Sua organização sem fins lucrativos pode se beneficiar do software CMMS?

Quando cada dólar é doado, sempre há pressão para cortar custos. Como resultado, as organizações sem fins lucrativos geralmente fazem cortes em áreas que não são o trabalho do cliente da linha de frente – áreas como manutenção. Infelizmente, isso pode aumentar os custos, pois o reparo e a desorganização da manutenção reativa constante consomem o valioso tempo dos voluntários ou funcionários. Com avarias constantes e sem recursos para corrigi-las, sua organização sem fins lucrativos é menos eficaz e pode perder o foco em sua missão geral.



Um Sistema de Gerenciamento de Manutenção computadorizado (CMMS) pode ajudar organizações de todos os tamanhos a simplificar suas responsabilidades de manutenção enquanto economizam dinheiro. Os sistemas CMMS têm a capacidade de reduzir os custos gerais de várias maneiras, desde o aumento da longevidade de seus ativos por meio de reparos de manutenção proativos até a redução de horas extras, simplificando o trabalho administrativo redundante em um sistema digital. Continue lendo para saber que o software CMMS para organizações sem fins lucrativos pode ajudar em todos os aspectos.

O negócio de administrar uma organização sem fins lucrativos

Manter as instalações mantendo os custos baixos desafia muitas organizações, mas a natureza do trabalho sem fins lucrativos torna isso ainda mais difícil. Pequenas organizações sem fins lucrativos podem não ter um gerente de manutenção em tempo integral, e aquelas que têm muitas vezes têm voluntários cuidando da maior parte do trabalho de manutenção e reparo. O comparecimento pode ser imprevisível e nem sempre há pessoas suficientes para concluir as tarefas de manutenção – sem mencionar a dificuldade de encontrar voluntários com as habilidades certas para fazer reparos.

Também é um desafio comunicar o que precisa ser feito, pois alguém que vem uma ou duas vezes por semana não entenderá todas as suas necessidades de manutenção. E se algo quebrar e você tiver apenas um ou dois voluntários que saibam como consertar, pode não haver ninguém disponível; você teria que esperar até o próximo dia de voluntariado ou procurar um contratado externo que possa fazer o trabalho.

Muitas organizações sem fins lucrativos usam equipamentos antigos e doados que quebram com mais frequência e suas instalações podem não estar em bom estado de conservação, exigindo mais manutenção do que edifícios mais novos. Mas com restrições orçamentárias imprevisíveis, há sempre a tentação de adiar as tarefas de manutenção o máximo possível.

Embora os subsídios e campanhas de doação sejam úteis para financiar importantes programas sem fins lucrativos, esses fundos são normalmente alocados a um projeto e não podem ser usados ​​para reparos ou manutenção de instalações. Em suma, você depende de voluntários inexperientes (e às vezes não confiáveis) para manter equipamentos e instalações desatualizados com um orçamento apertado.

O que é software CMMS?

Um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado, ou CMMS, é um software que simplifica todos os aspectos de suas tarefas de manutenção. Fica mais fácil:

• Agende e automatize tarefas de manutenção em um calendário computadorizado
• Forneça um portal simples de solicitação de ordem de serviço para clientes, funcionários e voluntários
• Rastreie ordens de serviço e crie-as em qualquer lugar por meio de um aplicativo CMMS para dispositivos móveis
• Gerar ordens de serviço programadas para fornecedores externos
• Monitore o desempenho do equipamento e do trabalhador e gere relatórios.

“Sem software, o pessoal de manutenção é forçado a gerenciar com métodos manuais, como ordens de serviço em papel ou planilhas e calendários”, diz Taylor Short, pesquisador de mercado CMMS da Software Advice, um site que compara e analisa o software CMMS e outros softwares de negócios.

O CMMS é usado por todos, desde pequenas empresas a corporações multinacionais, no entanto, a complexidade de alguns softwares de gerenciamento de manutenção pode torná-lo impraticável para a maioria das organizações sem fins lucrativos. O Hippo CMMS foi projetado para ser amigável o suficiente para as menores organizações sem fins lucrativos, mas rico em recursos o suficiente para grandes organizações com necessidades complexas.

