Um guia simples para uma implementação bem-sucedida de software CMMS

Você decidiu obter o software CMMS para obter mais tempo de atividade e melhor rastreamento. Mas como você nunca implementou um antes, o processo pode parecer intimidador. A boa notícia é que a equipe do Hippo concluiu muitas implementações de CMMS bem-sucedidas. Nós estamos aqui para ajudar. Aqui está como.



Quando se trata de implementação de software CMMS, não há garantias. De fato, alguns estimam que a taxa de falha entre os setores é de até 80%.

Que passos você pode tomar para garantir o sucesso?

De acordo com a especialista em implementação do Hippo, Carla Prentice, como você pensa sobre seus dados é tão importante quanto o que você faz com eles.

Antes mesmo de começar a implementação do CMMS, mude a forma como você pensa sobre os dados

Aqui estão alguns passos importantes que você pode tomar antes mesmo de se comprometer totalmente a obter um CMMS:

1. Comece a tratar os dados como valiosos.
2. Desenvolva processos para mantê-lo seguro
3. Tente aproveitá-lo para uma melhor tomada de decisão.

Não importa se você é uma grande operação ou um pequeno empresário fazendo malabarismos com várias funções; você sempre pode começar com o básico. Rastreie todos os antigos manuais de O&M em papel, plantas e garantias. Mesmo que você ainda esteja trabalhando com ordens de serviço baseadas em papel ou planilha, que podem ser lentas e propensas a erros, tente manter o máximo de dados possível. Mantenha sua papelada em um local e faça backup desses arquivos de computador. Em seguida, analise suas ordens de serviço sob demanda, procurando tendências. Por exemplo, se a pia do banheiro do terceiro andar vazar a cada três meses, tente definir um PM para verificar a cada dois anos e meio.

Trabalhar com esses métodos mais antigos é frustrante, mas ajuda todos a entender o papel dos dados e apreciar o que eles podem oferecer.

Quando você estiver pronto para implementar um CMMS, é tudo uma questão de planejar com antecedência e fazer as coisas na ordem certa.

Construa a equipe certa de implementação de software CMMS

Independentemente do tamanho da sua organização, você precisa envolver as pessoas certas na configuração do banco de dados do CMMS.

Depois de trabalhar em muitos projetos, Carla agora sempre incentiva as organizações a pensar em maneiras de criar e promover apoio interno para o projeto. Pergunte a si mesmo:

• Quem precisa apoiar o projeto para que ele seja um sucesso?
• Quem será o mais difícil de convencer?
• Como posso demonstrar o valor do projeto para eles?

Para essa última pergunta, tente adaptar seu pitch. Ao conversar com técnicos, concentre-se em como um bom CMMS torna a vida menos estressante. Quando você pode planejar o trabalho com antecedência, há menos surpresas porque você encontra e corrige pequenos problemas antes que eles tenham a chance de se tornarem grandes problemas. Mas com outras pessoas na organização, você pode explicar como o software o ajuda a controlar os gastos, que é sempre o primeiro passo para cortar custos.

Na experiência de Carla, os técnicos seniores raramente precisam ser convencidos. O mito do “velho” que evita a tecnologia e se recusa a mudar é apenas isso, um mito. Na verdade, os técnicos seniores costumam ser os melhores pontos de contato entre o Hippo e a organização. Eles sabem tudo sobre a instalação e estão entusiasmados com a padronização e agilização dos fluxos de trabalho.

Acima de tudo, a equipe precisa ter um senso de propriedade tanto da implementação quanto do banco de dados final do CMMS. Como eles são os que mais o usam, eles precisam garantir que reflita seus fluxos de trabalho e objetivos.

E é na próxima etapa que eles fazem isso acontecer.

Decida como você vai organizar os dados no software CMMS

Carla adora jogar jogos de computador onde você constrói mundos virtuais. Quando ela trabalha com equipes para configurar bancos de dados, ela quer que eles imaginem que estão jogando com ela. “Peço que imaginem como vão organizar tudo. Qual é o fundamento? Como tudo isso se encaixa?”

Projete uma arquitetura de informações com uma hierarquia clara

Vale a pena primeiro definir esses termos. Arquitetura da informação significa apenas como você organiza seus dados. Hierarquia de informações é como você trata alguns dados como mais importantes.

Imagine que você decidiu limpar a garagem. Agora, qual é o melhor lugar para colocar o cortador de grama? Deve ir pela porta dos fundos, porque assim é fácil empurrá-lo para o quintal. E o macaco do estepe? Você raramente o usa para que possa ficar na parte de trás de uma prateleira baixa. Agora está seguramente fora do caminho. Para cada item, você encontra um ponto que corresponde à forma como você o usa.

