reduz os custos .

Mas o que pode ser surpreendente é o benefício do “conhecimento tribal” do CMMS e o processo de transferência de conhecimento.

“Para muitos departamentos, seu bem mais valioso é o conhecimento arduamente conquistado dos ativos que eles mantêm. Ninguém conhece melhor uma máquina ou equipamento do que os técnicos que o mantêm em funcionamento. Quando alguém pode diagnosticar um problema simplesmente ouvindo um ativo ou apenas colocando a mão nele para sentir as vibrações, é impressionante. E muito perigoso.

Isso porque assim que você perde os técnicos, também perde todo esse know-how. Este não é um problema novo, e existe até uma grande lenda urbana sobre isso. Na história, um técnico de manutenção se aposenta depois de muitos anos no trabalho. No primeiro mês, ele é chamado de volta por seu chefe desesperado. Uma das máquinas está inoperante e nenhum dos técnicos mais novos sabe como recuperá-la. O técnico aposentado chega, dá algumas voltas na máquina e marca um ponto com giz. Essa é a parte que precisa ser substituída, explica ele. Em seguida, ele apresenta a fatura ao seu antigo chefe. A marca de giz? Um penny. Sabendo onde colocar a marca de giz? Dez mil dólares.

O software CMMS protege a experiência e o know-how de todos os seus técnicos, facilitando a inclusão de muitas informações nas ordens de serviço. Lembre-se, as ordens de serviço não são rabiscadas em pedaços de papel ou presas em planilhas. Eles estão dentro do CMMS, facilitando a adição de tudo o que os técnicos precisam para fazer o trabalho corretamente e fechar com eficiência.”

Gostamos tanto dessa ideia Hippo criou um infográfico explicando o valor da transferência de conhecimento e alguns passos rápidos para ajudar a fazer isso acontecer.

Não obtenha um CAFM quando precisar de um CMMS

Algumas de nossas postagens de blog mais populares são detalhamentos de termos, teorias e práticas comuns para manutenção e manutenção de instalações, o que não é nada surpreendente. Quando as pessoas estão no mercado de software de gerenciamento de manutenção, elas querem aprender o máximo possível sobre o setor.

Em Quais são as principais diferenças entre as soluções CAFM e CMMS? , abordamos alguns dos principais casos de uso do CAFM.

“…porque o termo se tornou um guarda-chuva para vários tipos diferentes de software de gerenciamento de instalações, podemos perguntar com a mesma facilidade:O que não é um recurso de um CAFM? Vamos restringir a lista a dois realmente importantes.

CAFM e planejamento do espaço

Ele começa com plantas baixas detalhadas do espaço do escritório, incluindo mesas, ativos e equipamentos. Os gerentes de instalações podem garantir que o espaço esteja sendo usado com eficiência e os trabalhadores estejam sendo acomodados adequadamente. Por exemplo, se houver uma nova contratação no departamento de engenharia, o gerente da instalação pode garantir que haja espaço para uma nova mesa. Eles também podem usar o software para facilitar a transferência de uma mesa do armazenamento para o escritório. Para os trabalhadores existentes, o planejamento de espaço abrange o gerenciamento e o rastreamento de espaços flexíveis, como salas de reunião e de descanso. O software coleta dados valiosos sobre quem está usando o quê, o que está sendo efetivamente aproveitado e o que será desperdiçado.

CAFM e distanciamento físico

Os gerentes de instalações agora enfrentam desafios relacionados ao combate à disseminação do COVID-19, e uma maneira é garantir o distanciamento social entre os funcionários no local de trabalho. Como o software já possui dados sobre layouts de escritório e onde as pessoas estão sentadas, os gerentes de instalações podem usá-lo para garantir distâncias seguras, reatribuindo instantaneamente as mesas. Os gerentes também podem controlar o acesso com o gerenciamento de visitantes e escalonar os horários de chegada dos funcionários. Eles também podem criar e gerenciar verificações de bem-estar e coletar dados para rastreamento de contatos.”

O post termina com alguns dos nossos melhores e mais comuns conselhos:escolher a solução certa começa por analisar os problemas que pretende resolver. Depois de saber o que deseja realizar, você pode facilmente escolher a ferramenta certa. Em um nível muito básico, é o mesmo que escolher a chave de fenda certa. O primeiro passo é olhar para o topo do parafuso.

Para todas as coisas que permaneceram as mesmas no gerenciamento de manutenção, houve muitas grandes mudanças. A pandemia do COVID-19 criou muitos novos desafios para os gerentes de manutenção e instalações. No blog Hippo, abordamos algumas das diferentes maneiras pelas quais a solução CMMS certa ajuda a combater o coronavírus.

Padronize processos ágeis com software CMMS

Em abril, publicamos Passing COVID-19 Tests:Educational Facilities and CMMS School Software , que abrange algumas das maneiras pelas quais as instalações educacionais podem usar o CMMS para ajudar a combater o COVID-19.

Uma das ideias importantes é usar o software CMMS para ajustar seu programa de manutenção preventiva.