Você organiza eventos de arrecadação de fundos ou eventos de imprensa em suas instalações?

Não importa o quão caóticas as coisas fiquem nos bastidores, sua organização precisa parecer perfeita durante uma angariação de fundos ou evento de mídia. O edifício precisa ser impecável, o clima controlado e qualquer dano desagradável às instalações deve ser consertado.

Além disso, você pode ter que configurar um sistema AV ou outro equipamento raramente usado para entreter e informar seus convidados. A falta de um cabo de microfone ou um fusível interno queimado podem significar a diferença entre um discurso eficaz que impressiona os doadores e um fiasco que os faz pensar duas vezes antes de apoiar sua organização.

O software de gerenciamento de ordens de serviço sob demanda da Hippo pode ajudá-lo a garantir que todas as tarefas de reparo e configuração sejam concluídas antes do grande evento. Você pode usar a ferramenta para conectar funcionários, voluntários, gerentes de manutenção e técnicos externos. Qualquer pessoa que você adicionar pode enviar solicitações de manutenção quando necessário, notificando o gerente de manutenção imediatamente.

O gerente pode então atribuir cada tarefa a um voluntário ou contratado externo, categorizá-la, marcar sua prioridade e adicionar outros detalhes pertinentes. Os gerentes também podem acessar relatórios detalhados para rastrear ordens de serviço concluídas ou descobrir projetos atrasados.

Como o Hippo CMMS funciona em qualquer dispositivo, qualquer pessoa com acesso ao sistema em sua organização pode atualizar as ordens de serviço. Isso significa que você saberá que o PA foi configurado e a sala de reuniões foi limpa, em vez de perceber que o microfone não liga quando é tarde demais para fazer algo a respeito.

Você gerencia várias propriedades?

Pequenas organizações sem fins lucrativos podem funcionar com boa liderança e alguns voluntários dedicados. Trabalhar em várias propriedades, no entanto, aumenta drasticamente a complexidade do gerenciamento de instalações e manutenção predial.

A logística fica mais complicada. Você não pode depender do boca a boca ou gerenciar ordens de serviço com papel, pois as informações não fluirão de forma confiável de um prédio para outro. As ferramentas que você coloca em um prédio acabam no outro, pois funcionários ou voluntários as emprestam para fazer os reparos necessários. Sem um sistema centralizado, os relatórios sobre o progresso da manutenção em todas as instalações tornam-se mais demorados.

Essa falta de organização muitas vezes passa despercebida até que haja uma emergência. O encanamento do novo prédio quebra ou a eletricidade acaba e você percebe que não sabe quais peças estão à mão. Você pode esperar que suas ferramentas estejam onde você as viu pela última vez ou distribuir dinheiro para uma execução de hardware de emergência.

O software Hippo CMMS elimina o estresse de manter vários sites. Nosso sistema de gerenciamento de manutenção de ativos e equipamentos permite que você visualize todos os seus equipamentos a partir de uma planta baixa e armazene imagens, manuais de O&M e outras informações cruciais, para que voluntários, funcionários e contratados externos sempre tenham documentos importantes à mão. Você pode até configurar avisos de estoque para reabastecer quando as peças ficarem baixas e agendar manutenção regular para HVAC, aquecedores de água e qualquer outra coisa que precise de ajustes consistentes.

Você presta serviços de saúde?

Quando a saúde está envolvida, pequenos erros podem ter consequências drásticas. Quer você trabalhe em um grande hospital sem fins lucrativos ou em uma clínica pequena e gratuita, manter as instalações limpas e os equipamentos em boas condições de funcionamento faz uma grande diferença na qualidade do atendimento ao paciente prestado por sua equipe.

