Implementação do Slam Dunk CMMS com buy-in da equipe de manutenção

A implementação bem-sucedida do CMMS não é apenas colocar o software em funcionamento. Um bom fornecedor de software CMMS faz isso o tempo todo com fluxos de trabalho cuidadosamente projetados e claramente estabelecidos. Em vez disso, o sucesso geralmente se resume à sua capacidade de obter adesão de toda a organização, especialmente da equipe de manutenção. Você precisa deles investidos na vitória.

Mas se você nunca teve que construir buy-in, por onde você pode começar?

Ao perguntar aos especialistas. Então, vamos ver o que os treinadores mais bem-sucedidos do mundo dizem sobre levar equipes à vitória. Se uma grande parte de uma implementação de CMMS depende do buy-in, vale a pena dar uma olhada no que os treinadores famosos dizem sobre a organização de uma equipe vencedora.

Vamos começar com o básico:entender o papel de todos no processo. Porque antes de conseguir que a equipe trabalhe em conjunto, você precisa ter uma noção da posição de todos, especialmente da sua.

Pense nas pessoas e suas posições para construir a adesão do software CMMS

“Acho que a coisa mais importante sobre coaching é que você precisa ter um senso de confiança sobre o que está fazendo. Você precisa ser um vendedor e fazer com que seus jogadores, principalmente seus líderes, acreditem no que você está tentando realizar no basquete.”

– Phil Jackson, basquete

Se você é o vendedor, é seu trabalho fazer com que todos vendam os benefícios do software CMMS. Então, qual é a melhor maneira de vender para todos? Não. Nunca tentando vender a todos da mesma maneira sobre a mesma ideia. Em vez disso, pense nas partes interessadas e, em seguida, adapte uma nova proposta para cada uma delas.

Imagine que seu time de beisebol recreativo acabou de ganhar os campeonatos da liga e você está querendo sair para jantar para comemorar.

Todos na equipe são partes interessadas porque todos são afetados pela decisão. Ao mesmo tempo, cada um tem um nível diferente de influência e interesse. Por quê?

Um deles concordou em tratar a todos, então eles têm muito a dizer sobre onde você vai. Além disso, eles estão com vontade de chinês. Outro é alérgico a peixe, o que lhes confere uma influência extra na escolha de onde não ir. O companheiro de equipe tranquilo acha que tudo está bem. Na verdade, eles têm algumas sobras na geladeira que poderiam facilmente aquecer e comer sozinhos em frente à TV. Aquele que escolheu da última vez que a equipe saiu para jantar agora tem quase zero a dizer, mas eles realmente amam pizza e esperam que seja onde todo mundo quer ir.

Existem oficialmente quatro tipos de partes interessadas:

• Baixa influência, alto interesse
• Baixa influência, baixo interesse
• Alta influência, baixo interesse
• Alta influência, alto interesse

Cada organização será um pouco diferente em termos de quem está desempenhando qual papel, mas você provavelmente ainda lidará com todos os quatro tipos.

Seu CEO pode ter alta influência, mas baixo interesse. Basicamente, eles são principalmente práticos, mas podem facilmente matar o projeto se não gostarem do que veem. Portanto, eles podem não participar das demonstrações de software, mas revisam os recursos e os custos antes da decisão final. E muitas vezes é o mesmo com a equipe interna de TI. Uma plataforma CMMS moderna é um serviço de assinatura baseado em nuvem. O provedor faz todo o trabalho pesado de TI, incluindo configurar o banco de dados, executar os servidores e atualizar o software. Isso significa que seu departamento de TI geralmente não estará envolvido no processo de seleção até perto do final, quando eles podem ter dúvidas sobre segurança de dados e senhas.

E quanto a baixa influência, baixo interesse? O cara em compras que verifica seus números de orçamento de estoque pode não se importar como você obtém seus números, apenas que você os entrega a tempo.

Olhando para as chances de sua implementação ser um sucesso com altas taxas de adoção contínua, a equipe de manutenção tem alta influência e alto interesse. Eles são diretamente afetados pelo novo CMMS. E eles precisam aprender a usá-lo e usá-lo consistentemente antes que você possa ver qualquer ROI real.

Então, como você pode lançar com sucesso a equipe de manutenção em um novo CMMS?

Fale com os técnicos de manutenção de maneiras importantes para o sucesso do CMMS

“Se você tem algo crítico para dizer a um jogador, comece dizendo algo positivo. Dessa forma, quando você chegar à crítica, pelo menos saberá que ele estará ouvindo.”