É basicamente o mesmo para seus dados. Você precisa encontrar maneiras de organizá-lo que correspondam à forma como você o usa. De acordo com Carla, muitas pessoas tomam essas decisões com base em seu setor. Por exemplo, os fabricantes se concentram em ativos e equipamentos. Os hotéis, no entanto, preferem uma arquitetura mais baseada na localização.

Carla incentiva a equipe a passear pelas instalações e pensar em como vão organizar seus dados. Por quarto? Departamento? Dentro de uma sala, vão dividir os ativos em linhas de produção? Eles devem subdividir cada linha de produção em peças discretas de equipamentos? Essas são decisões importantes porque a forma como você organiza os dados afeta como você acompanha seus programas de manutenção.

Escolha um nome para tudo que você precisa manter e acompanhar

Como os nomes são uma grande parte da arquitetura, Carla gosta de começar a falar sobre eles no início do processo. “Podemos usar IDs de ativos e números de série, mas você também precisa pensar em termos do usuário final. Como eles vão saber que estão trabalhando no equipamento certo?”

Ela quer que a equipe de implementação dê um salto de falar sobre “a sala com três caldeiras” para “Caldeira Um, Caldeira Dois e Caldeira Três”. Parece muito básico, e é. Mas também é crítico. Se você deseja rastrear seus ativos com precisão, precisa de maneiras de falar sobre eles com precisão.

Pense desta forma:qual é a primeira coisa que um médico aprende na escola de medicina? Os nomes de todas as partes do corpo.

Carla tem muitas ideias sobre o que você pode fazer para ter sucesso. Ela também tem conselhos sobre como evitar alguns obstáculos comuns.

Dê a si mesmo um tempo razoável para concluir a implementação do CMMS

Quanto tempo leva depende de muitos fatores, incluindo:

• Indústria
• Qualidade dos dados existentes
• Número de ativos e equipamentos
• Tamanho da equipe de implementação

Também depende da idade do equipamento. Se você tem uma instalação mais nova com equipamentos modernos, é mais fácil rastrear IDs de ativos e números de série. E muitas vezes, você pode baixar ou solicitar manuais e esquemas digitais diretamente do site do fabricante. Mas com equipamentos mais antigos, alguém pode ter que sair por aí copiando nomes de placas de identificação riscadas.

Tamanho e número de instalações também desempenha um papel. Carla dá exemplos em cada extremidade do espectro:uma operação de fabricação em pequena escala de um quarto versus um condomínio fechado com muitos prédios espalhados por vários locais.

A chave é não se apressar e planejar de forma realista. Uma das maneiras importantes de Carla ajudar as equipes de implementação é trabalhar com elas para estabelecer prazos razoáveis ​​e marcos alcançáveis.

Desenvolva manutenção preventiva e outros programas depois de ter seus dados no lugar

Às vezes, as organizações têm um plano de manutenção preventiva existente que desejam usar como base para seu banco de dados CMMS. O problema é que eles estão tentando se mover na direção errada.

Primeiro, você precisa ter seus ativos, equipamentos e inventário configurados no banco de dados. Você precisa ter tudo nomeado e organizado. Em seguida, você pode começar a configurar inspeções e tarefas agendadas.

Você não pode agendar um PM para inspecionar um ativo se esse ativo não tiver um nome no sistema. Não há como incluir as peças e materiais associados ao PM se você não adicionou o inventário ao banco de dados.

Você pode pensar em um programa de manutenção preventiva como o telhado da casa que está construindo. Não é possível fazer o telhado primeiro.

Próximas etapas

Algumas organizações optam por fazer muito do trabalho elas mesmas. Os especialistas em implementação do Hippo ajudam a orientá-los no processo, mas a organização faz o trabalho braçal quando se trata de coletar os dados. Por exemplo, Carla pode ensinar rapidamente a qualquer pessoa como fazer upload de imagens para que cada registro contenha uma imagem de seu ativo associado. Mas cabe a alguém na organização ir até o ativo, tirar essa foto e carregá-la.

Para outras organizações, faz muito mais sentido trazer auditores profissionais ao local, e o Hippo também oferece essa opção. Mas a única maneira de saber qual opção funciona melhor para sua situação específica é entrar em contato e se conectar.

Quanto mais soubermos sobre seus desafios e objetivos, mais poderemos ajudar.