5 razões pelas quais os gerentes de manutenção usam planilhas em vez de software CMMS

Especialistas do setor, acadêmicos, gerentes de manutenção e instalações reconhecem e citam os benefícios do software de gerenciamento de instalações em estudos de pesquisa, artigos e outras fontes. As empresas de software possuem um retorno potencialmente alto sobre os investimentos com implementações de software de manutenção.

Muitas vezes citados como benefícios do software CMMS são:

• Capacidade de gerenciar e rastrear ordens de serviço com eficiência
• Acionamento automático de ordens de serviço de manutenção preventiva
• Alertas automatizados para eventos futuros e quando o estoque estiver baixo
• Melhor agendamento e gerenciamento de mão de obra
• Melhor comunicação entre manutenção e outros departamentos
• Economia de custos obtida por meio de um melhor gerenciamento de estoque
• Ordens de serviço, atualizações e outras transações são registradas com precisão e podem ser relatadas
• Gere relatórios claros e precisos para auditorias do setor e inspeções de conformidade regulatória
• Acesso aos dados de manutenção em qualquer lugar, a qualquer hora
• Atualizações em tempo real

Apesar de todos os benefícios do CMMS, por que tantos gerentes de manutenção e instalações ainda se apegam a planilhas para rastrear suas operações? Em uma pesquisa recente , 45% dos gerentes de instalações relataram que ainda estavam usando métodos manuais para rastrear suas operações de manutenção, indicando que estão “se afogando em papel”. 15% dos gerentes também disseram que seu rastreamento de manutenção não foi estabelecido e 67% afirmaram que seu rastreamento foi estabelecido de alguma forma.

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O problema com planilhas

Pode ser justificado que um departamento de manutenção comece usando planilhas, ordens de serviço em papel e um sistema de e-mails e telefonemas para comunicar os trabalhos, no entanto, o sucesso a longo prazo desses métodos oferece retornos decrescentes. Afinal, as planilhas não são projetadas com o departamento de manutenção em mente. Por exemplo, podem ocorrer erros ao salvar as modificações da planilha se mais de uma pessoa for responsável por atualizá-la. Nesse caso, horas de entrada de dados podem ser perdidas ou salvas. Além disso, as planilhas não enviam alertas de e-mail programados quando as tarefas de manutenção preventiva estão chegando ou quando as peças de reposição estão acabando. Eles também não conseguem criar ordens de serviço ou ordens de compra, e medir métricas como histórico de manutenção, tempo de inatividade de equipamentos e utilização de mão de obra é manual, complicado e menos preciso.

Embora tenhamos começado este artigo mencionando os benefícios comuns do software de gerenciamento de manutenção, usando seu recurso de software de ordem de serviço para gerenciar ordens de serviço. também é importante discutir desvantagens ou custos que podem surgir com a implementação de um CMMS. Essas desvantagens são as principais razões pelas quais os gerentes de manutenção e instalações continuam optando por usar planilhas para rastrear as operações de manutenção.

5 razões pelas quais os gerentes ainda usam planilhas em vez de software CMMS... e o que podemos fazer a respeito.

1. Falta de apoio da alta administração:

Em tempos de recessão econômica ou problemas financeiros, as organizações geralmente reduzem o tamanho para compensar os custos, e um dos primeiros departamentos a ser afetado é a manutenção. Isso ocorre porque a alta administração normalmente vê a manutenção como uma despesa. A administração tem a tendência de olhar para as demonstrações de P&L com uma visão excessivamente simplificada. Eles reduzem as despesas para aumentar os lucros de curto prazo. Curiosamente, estudos mostram que, se implementado corretamente, o software CMMS gera alto retorno sobre o investimento. Ainda mais estranho, com táticas de downsizing de curto prazo, as empresas não reduzem o número de ativos (prédios e equipamentos), mas reduzem os recursos que os departamentos de manutenção têm para mantê-los, uma receita clara para uma equipe de manutenção sobrecarregada e instalações deterioradas. Ter tomadores de decisão que pensam dessa maneira torna muito difícil implementar um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção, pois um CMMS é considerado apenas uma despesa extra.