Além disso, os procedimentos de manutenção são mais complicados na área da saúde. Existem regras específicas sobre como e quando as instalações precisam ser limpas e políticas rígidas de controle de acesso, o que pode complicar o agendamento da manutenção. Equipamentos especializados, como máquinas de ressonância magnética, precisam ser mantidos de forma consistente, exigindo técnicos externos. Além de tudo isso, você ainda precisa fazer toda a manutenção regular do prédio e das instalações.

O software Hippo CMMS fornece soluções de gerenciamento de saúde e manutenção hospitalar para organizações de qualquer tamanho. É escalável e vem com usuários ilimitados, permitindo que você dê o nível certo de acesso a todos que precisam, desde o administrador principal até os técnicos que só entram quando é necessário um reparo especializado.

Médicos, enfermeiros e outros funcionários podem enviar solicitações de trabalho ao gerente de manutenção, que pode priorizá-las e atribuí-las à equipe de limpeza, contratados ou técnicos externos em tempo real. Os gerentes também podem configurar o software para criar automaticamente listas de tarefas de atividades de manutenção preventiva, que os trabalhadores podem receber e atualizar em dispositivos portáteis.

Como o software organiza e armazena as informações do contratado, também é fácil acompanhar a manutenção preventiva especializada. Se você precisa limpar o chão amanhã ou a máquina de raio-x ser atendida por um técnico externo em 6 meses, o Hippo CMMS envia e rastreia automaticamente a ordem de serviço.

Os ativos em sua instalação são insubstituíveis?

A atmosfera tranquila e reflexiva de uma galeria ou museu pode parecer o oposto de uma unidade de saúde movimentada, mas ambas exigem cuidados minuciosos da equipe de manutenção. Negligencie a manutenção necessária no sistema de controle climático e você pode danificar uma pintura ou artefato cultural de valor inestimável. Use o produto químico de limpeza errado e você pode destruir uma antiguidade única.

O software Hippo CMMS reduz a possibilidade de erro humano. As ordens de serviço não são transmitidas de boca em boca ou anotadas em papel – elas são registradas e rastreadas em software, com o máximo de detalhes necessário. As ordens de serviço de manutenção preventiva contêm listas de verificação de tarefas passo a passo, garantindo uma abordagem padronizada para cada ordem de serviço.

Essa não é uma diferença trivial; seria impraticável enviar uma equipe de limpeza com um fichário cheio de instruções específicas para cada item ou seção de uma coleção frágil. Com Hippo, no entanto, é fácil. Cada trabalhador recebe ordens de serviço individuais de seu smartphone ou tablet, com instruções de cuidados especiais para cada tarefa. Com maior responsabilidade e mais informações, você pode ter certeza de que cada membro de sua equipe de manutenção tratará as obras com o cuidado que merecem.

Você tem dificuldade em acompanhar códigos ou inspeções?

Se você opera nos EUA, provavelmente já está preso à OSHA e às leis trabalhistas. Há também códigos de segurança de construção a serem seguidos – alarmes de fumaça e extintores de incêndio para manter e formas de saída para manter livre de desordem. Existem códigos adicionais se você fornecer habitação ou serviços médicos, ensinar habilidades ou operar uma oficina mecânica, vender produtos ou cozinhar e servir comida – quase tudo que sua organização faz adiciona requisitos de conformidade. Uma única inspeção com falha pode resultar em grandes multas, fechamento de instalações e danos à reputação.

O software Hippo CMMS facilita o acompanhamento de todos os pequenos detalhes. Tarefas de conformidade de rotina, como garantir que as saídas sejam liberadas, podem ser transformadas em ordens de serviço automáticas que se repetem sempre que necessário. O CMMS informa automaticamente o gerente de manutenção, garantindo que mesmo as tarefas que só precisam ser feitas uma vez a cada vários meses, como verificar os alarmes de fumaça, não sejam esquecidas.

Em uma organização sem fins lucrativos, cada dólar conta. Um departamento de manutenção ineficiente pode sobrecarregar seu orçamento e tornar sua organização menos eficaz. O Hippo CMMS pode ajudar sua organização sem fins lucrativos realizar todo o trabalho que acontece nos bastidores, enquanto economiza mais dinheiro para sua missão.