Principais resoluções de ano novo de 2021 com software CMMS

Quando se trata de resoluções de ano novo, os números estão contra você. Mais de 75% das pessoas desistem antes do final de janeiro. Quantos aguentam a longo prazo? Menos de 8%. Uma grande razão pela qual as pessoas falham é que fazem muitas resoluções. Mas em 2021, você pode finalmente assumir o controle da manutenção concentrando-se em apenas uma coisa.

E não se limita ao gerenciamento de manutenção. É gerenciamento de ativos de ciclo de vida, gerenciamento de manutenção preventiva proativa, gerenciamento completo de instalações e até controle de estoque.

No final, atingir todos esses objetivos se resume à qualidade dos seus dados. Isso significa que a melhor resolução de Ano Novo para 2021 é focar nos dados.

E a maneira mais fácil de obter bons dados de manutenção, mantê-los seguros, torná-los acessíveis e até mesmo aproveitá-los – fazê-los funcionar para você – é obter o software CMMS certo.

Capture dados de manutenção com o software CMMS

Quando se trata de obter dados de qualidade, vale a pena ser ativo e passivo. Você precisa de programas para capturar os dados necessários para manter as coisas funcionando sem problemas. Mas você também precisa de maneiras de coletar dados sem esforço. É como pescar. Às vezes, a melhor maneira é pegar uma lança e sair para encontrar o peixe. Outras vezes, faz mais sentido colocar a isca no anzol e esperar que o almoço chegue até você.

Configure e padronize seus SOPs com o software CMMS

No momento, seu departamento provavelmente tem toneladas de dados valiosos em um local pouco seguro. Está andando na cabeça dos técnicos seniores.

Você não pode subestimar o valor desse conhecimento. Todo esse know-how acumulado e conquistado é um grande benefício para o departamento. Na maioria das vezes, diagnosticar problemas e solucionar problemas se resume à experiência. É como quando você vai ao médico. Nada deixa você mais à vontade do que ouvi-los dizer:“Ah, eu já vi isso várias vezes antes”.

E você não pode subestimar a facilidade com que pode perder todo esse know-how. Quando apenas alguns de seus técnicos seniores se transferem ou se aposentam, tudo sai pela porta com eles. As escolas de administração alertam os gerentes contra o que chamam de risco do homem-chave, em que seu sucesso está intimamente ligado a alguns funcionários que podem deixar a empresa a qualquer momento. Mas muitas vezes é pior do que isso. Mesmo que seus técnicos seniores pudessem permanecer na empresa para sempre, eles ainda não seriam capazes de compartilhar seu know-how de maneira confiável, consistente e fácil com o restante do departamento.

Portanto, você precisa proteger ativamente todo esse know-how com um programa de “transferência de conhecimento” eficaz, e é mais fácil do que parece. Há realmente apenas cinco etapas. Depois de ter tudo no CMMS, você pode disponibilizar todo esse conhecimento em todo o departamento na forma de modelos de ordem de serviço embalados com instruções passo a passo e listas de verificação. Todos têm acesso instantâneo, mesmo muito tempo depois que os técnicos seniores deixaram o departamento.

Como benefício adicional, você também padronizou suas tarefas de manutenção e reparos, garantindo que os mesmos trabalhos sejam feitos da mesma maneira todas as vezes. Isso facilita muito a atualização e o ajuste fino de seus SOPs. Como os técnicos fazem tudo da mesma maneira, você pode fazer alterações e acompanhar com precisão os resultados. Quando cada tecnologia faz as coisas do seu jeito, é muito mais difícil saber o que está funcionando e o que não está. Pense desta forma:como você poderia melhorar uma receita se cada chef estivesse adicionando ingredientes diferentes?

Torne a captura de dados parte do fluxo de trabalho com um aplicativo móvel de manutenção

Você também deve facilitar a captura de dados fora do programa formal de transferência de conhecimento. Quando os técnicos estão trabalhando em um ativo, eles percebem algo ou descobrem algo que o departamento de manutenção deve incluir em futuras ordens de serviço.

Usando o recurso de comentários de tarefas e ordens de serviço integrado ao aplicativo de manutenção móvel, eles podem se comunicar rapidamente com o departamento de manutenção, explicando o que estão fazendo e por quê. E todo o processo é tão fácil quanto tirar o dispositivo móvel e digitar algumas notas rápidas. Quando sua solução alternativa ou insight é adicionado ao sistema, todo o departamento acaba se beneficiando.

Aproveite os dados de manutenção com o software CMMS

Depois de ter bons dados, você pode começar a usá-los para facilitar sua vida. Os dados certos funcionam para você, e isso significa que você trabalha menos.