2. Altos custos iniciais:

Existem mais de 150 sistemas de software de gerenciamento de manutenção para escolher, todos variando em preço e estrutura de taxas. Tradicionalmente, a maioria das implantações de CMMS era no local ou instalada em PCs. Essas implantações envolveram altos custos de instalação e configuração que impediram os gerentes de fazer o investimento. Havia muitos “e se?” E se a equipe de manutenção resistisse à nova tecnologia? E se o fornecedor do CMMS parasse de oferecer suporte ao aplicativo? E se o software não produzir os resultados prometidos? Como seriam os custos de troca? Todas essas incógnitas tornaram a ideia de instalar um software de gerenciamento de manutenção muito arriscada e ficar com planilhas uma alternativa confortável. Nos últimos dez anos, houve uma mudança para o CMMS baseado na web com baixos custos iniciais e de comutação, anulando muitos dos riscos mencionados acima. Além disso, a maioria dos sistemas permite que você migre gratuitamente seus dados históricos de manutenção, usuários, ativos e equipamentos para seu novo sistema. Você não precisará começar do zero coletando dados e poderá executar relatórios históricos de manutenção imediatamente. Os custos de implementação anteriores do sistema antigo nunca são perdidos ao migrar para um novo.

3. Custos ocultos e intangíveis:

Na superfície, é muito fácil calcular o custo de implementação de um sistema de software de gerenciamento de manutenção. Por exemplo, se você estiver olhando para um CMMS baseado na Web com usuários ilimitados (o que não é incomum hoje em dia), você pode esperar que os custos sejam de US$ 3.000 em taxas anuais de licença de software e US$ 1.500 adicionais em taxas de treinamento e configuração inicial. Isso seria $ 4.500 para o primeiro ano e $ 3.000 / ano depois, certo? Infelizmente, não é tão simples. Negligenciamos vários custos intangíveis relacionados à instalação de software de gerenciamento de manutenção computadorizado (Software CMMS). Alguns destes são:

a. Custos envolvidos na avaliação de diferentes fornecedores de CMMS:

Muitas vezes esquecido é o tempo que leva para avaliar diferentes fornecedores de software. Os gerentes que já passaram por esse processo provavelmente estão acostumados a visitas ao local do fornecedor do software, voos, acomodações, almoços, etc. Com todo o tempo e despesas envolvidos, muitos gerentes resistirão a avaliar soluções de software de manutenção. Os tempos mudaram, e todos esses aborrecimentos podem ser evitados. A maioria das avaliações de software de manutenção pode ser realizada online por meio de webinars ao vivo e demonstrações personalizadas. Longe vão os dias de visitas ao local, vinhos e jantares e negociações sobre as despesas de viagem.

b. Custos envolvidos com a compra de software de manutenção:

Se você estiver trabalhando para uma organização maior, geralmente há um processo formal de aquisição. Quanto mais formalidades, mais tempo e pessoas envolvidas. A compra de software, em particular, requer insumos de diferentes departamentos; A manutenção deve pesquisar os requisitos de software funcionais e decidir se o custo se ajusta ao seu orçamento, a TI precisa ter certeza de que o software de manutenção atende aos requisitos de segurança e as necessidades legais para garantir que o contrato de nível de serviço seja sólido. O departamento de contabilidade pode querer integrá-lo ao software de contabilidade, enquanto a alta administração pode estar procurando recursos de relatórios chamativos. Com todas essas necessidades, o preço do software CMMS aumentou significativamente. Felizmente, as organizações menores não precisam passar por todos esses obstáculos e os gerentes de manutenção têm autoridade para tomar a decisão com muito pouco envolvimento de outros departamentos. Organizações maiores devem aprender a afrouxar o controle e dar mais autonomia aos gerentes de manutenção ou solidificar as necessidades de cada departamento e atender aos mais importantes. Se o CMMS for um acordo SaaS (Software as a Service), é muito fácil sair do acordo se não estiver satisfeito.

c. Tempo envolvido na configuração:

Qualquer pessoa que tenha tido experiência na implementação de software de negócios sabe que muito tempo está envolvido no processo de configuração e muito pode dar errado. Se você estiver trabalhando em uma pequena instalação (pequeno hotel individual, fábrica) com apenas 50 equipamentos e buscando apenas instalar um software de manutenção preventiva automatizado, a configuração envolvida é bastante simples. Tudo o que é necessário é obter uma lista de ativos e configurar os cronogramas de manutenção. No entanto, se você supervisiona várias instalações com centenas ou milhares de ativos e procura rastrear estoque, fornecedores, custos de mão de obra, fornecedores e reparos, o tempo envolvido na configuração do sistema de gerenciamento de manutenção é muito maior. Os gerentes de manutenção podem estar cientes dos benefícios que o software CMMS pode oferecer, mas simplesmente não têm tempo para configurar o sistema. Apagar incêndios e garantir que os sistemas estejam funcionando tem precedência sobre a criação de um novo programa de manutenção.