“Geralmente, a manutenção preventiva oferece:

• Aumento do tempo de atividade
• Vida útil mais longa do ativo
• Gerenciamento de estoque mais fácil
• Melhor eficiência
• Aumento da segurança

Tudo isso é importante, mas com o COVID-19, eles se tornaram críticos.

Ative alguns PMs

Organizações de todos os setores estão sendo forçadas a cortar todos os custos possíveis. E isso significa que os departamentos de manutenção estão sendo solicitados a fazer mais com menos, com um número menor de técnicos e um olhar mais atento aos custos. A última coisa que você precisa agora é um tempo de inatividade não programado em um ativo importante. Agora não é hora de a caldeira parar de funcionar. Para garantir que tudo o que você precisa permaneça online, aumente a frequência e a quantidade de manutenção preventiva em ativos críticos.

Pausar algumas MPs

Ao mesmo tempo, existem alguns PMs que você pode querer pensar em parar completamente. Para uma escola primária, por exemplo, não há necessidade de verificar periodicamente as estruturas de lazer ao ar livre. Na maioria das áreas, eles estão fora dos limites. Em um grande campus universitário, os departamentos podem pausar a manutenção programada em alguns dos ativos nas cozinhas dos refeitórios. A maioria dos ativos ociosos não precisa do mesmo nível de atenção.

Pausar PMs também pode ajudar com relatórios. No final do mês, você não precisa percorrer um monte de PMs perdidas que nunca deveria ter feito de qualquer maneira. Pode fazer mais sentido pausá-los por enquanto, liberando você para usar o tempo do seu departamento de maneiras que melhor correspondam à situação atual. Pense desta forma:você pode ter um horário para regar seu gramado todos os domingos à noite durante o verão, mas não faz sentido seguir o cronograma quando houve uma tempestade no domingo à tarde.”

Aqui vemos como um bom CMMS torna possível criar consistência e, ao mesmo tempo, ajudar as organizações a serem ágeis.

Mantenha-se conectado a uma distância segura com o software CMMS

Em maio, publicamos Manter o distanciamento social com o software CMMS , uma olhada em todas as maneiras pelas quais o CMMS torna possível o distanciamento social.

Antes do COVID-19, havia muitas postagens no blog explicando os benefícios de usar um banco de dados CMMS acessível a partir de qualquer dispositivo móvel. Quando os técnicos podem acessar instantaneamente ordens de serviço, PMs e históricos detalhados de manutenção e reparo de ativos e equipamentos de qualquer lugar, a qualquer momento, isso aumenta o tempo na chave. Chega de correr de volta ao escritório para pegar a próxima tarefa de trabalho ou pegar um manual para um reparo complicado.

Mas com o COVID, a capacidade de trabalhar de forma independente assume uma nova importância. Para sua segurança, os técnicos devem evitar entrar em contato próximo. O software CMMS torna isso mais fácil. Por exemplo:

“Dependendo do tamanho da instalação, da complexidade da tarefa e da antiguidade da tecnologia, muitos gerentes inspecionarão visualmente o trabalho antes de fechar a ordem de serviço. O software CMMS permite que essas inspeções ocorram a uma distância segura.

Quando a tecnologia termina, usando qualquer dispositivo móvel conectado à Internet, eles podem tirar fotos de seu trabalho, que são analisadas pelo gerente. Satisfeitos com o trabalho completo, eles podem fechar a ordem de serviço usando o software de gerenciamento de ordem de serviço.”

E:

“Dependendo do tamanho e do layout de sua instalação, pode ser uma boa ideia mover as ordens de serviço para que os técnicos não esbarrem uns nos outros. Por exemplo, para o departamento de manutenção de um hotel, provavelmente não importa se você tem dois técnicos trabalhando em quartos adjacentes ao mesmo tempo. Mas em uma fábrica, você não gostaria de dois técnicos trabalhando ao mesmo tempo em ativos que estão lado a lado.

Provavelmente, a maneira mais fácil de fazer isso é escalonar PMs para ativos próximos. Usando a visualização de calendário no software CMMS, você pode arrastar e soltar PMs. Na maioria dos casos, especialmente com MPs flutuantes, não há diferença real entre fazer o trabalho um dia antes ou um dia atrasado. Com PMs medidos e ordens de serviço sob demanda, há menos margem de manobra, mas mover essas ordens de serviço ainda é viável.”

Próximas etapas

Da mesma postagem do blog:

“O processo para encontrar e adotar uma solução CMMS não mudou.

Faça pesquisas on-line, lendo sobre o software em geral e os vários fornecedores especificamente. Em seguida, entre em contato e comece a configurar algumas reuniões rápidas e demonstrações ao vivo. É a única maneira de ter uma noção de como o software funciona e como ele pode funcionar para você. Sempre pense em termos dos problemas que você está enfrentando e como eles se conectam com recursos específicos do software. Esta etapa é crucial porque a última coisa que você quer é um CMMS cheio de recursos que você não precisa e não usa. Seria como pedir todos os pratos do cardápio, comer alguns e jogar o resto fora.

Mas há algo em obter um CMMS que mudou. É a urgência. Agora, mais do que nunca, os gerentes de instalações e manutenção precisam de procedimentos e fluxos de trabalho que possam resistir às pressões do COVID-19. Você precisa de uma solução CMMS.”