– Bud Grant, futebol americano

Se você quer que as pessoas ouçam, você precisa falar diretamente com seus interesses. Você tem certeza de que a equipe de manutenção se importa com quanto dinheiro o departamento pode economizar com o novo software de gerenciamento de ordens de serviço? Você acha que eles também estão preocupados com o dinheiro que o departamento desperdiça com um controle de estoque fraco?

Provavelmente não.

Mas o que você pode ter certeza é que eles estão cansados ​​de ter que correr de um lado para o outro no escritório de manutenção para pegar nova papelada. E eles não gostam da frequência com que precisam improvisar em uma ordem de serviço porque não têm acesso fácil a manuais e históricos de manutenção e reparo.

Você sabe que eles gostariam que o departamento estivesse fazendo mais manutenção preventiva em vez de correr por aí apagando incêndios com infinitas e imprevisíveis ordens de serviço sob demanda. É da natureza humana simples:não saber sua agenda é estressante. Eles querem ver o trabalho vindo daqui a semanas e saber que terão os dados e as peças de que precisam exatamente quando precisarem.



Portanto, quando você está apresentando à equipe de manutenção a ideia de um CMMS, é importante se concentrar nas maneiras como isso os beneficia diretamente.

E então, uma vez que a equipe esteja animada com o novo software e queira que a implementação seja um sucesso, você precisa enfrentar qualquer medo que eles possam ter. Lembre-se, buy-in é emoção e confiança em partes iguais. A equipe precisa querer o CMMS e sentir que pode dominá-lo.

Agende tempo suficiente para a prática do CMMS e busque a prática perfeita

“A chave não é a vontade de vencer. Todo mundo tem isso. É a vontade de se preparar para vencer que é importante.”

– Bobby Knight

A prática não leva à perfeição. Somente a prática perfeita leva à perfeição.

– Vince Lombardi

Depois de vender à equipe os benefícios que os afetam diretamente, é hora de começar a aumentar sua confiança com o treinamento.

Você pode aumentar significativamente suas chances de tudo correr bem escolhendo um CMMS que seja fácil de aprender e fácil de usar. O design cuidadoso de UX vai longe. Quanto menos complicado, mais rápido a equipe pode mergulhar e começar a usá-lo. Além disso, verifique se o provedor tem um bom histórico de treinamento.

Certifique-se de perguntar:

• Eles oferecem opções on-line e no local?
• Quais recursos eles têm disponível para estudo autônomo?
• Eles são capazes de trabalhar com diferentes tipos de alunos?
• Quais opções existem para atualizações e treinamento sobre novos recursos?
• Eles têm experiência no treinamento de especialistas em tecnologia e fobia de tecnologia?

Há mais uma metáfora esportiva que podemos usar aqui, e é a ideia de “gamificação”. Você pode ajudar sua equipe a se empolgar com o treinamento adicionando limites de tempo, pontos e prêmios.

Assim, em vez de dizer à equipe que eles precisam concluir os vídeos de treinamento em uma determinada data, você pode atribuir um valor de ponto a cada marco de treinamento e premiar os técnicos com mais pontos. Em seguida, passe-o pelos estágios de treinamento e implementação para ajudar a garantir taxas de adoção mais altas. Por exemplo, um cliente Hippo oferece bônus aos técnicos com base nos tempos de conclusão dos recursos rastreados no CMMS.

Você pode conquistar até mesmo os mais obstinados da equipe de manutenção com a motivação certa.

Próximas etapas

Pronto para saber mais sobre como criar adesão para uma implementação bem-sucedida do CMMS? Ou você ainda está no início do processo e deseja uma visão geral básica de suas opções, incluindo recursos e preços?

Independentemente de quão avançado você esteja no processo, Hippo está aqui para ajudar. Entre em contato conosco e podemos responder às suas perguntas, ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo ou até mesmo configurar uma avaliação gratuita.

Um resumo rápido e completo desta postagem do blog

Um bom provedor já tem o lado técnico para baixo quando se trata de configurar seu CMMS. Mas para uma implementação bem-sucedida, você precisa mais do que a solução técnica certa. Você também precisa cuidar do fator humano, construindo a adesão de toda a organização. Comece pensando nas pessoas em termos dos quatro tipos de partes interessadas e, em seguida, certifique-se de conversar com as pessoas de maneira que elas possam entender facilmente, o que significa focar em seus interesses pessoais. O CEO quer ouvir sobre economia de custos. Mas a equipe de manutenção é conquistada ao falar sobre uma melhor programação que torna a vida mais previsível, menos estressante. E certifique-se de organizar tempo suficiente para a prática. Buy-in é emoção e confiança em partes iguais. Você tem que preparar seus jogadores para o sucesso com o treinamento certo.