d. Tempo envolvido no treinamento:

Quanto maior a operação e mais requisitos funcionais envolvidos, mais tempo será necessário para treinar a equipe no CMMS. Tornar as coisas mais difíceis é ter uma equipe de manutenção que não é experiente em tecnologia. Em muitas organizações, vemos uma enorme variedade de níveis de habilidade técnica entre a equipe de manutenção. Os departamentos mais velhos em termos demográficos têm mais dificuldade em adotar novas tecnologias. Pelo lado positivo, à medida que mais Millennials entrarem na força de trabalho, veremos uma mudança para uma adoção mais rápida e menos resistência a novas tecnologias. Isso não quer dizer que as gerações mais velhas não possam aprender software de gerenciamento de manutenção, mas pode implicar que sua equipe precisará de mais horas de treinamento para se sentir confortável com o software. Lembre-se de que muitos fornecedores de CMMS oferecem treinamento gratuito para clientes e são rápidos em fornecer serviços de suporte de qualidade . Também facilitando as coisas é a tendência crescente de software CMMS amigável. Os fornecedores estão lançando novas versões de seus softwares com design mais simples e navegação intuitiva para aumentar a experiência do usuário.

e. Custos de personalização de software:

Muitas vezes, após a compra de um software de gerenciamento de manutenção, uma empresa percebe que mudanças devem ser feitas para que o software se adapte melhor às suas necessidades operacionais específicas. No passado, quando as instalações do CMMS eram apenas no local e compradas diretamente, as personalizações de software eram esperadas e tinham um custo alto. Hoje, com mais empresas optando por acordos SaaS, a questão da personalização do software é controversa. Os clientes estão menos dispostos a investir grandes quantias em taxas de personalização de software para software que estão essencialmente alugando. No entanto, mesmo que os fornecedores de software de manutenção não estejam fazendo software que os usuários possam personalizar, eles estão dispostos a fazer parceria com os clientes para ouvir suas necessidades de desenvolvimento e compartilhar alguns dos custos de personalização.

4. Alto risco de falha:

A triste verdade é que as instalações de gerenciamento de manutenção não têm o melhor histórico. Alguns estudos sugerem taxas de falha de 40%, enquanto outros relatam até 80%. Altas taxas de falha são atribuídas a planos de implementação ruins, configuração ruim, falta de suporte do fornecedor, resistência dos usuários e treinamento insuficiente. Seja qual for o motivo, os fornecedores de software de manutenção estão trabalhando mais para tornar o software mais fácil de usar, oferecendo mais suporte e melhor treinamento.

5. Resistência dos usuários finais:

A resistência da equipe à mudança é uma grande barreira para deixar de lado as planilhas para um software de gerenciamento de manutenção computadorizado. Tanto os gerentes quanto os subordinados resistem à mudança por várias razões. A equipe de manutenção geralmente vê o software CMMS como uma ferramenta usada para medir seu desempenho e pode facilmente se sentir ameaçada ou cansada da mudança. Eles também veem usá-lo como um trabalho adicional para o qual não têm tempo. Para mitigar a resistência, os gestores precisam envolver sua equipe desde o início, explicar claramente o objetivo da implementação do sistema (e não enfatizar o acompanhamento de seu desempenho) e mostrar como a ferramenta facilitará sua vida. Uma vez que você tenha a adesão de sua equipe, eles apoiarão a eliminação das planilhas para o software de manutenção.

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Conclusão:

A lista de benefícios do CMMS é extensa. Em teoria, parece uma solução lógica para qualquer departamento de manutenção. Seria difícil conceber por que um gerente de manutenção ou instalação continuaria a usar planilhas e não implementar um sistema de software de manutenção conhecendo todas as vantagens. Ao olharmos mais de perto para a situação, vemos que existem muitos riscos que acompanham as instalações de software de manutenção. Os gerentes relutam em fazer a mudança devido a custos ocultos imprevistos, resistência da equipe e medo do fracasso. No entanto, os fornecedores de CMMS estão abordando isso produzindo softwares mais baratos com planos de pagamento mais flexíveis e CMMS mais fáceis de usar. Além disso, mais pessoas de manutenção com experiência em tecnologia estão entrando na força de trabalho e estão abertas a tecnologias de software de manutenção.