Adquirindo um software CMMS simples

Sem dúvida, fazer a mudança para um sistema de Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) pode ser uma experiência assustadora, especialmente para empresários que por muitos anos confiaram em planilhas para gerenciar suas operações de manutenção. Reconhecer a necessidade de mudança pode ser um desafio por si só, pois significa encontrar uma solução mais robusta e eficiente para substituir um método que não atende mais às necessidades da empresa, assim, começa sua busca por um software CMMS simples. Além disso, muitos empresários lutam para adotar um sistema de manutenção automatizado que é completamente diferente das abordagens tradicionais de “lápis e papel”. Aqui estão algumas perguntas comuns que eles fazem:

Um CMMS realmente melhorará minhas operações de manutenção?
Quanto me custará um software CMMS em termos de despesas financeiras, recursos e tempo?
Quanto esforço está envolvido na transição para um CMMS?
Qual ​​é a facilidade de operação de um CMMS?
Meus funcionários realmente utilizarão um CMMS?
Como o CMMS se adaptará às necessidades em constante mudança da minha empresa?
Posso acessar o CMMS de onde estiver?
No final, um CMMS economizará dinheiro para minha empresa?

Dadas essas e outras preocupações, é compreensível por que muitos empresários hesitam em avançar com um sistema de software de manutenção baseado em taxas. Felizmente, existe uma maneira de fazer o test drive primeiro com um sistema de software CMMS simples e gratuito. Embora esses sistemas não tenham todos os recursos ou sejam tão personalizáveis ​​quanto os CMMSs baseados em taxas, eles darão aos proprietários de empresas uma noção de como operam e o que podem fazer. Para alguns empresários, o software CMMS gratuito pode ser a solução perfeita a longo prazo, enquanto para outros pode ser um trampolim para um sistema mais avançado. Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao adquirir uma versão gratuita e simples do software de manutenção automatizada.

Noções básicas de um software CMMS simples

Um bom ponto de partida para aqueles que são novos no software de gerenciamento de manutenção automatizado é primeiro entender do que se tratam esses sistemas. Os softwares de gerenciamento de manutenção atuais oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva. Essa melhoria levou a uma vida útil estendida do equipamento, organização aprimorada, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução de custos operacionais e aumento dos lucros da empresa.

No centro de uma operação gerenciada com eficiência, estão equipamentos e ativos bem mantidos. Equipamentos com manutenção inadequada geralmente resultam em quebras inesperadas, reparos caros e, muitas vezes, substituição de equipamentos. Realizar a manutenção preventiva regular é a melhor maneira de evitar falhas imprevistas do equipamento, além de prolongar sua vida útil. Quando se trata de manutenção preventiva, os CMMSs fornecem uma lista de verificação de todas as tarefas envolvidas na manutenção de cada equipamento, além de criar cronogramas de rotina, enviar notificações e lembretes e gerar relatórios. Como a manutenção preventiva é o aspecto mais valioso de um CMMS, é importante que qualquer sistema automatizado escolhido - gratuito ou não, seja capaz de monitorar as verificações de manutenção de rotina.

Recursos oferecidos em sistemas de software CMMS gratuitos

Esses sistemas são oferecidos por vários fornecedores de CMMS principalmente como teste para seus sistemas baseados em taxas ou como plataforma para publicidade. O software CMMS gratuito está disponível em formato para download ou no formato local, o que significa que o software deve ser hospedado e mantido no servidor de uma empresa. Em uma palavra, o software de manutenção gratuito é “básico”, onde você encontrará recursos razoáveis ​​de manutenção preventiva com alguns fornecedores que agora oferecem recursos de e-mail. Esses sistemas são mais adequados para operações de pequena escala com menos de 100 ativos.

O que você deve saber sobre o CMMS gratuito

Ao pensar em adquirir um software CMMS simples e gratuito, dois ditados imediatamente vêm à mente:“você recebe o que paga” e “nada na vida é de graça”. É importante observar que, embora o software básico seja de acesso gratuito ou aberto, existem algumas limitações importantes que resultam em custos adicionais e restrições de tempo. Aqui estão alguns que valem a pena considerar:

• O acesso a alguns sistemas de software CMMS gratuitos tem limites de tempo, como 30 ou 60 dias.
• Alguns softwares de acesso aberto são carregados de publicidade.
• Se um formato local for selecionado, o usuário é totalmente responsável pela instalação e manutenção do software. Os custos adicionais incluem um técnico no local que será responsável pela manutenção do sistema, hardware do computador, bem como o custo de compra de software antivírus.
• Os sistemas CMMS gratuitos não vêm com atualizações de rotina para o software.
• Não há suporte técnico ou tutoriais disponíveis com o software CMMS gratuito.
• O software CMMS de acesso aberto é estático, o que significa que não pode ser personalizado para atender às necessidades específicas de uma empresa.
• Recursos como acesso móvel, leitura de código de barras, upload de documentos e outras imagens que estão disponíveis rotineiramente com sistemas CMMS pagos não estão incluídos no software CMMS gratuito.

Conclusão

Mudar para um sistema de gerenciamento de manutenção automatizado é uma grande decisão não apenas quando se trata de custo, mas também em termos de alocação de tempo e recursos. Por isso, faz todo o sentido que os empresários queiram estar bem informados sobre o que estão comprando antes de assinar na linha pontilhada. Um test drive parece uma abordagem razoável apenas se puder ser feito de forma econômica e com um investimento mínimo de energia. As operações que mais podem se beneficiar do software CMMS gratuito são aquelas com:

• Menos de 100 recursos
• Um suprimento limitado de peças de reposição
• Manutenção reativa mínima
• Não há necessidade de suporte técnico
• Não há necessidade de acesso móvel

Para empresas que podem trabalhar dentro desses parâmetros, um pacote de software CMMS simples e gratuito pode ser uma excelente opção como solução de gerenciamento de manutenção de longo prazo ou como opção de curto prazo ao determinar se um CMMS é uma maneira adequada de gerenciar operações de manutenção ao longo do tempo . Alternativamente, se os sistemas CMMS de acesso aberto não forem uma opção viável, os fornecedores de sistemas baseados em taxas oferecem demonstrações em seus sistemas, bem como oportunidades para discussões aprofundadas sobre seus produtos, opções de serviços e estruturas de taxas. Estar ciente das limitações mencionadas acima servirá como um guia útil para decidir se a aquisição de um software CMMS simples é o caminho correto para o seu negócio.