Simplifique o trabalho incluindo dados nas ordens de serviço do software CMMS

Já abordamos como o uso de modelos de ordem de serviço ajuda você a adicionar instruções passo a passo e listas de verificação às ordens de serviço. Mas eles são realmente apenas o começo. Com o software de ordem de serviço certo, você pode adicionar rapidamente todas as informações que os técnicos precisam para fechar com eficiência, incluindo:

• Mapas interativos e plantas baixas
• Peças e materiais associados
• Esquemas digitais, imagens, manuais de O&M e garantias
• Históricos de manutenção e reparo de ativos

Vamos ver como eles ajudam os técnicos a fazer mais com menos esforço.

Primeiro, os mapas e plantas baixas significam que eles nunca perdem tempo tentando descobrir para onde ir. Assim que recebem uma ordem de serviço, eles vão diretamente para exatamente onde são necessários. Mesmo que seja o primeiro dia de trabalho. Eles também nunca chegam de mãos vazias porque já sabem de quais peças e materiais precisam. Chega de chegar ao ativo apenas para ter que correr de volta para o almoxarifado. Eles não apenas têm o que precisam, mas também sabem o que fazer com isso, graças a instruções detalhadas e listas de verificação. E quando um ativo quebra inesperadamente, os técnicos podem acessar manuais, bem como históricos detalhados de manutenção e reparo para ajudá-los a solucionar problemas.

Crie um programa de manutenção preventiva com o software CMMS

Bons dados ajudam nas ordens de serviço sob demanda, mas o destaque é na manutenção preventiva. E para tantos leads de manutenção, esta é a sua resolução anual de Ano Novo:finalmente, coloque um programa de manutenção preventiva em funcionamento. Com bons dados e o software de manutenção preventiva certo, 2021 é o ano em que você finalmente faz acontecer.

Ao configurar o programa, em linhas gerais, você começa analisando seus ativos e determinando a melhor estratégia de manutenção para cada um. Para alguns, é executado ao fracasso. As lâmpadas são o exemplo clássico. Mas para muitos deles, é a manutenção preventiva. Depois de saber quais você deseja incluir em sua agenda de PMs, você precisa determinar as tarefas e os cronogramas. Você precisa saber o que vai fazer e com que frequência.

Para tarefas, você as subdivide em coisas que procura e coisas que faz. Assim, para uma correia transportadora, você inspeciona a correia quanto a desgaste e adiciona lubrificante. E para linhas do tempo, você as subdivide em calendário e medidor. Algumas MPs você faz de acordo com o tempo, outras de acordo com o uso. Por exemplo, com um carro, você muda para pneus de neve com base na estação, mas troca o óleo com base na quilometragem.

São muitas decisões a serem tomadas para muitos ativos. Em alguns casos, especialmente para ativos mais novos, você pode seguir as recomendações dos fabricantes. Mas para ativos mais antigos, faz mais sentido aproveitar seus dados.

Com que frequência você deve executar um PM em sua empilhadeira? Verifique com que frequência ele foi dividido no ano passado e agende PMs para intervalos mais curtos. Se ele tende a quebrar a cada três meses, você pode definir PMs a cada dois anos e meio. Seus dados também informam quais tarefas incluir. A empilhadeira tende a ter vazamentos? Crie PMs para inspecionar as vedações e completar os fluidos.

Uma vez que tudo está configurado no CMMS, o software faz toda a memorização para você. Quando as MPs vencem, ele gera automaticamente ordens de serviço de manutenção preventiva. Dependendo de como você os configura, ele também pode atribuí-los automaticamente.

Adote esse programa de manutenção preventiva e torne-o ainda melhor

À medida que aumenta a quantidade e a qualidade de seus dados, você pode continuar voltando e ajustando seu programa de manutenção preventiva. Depois de seis meses, pode fazer mais sentido olhar para aquela empilhadeira com menos frequência. Ou você pode alternar para um conjunto diferente de inspeções e tarefas. Lembre-se, uma grande parte do que torna possível o ajuste fino é a consistência geral da manutenção e dos reparos. Como todos estão fazendo os mesmos trabalhos da mesma maneira, você pode rastrear com segurança quais tarefas e cronogramas funcionam e o que precisa ser melhorado.

O CMMS certo ainda vem com relatórios gerados automaticamente integrados para seu programa de manutenção preventiva, permitindo que você acompanhe KPIs como a porcentagem de PMs concluídas no prazo. Os dados podem dizer se você precisa ajustar o número de recursos que está colocando em manutenção preventiva, por exemplo. Você pode ver onde estão os gargalos, quem precisa de mais treinamento e quem precisa de mais supervisão.

Próximas etapas

É aquela época de novo, quando as pessoas se fazem promessas sobre o ano novo. Se você está cansado de lidar com 2020, faça de 2021 o seu ano de dados. E a maneira mais fácil de fazer isso é com o CMMS certo.

Então, seu próximo passo é começar a entrar em contato com os provedores. Uma vez que eles tenham uma ideia de suas metas para 2021, eles podem começar a explicar suas opções e como você pode fazer com que a resolução deste ano novo se mantenha.