Cuidando da conformidade em instalações de atendimento a idosos com CMMS

A longa história de envolvimento do governo federal, estadual e local com instituições de atendimento a idosos tem muitos altos e baixos, mas, no geral, houve um aumento constante no número de regulamentações. Isso significa que os departamentos de manutenção dessas instalações enfrentam desafios de conformidade cada vez maiores. Qual é a solução a longo prazo?

O software CMMS completo ajuda os departamentos a manter a conformidade. Um bom CMMS ajuda você a:

• criar programas de manutenção preventiva compatíveis com a conformidade
• mantenha-se ágil e adapte-se rapidamente às novas regulamentações
• manter registros precisos e gerar relatórios repletos de dados

Manutenção preventiva compatível com a conformidade

Existem regulamentos para a forma como as coisas são feitas e com que frequência. O módulo de manutenção preventiva em um CMMS rico em recursos garante que essas tarefas sejam executadas dentro do cronograma e que nada seja esquecido. Por exemplo, as instalações de atendimento a idosos com pacientes que sofrem de demência exigem recursos de segurança muito específicos. Como os pacientes correm um risco maior de se afastar, com consequências possivelmente desastrosas, a asa é protegida com “travas de confusão” especiais. Os cuidadores podem configurá-los e desbloqueá-los facilmente, enquanto os pacientes não podem, mas apenas porque eles não se parecem com travas e as partes móveis estão escondidas de maneira inteligente. Se um se soltar, no entanto, pacientes determinados podem abri-los com bastante facilidade. Um programa de manutenção preventiva apoiado pelo CMMS garante que essas travas sejam verificadas e apertadas regularmente.

E com um bom CMMS, os PMs, assim como as ordens de serviço de demanda regular, estão cheios de informações para ajudar os técnicos a fazer as coisas no prazo e corretamente, incluindo:

• Histórico completo de ordens de serviço de ativos
• Peças e materiais associados
• Instruções detalhadas passo a passo
• Versões digitais de manuais de O&M
• Listas de verificação personalizáveis
• Mapas de piso interativos

Adoção ágil com ordens de serviço ricas em dados

Manter-se atualizado sobre as mudanças regulatórias é tão desafiador que as instalações de atendimento a idosos geralmente têm funcionários de conformidade dedicados. Mesmo para instalações com funcionários, os anúncios de emprego para cargos administrativos de alto nível geralmente exigem que os candidatos tenham um forte conhecimento prático das leis aplicáveis.

Felizmente, não se espera que o chefe do departamento de manutenção tenha um conhecimento enciclopédico das últimas regras e regulamentos. Por exemplo, não se espera que você saiba de cor as regulamentações federais que cobrem a segurança contra incêndio (que, por sinal, estão no livro de segurança de vida da Joint Commission/NFPA. Até mesmo a versão em PDF parece pesada).

Mas espera-se que você comunique com eficiência aos seus técnicos quaisquer alterações nas políticas e melhores práticas do departamento de manutenção que sejam resultado de novas leis. Quando houver uma nova regulamentação federal sobre como e com que frequência os alarmes de incêndio precisam ser testados, você precisará informar a equipe e aplicar as novas políticas.

Um bom software de gerenciamento de manutenção hospitalar torna isso muito mais fácil. Sem um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção, talvez seja necessário convocar uma assembleia geral para revisar as mudanças. Ou você pode optar por enviar um e-mail e esperar que todos o leiam e entendam. Com um CMMS, porém, tudo o que você precisa fazer é atualizar algumas das ordens de serviço no cronograma de manutenção preventiva existente. Simplesmente alterando a frequência dos PMs e atualizando as instruções passo a passo personalizáveis, você pode garantir que os técnicos estejam seguindo todas as novas regras.

Quão difícil é mudar os PMs? Não é nada difícil, e um dos principais motivos é que um bom CMMS é apoiado por um banco de dados baseado em nuvem, tornando-o atualizado e acessível a partir de qualquer dispositivo móvel. Em vez de trabalhar com folhas de papel facilmente perdidas ou um milhão de versões diferentes do mesmo arquivo de planilha, todos que acessam o CMMS estão olhando para a versão mais atualizada dos dados. Você nunca precisa se preocupar com técnicos usando acidentalmente uma cópia antiga e desatualizada de um formulário ou arquivo.

Relatórios personalizados gerados automaticamente

A conformidade tem duas partes. Há a parte de ser compatível. E depois há a parte igualmente importante de provar. Um software CMMS completo torna as duas coisas muito mais fáceis.

Vamos a um exemplo básico. Você precisa encontrar a quantidade média de tempo que os técnicos levam para encerrar as ordens de serviço. Aqui, veremos apenas as ordens de palavras de demanda e, portanto, estamos basicamente respondendo à pergunta "Quanto tempo leva para consertar algo depois que alguém percebe que está quebrado?" Sem um CMMS, primeiro você precisará reunir todas as suas ordens de serviço de demanda. Com papel ou planilhas, tudo se resume a quão organizado você foi. Talvez você tenha todos os papéis em uma bela pilha organizada ou todos os arquivos devidamente nomeados e salvos em uma pasta. Caso contrário, pode ser um verdadeiro desafio encontrar todos esses pedaços de papel e arquivos individuais. O pior é ter que passar pela sua conta de e-mail procurando por arquivos que agora podem existir apenas como anexos de e-mail.

Digamos que você rastreie todos eles. O próximo passo é começar a analisá-los, um a um, calculando o tempo entre a geração e o encerramento. Se você estiver usando planilhas, pode ser um pouco mais fácil, mas não importa o que você esteja vendo, basta clicar e digitar. A última etapa é tentar imprimir tudo, e isso significa reorganizar e redimensionar as colunas um milhão de vezes tentando fazer com que tudo caiba em uma página.

Com um software CMMS, é completamente diferente. Os relatórios são personalizáveis ​​e gerados automaticamente. Você não precisa rastrear nenhum número. Tudo já está no software, garantido para ser preciso e atualizado. O CMMS faz toda a matemática para você e até imprime os resultados, bem formatados.

Próximas etapas

Para instalações de atendimento a idosos, manter a conformidade é um desafio; existem muitas regras e elas mudam com o tempo. Além disso, o fracasso é um assunto sério. Na melhor das hipóteses, tudo o que você vai enfrentar é uma multa. Os piores cenários envolvem perda de qualidade de vida e lesões ou pior para alguns dos mais vulneráveis. É terrível.

Um bom software de gerenciamento de manutenção de instalações hospitalares com recursos completos e orientado a dados facilita muito a manutenção da conformidade. Se você não tem um, ou tem um e não está dando os resultados prometidos, agora é a hora de começar a conversar com os provedores. Certifique-se de perguntar a eles como eles lidam com seus dados. Assim como na área da saúde, um bom provedor de CMMS terá muito cuidado com as informações de outra pessoa. São seus dados e devem sempre permanecer seus. O provedor apenas cuidará disso para você.